إنشاء المراسلة الواردة
- إضغط على مراسلة جديدة في أعلى اليمين
- إضغط على وارد
- إختر الصندوق المرسل منه ثم إضغط على إنشاء
- اكتب اسم الإدارة/المستخدم المُرسل إليه/ا (انظر رقم 1)
-لاحظ انه يمكنك أيضا إدراج الإدارة عن طريق الضغط على علامة الزائد في اليمين
- يمكنك إرسال نسخة من المراسلة إلى فرد داخل المنظمة او إلى إدارة (هذا يعتمد على الصلاحيات المعطاة) (انظر رقم 2)
- اكتب موضوع المراسلة (انظر رقم 3)
- إختر نوع الخطاب و التصنيف الموضوعي (انظر رقم 4 & 5)
- إختر نوع المراسلة (انظر رقم 6)
- حدد الجهه الوارد منها ،رقم الوارد، تاريخ الوارده، تاريخ استقبال المراسلة و رقم و تاريخ بيان التسليم (رقم 7,8,9,10,11,12)
- حدد درجة السرية، الأهمية و الأسبقية. (13،14,15)
- إضغط على المزيد من الخصائص
- حدد طريقة استقبال المراسلة و ما إذا كانت تحتاج إلى رد
- بإمكانك إضافة محتوى للمراسلة من خلال الكتابة في هذا الحقل، كما يمكنك التعديل في نوع الخط، ترتيبه...الخ
- يمكنك إضافة مرفق بالضغط على إضافة مرفق في اسفل الصفحة
- بإمكانك التعديل على المرفق، طباعته و تحميله
- الآتي خيارات تعديل المرفق
- عند الإنتهاء من المراسلة، إضغط على إرسال
- سيظهر لك رقم القيد، تذكرة المراجعة، طباعة بيان التسليم، طباعة المراسلة و طباعة الملصق
- ملاحظة، يجب ان تحتوي المراسلة على عناصر أساسية لإرسالها، وهي كالآتي
- المرسل اليه
- الموضوع
- التصنيف
- الجهه الوارد منها
- تاريخ تحرير و إستقبال المراسلة
- رقم المراسلة
- درجة سرية، اهمية و أسبقية للمراسلة
- نص للمراسلة او مرفق.