إنشاء المراسلة الواردة
-
إضغط على مراسلة جديدة في أعلى اليمين
-
- إضغط على وارد
- إختر الصندوق المرسل منه ثم إضغط على إنشاء
- اكتب اسم الإدارة/المستخدم المُرسل إليه
/ا(انظر رقم 1)
(هذا الحقل إلزامي *) - لاحظ اأنه يمكنك أيضا إدراج الإدارة عن طريق الضغط على علامة الزائد في اليمين
- يمكنك إرسال نسخة من المراسلة إلى فرد داخل المنظمة
اأو إلى إدارة (هانظر رقم 2) (وذالك يعتمد على الصلاحيات المعطاة لكل مستخدم)(انظر رقم 2)
- اكتب موضوع المراسلة (انظر رقم 3) (هذا الحقل إلزامي *)
إاختر نوع الخطابو(انظر رقم 4) (هذا الحقل إلزامي *)- اختر التصنيف الموضوعي (انظر رقم
4 &5)
- إختر نوع المراسلة (انظر رقم 6) (هذا الحقل إلزامي *) يجب اختيار ما بين إلكترونية أو عينية
- حدد الجهه الوارد منها
،(انظر رقم 7) (هذا الحقل إلزامي *) - رقم المراسلة الوارد
،ة (رقم القيد) (انظر رقم 8) (هذا الحقل إلزامي *) - تاريخ المراسلة الواردة (المقصود به
،تاريخ إنشاء المراسلة / الخطاب) (انظر رقم 9) (هذا الحقل إلزامي *) - تاريخ استقبال المراسلة
و(انظر رقمو10) (هذا الحقل إلزامي *) - رقم بيان التسليم (انظر رقم 11)
- تاريخ بيان التسليم (انظر رقم
7,8,9,10,11,12)
- (*هذه الحقول إلزامية ) حدد درجة السرية، الأهمية و الأسبقية. (
13،14,15)15،14،13)
- إضغط على المزيد من الخصائص
- حدد طريقة استقبال المراسلة و ما إذا كانت تحتاج إلى رد
- بإمكانك إضافة محتوى للمراسلة من خلال الكتابة في هذا الحقل، كما يمكنك التعديل في نوع الخط، ترتيبه...الخ
- يمكنك إضافة مرفق بالضغط على إضافة مرفق في اسفل الصفحة
لإضافة اكثر من مرفق، يجب الضغط على إضافة مرفق لإضافة سطر جديد.
كل سطر يعبر عن نوع مرفق جديد.
كل سطر يعبر عن نوع مرفق جديد.
مثال: لديك نوعان مرفقات
- بإمكانك التعديل على المرفق، طباعته و تحميله
- الآتي خيارات تعديل المرفق
- عند الإنتهاء من المراسلة، إضغط على إرسال
- سيظهر لك رقم القيد، تذكرة المراجعة، طباعة بيان التسليم، طباعة المراسلة و طباعة الملصق
- ملاحظة، يجب ان تحتوي المراسلة على عناصر أساسية لإرسالها، وهي كالآتي
- المرسل اليه
- الموضوع
- التصنيف
- الجهه الوارد منها
- تاريخ تحرير و إستقبال المراسلة
- رقم المراسلة
- درجة سرية، اهمية و أسبقية للمراسلة
- نص للمراسلة او مرفق.