خاصية إضافة المراسلة المرتبطة

في هذا الدرس سنقوم بشرح خاصية المراسلة المرتبطة من خلال نقطتين رئيسيتين:

1- ماهي المراسلة المرتبطة وكيف يستفيد منها المستخدم

2- كيفية استخدام خاصية إضافة المراسلة المرتبطة

أولاً: ماهي المراسلة المرتبطة، وكيف يستفيد منها المستخدم

يحتاج المستخدم في عدد من الحالات عند إنشاء مراسلة (واردة، داخلية، صادرة) أن يقوم بربطها بمراسلة أخرى متصلة بها وفي ذات السياق، حينها يمكنه الاستفادة من خاصية المراسلة المرتبطة.

على سبيل المثال: لنفترض أن هيئة تقويم التعليم والتدريب أرسلت مراسلة إلى وزارة التعليم تسألها عن موعد بداية العام الدراسي الجديد، بعد فترة ردت وزارة التعليم بمراسلة أخرى تحتوي على تفاصيل موعد بداية العام الدراسي.

المراسلة الأولى: من هيئة تقويم التعليم والتدريب وهي المراسلة الأصلية.

المراسلة الثانية: رد وزارة التعليم بناءً على الاستفسار في المراسلة الأولى.

عند تسجيل رد وزارة التعليم كمراسلة واردة في النظام، يمكن للمستخدم أن يربط هذه المراسلة الواردة بالمراسة الأولى (الأصلية)، وذلك من خلال خاصية إضافة المراسلة المرتبطة

ثانياً: كيفية استخدام خاصية المراسلة المرتبطة:

إذا أردت ربط مراسلة أخرى في النظام مع هذه المراسلة التي تقوم بإنشائها حالياً (قيد الإنشاء)، اتبع الخطوات التالية: 

 

ا

1- أثناء إنشاء المراسلة، ستجد في أسفل الصفحة أيقونة (إضافة مراسلة مرتبطة)، انقر عليها

2- بعد النقر على إضافة مراسلة مرتبطة، ستظهر لك نافذة (إضافة المراسلات المرتبطة) تتضمن عدد من الحقول للبحث عن المراسلة السابقة:(الموضوع، رقم القيد، رقم المراسلة الواردة، نوع المراسلة، طريقة الإرسال).

 

3- في نافذة المراسلات المرتبطة، قم بتعبئة هذه الحقول أو واحد منها على الأقل بأحد المعلومات الخاصة بالمراسلة، ثم انقر على زر بحث

 بعد ذلك ستظهر قائمة بالمراسلات بناءً على نتيجة البحث، حدد المراسلة أو المراسلات التي تريد ربطها، ثم اختر إضافة

4- ستضاف المراسلة المرتبطة في أسفل المراسلة التي تقوم بإنشائها حالياً، وستظهر لجميع المستقبلين للمراسلة