Skip to main content

قبول المراسلة أو رفضها في صندوق الصادر العام + فلترة المراسلات داخل الصندوق حسب المرجعة من الاتصالات الإدارية


لمشاهدة الفيديو اضغط هنا

مرحبا بكم ...

في هذا الدرس سنتعرف بإذن الله على كيفية فلترة صندوق البريد، من خلال نوع الفلترة والتصفية الجديد
"مرجعة من الاتصالات الإدارية"

تسهم هذه الخاصية في إشعار المستخدم بكل سهولة حول المراسلات التي تم إرجاعها من الاتصالات الإدارية أو صندوق الصادر العام، وأن على المستخدم الذي أرسلها بأن يكمل النقص الازم كي يتم قبول تصديرها من ضابط الاتصال في صندوق الصادر العام.



خطوات فلترة صندوق البريد بحسب المراسلات المرجعة من الاتصالات الإدارية، بالإضافة إلى خطوات قبول أو رفض المراسلات المصدرة بشكل أولي، بحيث يتم تصديرها نهائياً أو إرجاعها إلى المرسل:


image.png

أولاً: عندما يُصَدِّر المستخدم في النظام لمراسلة معينة من صناديق الإدارات، تتجه بشكل تلقائي لصندوق الصادر العام، ويسمى هذا الإجراء بالتصدير (الأولي)، وتذهب المراسلات إلى علبة الوارد في الصادر العام، ليتم البت فيها من قبل ضابط الاتصال، فإما الموافقة عليها واعتمادها وتصديرها نهائياً، أو رفضها وإعادتها للمرسل مع كتابة سبب الرفض











image.png


image.png

ثانياً:  في حال كانت المراسلة مكتملة ومطابقة لكامل الاشتراطات، يقوم موظف الصادر العام بتصديرهاً نهائياً للجهة الخارجية.









 

image.png


image.png

ثالثا: وفي حال كانت المراسلة غير مكتملة، على سبيل المثال: لم يتم إضافة الملصق الإلكتروني، لم يتم التوقيع، لم يتم إضافة بعض المرفقات، وغيرها، يقوم ضابط الاتصال برفض المراسلة وإرجاعها إلى المرسل، بالإضافة إلى كتابة سبب الرفض









image.png

رابعاً: عندما يقوم ضابط الاتصال في صندوق الصادر العام، في علبة الوارد، بإرجاع المراسلة إلى المرسل، ستعود المراسلة إلى علبة الوارد في صندوق الإدارة التي أنشأت منها









image.png



image.png

خامساً: يمكن للمستخدم فلترة وتصفية صندوق البريد بعدة أنواع ومرشحات، من ضمنها الفلترة بحسب
"المرجعة من الاتصالات الإدارية" ، وذلك من خلال خاصية الفلترة في أعلى يمين شاشة صندوق البريد









image.png

سادساً: عندما يستعرض المستخدم المراسلة  " المرجعة من الاتصالات الإدارية" سيجد في خصائص المراسلة التعليق (والذي يحتوي على سبب إرجاع ورفض المراسلة)، عندها يقوم المستخدم بالرد على المراسلة وإضافة النواقص، لكي يتم الموافقة على تصديرها من قبل ضابط الاتصال في صندوق الصادر العام





وبذلك نكون قد أكملنا الدرس الحالي (قبول المراسلة أو رفضها في صندوق الصادر العام + فلترة المراسلات داخل الصندوق حسب المرجعة من الاتصالات الإدارية)

نلتقي بإذن الله في الدروس القادمة

Back to top