الفرق بين صندوق البريد الشخصي وصندوق بريد الإدارة

الفرق بين صندوق البريد الشخصي وصندوق بريد الإدارة: 

 صندوق بريد الإدارة

أولاً: صندوق بريد الإدارة

الأصل في المراسلات الإدارية أن يتم إنشائها من صندوق بريد الإدارة، بحيث عندما تصل المراسلة للمرسل إليه، يتضح لديه نطاق ومجال المراسلة، وماهي الإدارة التي صدرت منها من المراسلة

لذلك ننصح دائماً مستخدمي النظام يإنشاء المراسلات من صندوق بريد الإدارة المخصص لهم، وأن يقتصر استخدام صندوق البريد الشخصي على المراسلات ذات الطابع الشخصي وليس الرسمي

إضافةً إلى ذلك: تظل المراسلات الموجودة في صندوق بريد الإدارة متاحة لجميع المستخدمين في الإدارة، حتى لو تم تغيير المستخدمين أو إضافة مستخدمين جدد، بينما تتطلب المراسلات في صندوق البريد الشخصي إلى ترحيل للمراسلات إلى صندوق آخر عند حذف المستخدم 

صندوق البريد الشخصي

ثانياً:  صندوق البريد الشخصي

يستخدم صندوق البريد الشخصي لعدد من الأغراض:

1- لغرض إنشاء مراسلات رسمية ولكن متعلقة بأمر خاص بالمستخدم فقط،

على سبيل المثال: (موظف يرسل مراسلة إلى مدير إدارته ليحصل على إجازة، وأن يتم تعيين موظف آخر ليقوم بمهام عمله في النظام أثناء فترة غيابه)

2- لغرض إنشاء مراسلة خاصة تتطلب أن يطلع عليها مستخدم محدد أو مستخدمون محددون،

على سبيل المثال: (استقبل موظف قسم الوارد العام مراسلة واردة من جهة أخرى، وهذه المراسلة درجة سريتها عالية بحيث لا يمكن أن يطلع عليها إلا الرئيس التنفيذي، في هذه الحالة ينشئ موظف الوارد المراسلة من صندوقه الشخصي ويسجلها كمراسلة واردة، ومن ثم يرسلها إلى صندوق الرئيس التنفيذي بشكل حصري)

3- لغرض إنشاء مراسلات داخلية غير رسمية (ذات طابع شخصي) بين المستخدمين أو الموظفين، وذلك فيما يتعلق بإجراءات العمل،

 على سبيل المثال: مستخدم في أحد الإدارات يرسل مراسلة داخلية إلى زميله في نفس الإدارة ليطلب منه إرسال نسخة من أحد الخطابات، ليقوم لاحقاً بإرفاقه في أحد المراسلات الرسمية (والتي تُرْسَلْ عادةً من صناديق الإدارات)