إنشاء المراسلة الداخلية
- لإنشاء مراسلة داخلية اتبع الخطوات الآتية:
- إضغط على مراسلة جديدة في أعلى اليمين
- إضغط على داخلية
- إختر الصندوق المرسل منه ثم إضغط على إنشاء
- اكتب اسم الإدارة المُرسل إليها
- لاحظ انه يمكنك أيضا إدراج الإدارة عن طريق الضغط على علامة الزائد في اليمين
- يمكنك إرسال نسخة من المراسلة إلى فرد داخل المنظمة او إلى إدارة (هذا يعتمد على الصلاحيات المعطاة)
- اكتب موضوع المراسلة
- إختر نوع المراسلة
نوع الخطاب هو التصنيف الأساسي للمعاملة، سواء كان الخطاب تنفيذي، مالي او برقية...الخ.
التصنيف الموضوعي يعتبر تصنيف ثانوي للمعاملات.
- حدد درجة سرية، اهمية و أسبقية المراسلة
- إضغط على المزيد من الخصائص
-
- يمكنك تحديد ما إذا كانت المراسلة عينية او الكترونية، في حال ان كانت عينية، حدد عدد المرفقات و اكتب وصف المرفقات على اليسار
- ملاحظة، يمكنك أيضا تحديد ما اذا كانت المراسلة تحتاج إلى رد.
- بإمكانك إضافة محتوى للمراسلة من خلال الكتابة في هذا الحقل، كما يمكنك التعديل في نوع الخط، ترتيبه...الخ
- يمكنك إضافة مرفق بالضغط على إضافة مرفق في اسفل الصفحة
- بإمكانك التعديل على المرفق، طباعته و تحميله
- الآتي خيارات تعديل المرفق
- عند الإنتهاء من المراسلة، إضغط على إرسال
-
- ملاحظة، يجب ان تحتوي المراسلة على عناصر أساسية لإرسالها، وهي كالآتي
- المرسل اليه
- الموضوع
- التصنيف
- نص للمراسلة او مرفق.
- في حال وجود مرفق، يجب تصنيفه إلكتروني او عيني
- تحديد نوع المرفق.