إنشاء المراسلة الصادرة
- إضغط على مراسلة جديدة في أعلى اليمين
- إضغط على صادر
- إختر الصندوق المرسل منه ثم إضغط على إنشاء
- يمكنك إرسال نسخة من المراسلة إلى فرد داخل المنظمة او إلى إدارة (هذا يعتمد على الصلاحيات المعطاة)
- اكتب موضوع المراسلة
- إختر نوع الخطاب، التصنيف الموضوعي هو التصنيف الثانوي للمراسلة (التصنيف الثانوي إختياري)
- يمكنك تحديد ما إذا كانت المراسلة عينية او الكترونية،
- إختر الجهة الصادر إليها و حدد طريقة الإرسال
- حدد درجة سرية، اهمية و أسبقية المراسلة
- إضغط على المزيد من الخصائص
- حدد اذا تريد إرسال نسخة إلى جهات خارجية او اتركها فارغة
- يمكنك أيضا تحديد ما اذا كانت المراسلة تحتاج إلى رد.
- بإمكانك إضافة محتوى للمراسلة من خلال الكتابة في هذا الحقل، كما يمكنك التعديل في نوع الخط، ترتيبه...الخ
- يمكنك إضافة مرفق بالضغط على إضافة مرفق في اسفل الصفحة
- بإمكانك التعديل على المرفق، حجبه، طباعته و تحميل المرفق
- الآتي خيارات تعديل المرفق
- عند الإنتهاء من المراسلة، إضغط على إرسال
- سيظهر لك رقم القيد، طباعة الباركود، طباعة رقم القيد، طباعة بيان التسليم، طباعة المراسلة، الملصق و بيان التسليم الخارجي
- ملاحظة، يجب ان تحتوي المراسلة على عناصر أساسية لإرسالها، وهي كالآتي
- الموضوع
- نوع الخطاب
- الجهه الصادر اليها
- درجة سرية، اهمية و أسبقية للمراسلة
- نص للمراسلة او مرفق.