دفتر موظف الصادر
هذا الدفتر يشرح أساسيات دور (موظف الصادر)
- تصدير المراسلات
- تصدير المراسلات
- طباعة بيان التسليم
- إرفاق بيان التسليم (بعد التوقيع)
- طباعة الملصق
- تعديل الجهه المصدر اليها
- خصائص المراسلات
- كيفية البحث عن المراسلات
تصدير المراسلات
هذا الفصل يشرح كل ما يدور حول عملية التصدير
تصدير المراسلات
تصدير المراسلات
لتصدير المراسلة من إدارة الصادر إتبع الخطوات الآتية:
- من الصفحة الرئيسية، إختر صناديق الإدارات ثم اضغط على صندوق الصادر المراد تصدير المراسلة منه
- إختر المراسلة المراد تصديرها، ثم تجد في أعلى اليسار أيقونة التصدير، اضغط عليها
- ستظهر لك نافذة تطلب منك تحديد الجهة المصدر إليها و طريقة التصدير
- عند الإنتهاء ، إضغط على تصدير
- ستظهر لك نافذة لطباعة عدد من ملفات المراسلة: طباعة رقم القيد، طباعة بيان التسليم، طباعة المراسلة، طباعة الملصق و طباعة بيان التسليم الخارجي
تصدير المراسلات
طباعة بيان التسليم
أولاً يوجد نوعان من بيان التسليم:
1- بيان التسليم الداخلي
(ويتم تداوله داخل المنظمة للمراسلات الواردة أو الداخلية)
2- بيان التسليم الخارجي
(ويتم تداوله خارج المنظمة للمراسلات الصادرة)
ثانيا: طريقة طباعة بيان التسليم:
توجد طريقتان لطباعة بيان التسليم
- الطريقة الأولى:
- في حال الإنتهاء من المراسلة، قم بالضغط على إرسال، ستظهر نافذة تسمح لك بطباعة معلومات معينة من المراسلة أو طباعة المراسلة بكاملها. لطباعة بيان التسليم ، إضغط على طباعة بيان التسليم
- الطريقة الثانية
- إذهب إلى الصندوق الذي يحتوي على المراسلة المراد طباعة بيان تسليمها
- إختر المراسلة المراد طباعة بيان تسليمها
- في أعلى اليسار، إختر نوع بيان التسليم المراد طباعته (بيان التسليم الداخلي، بيان التسليم الخارجي)
ثم قم باختيار أحدث المرفقات (احدث المرفقات هي التي تم تعديلها حديثاً) ثم قم بالضغط على حفظ.
-
ملاحظات هامة
- يجب ان تكون المراسلة عينية، من أجل طباعة بيان التسليم لها.
تصدير المراسلات
إرفاق بيان التسليم (بعد التوقيع)
- أولاً: من الصفحة الرئيسية اضغط على التقارير في الشريط الأيمن
- ثانياً: اضغط على تقارير بيان التسليم
- ثالثا: ستظهر لك قائمة المراسلات على مستوى النظام والتي تمت طباعة بيان التسليم الخاص بها (كل بيان تسليم له رقم خاص)
- رابعاً: حدد المراسلة أو رقم بيان التسليم المراد إرفاق (بيان التسليم المُوَقَعْ) له في النظام، وذلك بالضغط على المربع الصغير يمين رقم بيان التسليم
- خامساً: إضغط على رفع بيان التسليم في أعلى الصفحة ، ثم أرفق بيان التسليم
- سادساً: للإطلاع على بيان التسليم الموقع بعد رفعه، قم بالضغط على رقم بيان التسليم في يمين الشاشة
:توضيح حول نافذة الاجراءات
التفاصيل: تعبر عن تفاصيل بيان التسليم الذي قمت بالدخول اليه
المرفقات: تظهر لك بيان التسليم في حال تم إرفاقه للنظام
الاجراءات: تعبر عن الإجراءات التي حصلت للبيان، من إضافة و طباعة...الخ
المراسلات المرتبطة: تظهر لك المراسلات المرتبطة بهذه المعاملة
:ملاحظة
في حالة أنه فشلت عملية طباعة بيان التسليم، سواء كان ذلك بسبب انتهاء حبر الطابعة أو نفاذ الورق، قم بالدخول إلى تقارير بيان التسليم و قم بطباعة بيان التسليم السابق (بعد التوقيع) الذي فشلت طباعته
تصدير المراسلات
طباعة الملصق
لطباعة الملصق هناك طريقتان:
- الطريقة الأولى
- في حال الإنتهاء من المراسلة بالضغط على إرسال، ستظهر نافذة تسمح لك طباعة معلومات معنية من المراسلة او المراسلة بكاملها. لطباعة الملصق، إضغط على طباعة الملصق
- الطريقة الأولى
- عند الانتهاء من المراسلة والضغظ على إرسال، ستظهر لك نافذة تسمح لك بطباعة معلومات معينة أو ملفات عن المراسلة أو المراسلة بكاملها. لطباعة الملصق، إضغط على طباعة الملصق
- الطريقة الثانية
- إذهب إلى الصندوق الذي يحتوي على المراسلة المراد طباعة ملصقها
- إختر المراسلة المراد طباعة ملصقها
ستظهر في أعلى اليسار قائمة إجراءات، قم بالضغط على أيقونة الملصق لتقوم بطباعته
تصدير المراسلات
تعديل الجهه المصدر اليها
-
أولاً:
من الصفحة الرئيسية، إضغط على صناديق الإدارات.
- ثانيا: اذهب لصندوق إدارة الصادر
- ثالثاً: اختر المراسلة المراد تعديل الجهة الصادر اليها
- رابعاً: في أعلى اليسار، اضغط على القلم لتغيير الجهة الصادر اليها
خامساً: ستظهر لك عدد من الحقول (طريقة الإرسال، الجهة الصادر إليها، النسخ المرسلة إلى الجهات الخارجية) بتعديل هذه الحقول، يمكنك تعديل الجهة الصادر إليها، ويمكنك ابقائها في الصندوق للتصدير في وقتٍ لاحق، أو التصدير مباشرةً بعد إجراء التعديل
خصائص المراسلات
هذا الفصل يشرح طريقة الإطلاع على خصائص المراسلة
خصائص المراسلات
عرض الإجراءات و الحركات للمراسلة
- لتتبع المراسلة اذهب إلى الصندوق الذي تم فيه الرد على المراسلة أو إنشائها منه
- استعرض المراسلة من الوارد أو من العناصر المرسلة
- في يسار الصفحة ستظهر لك 5 أيقونات، انقر على الحركات للاطلاع على مُرسلي و مُستقبلي المراسلة. انقر على الإجراءات للاطلاع على الاجراءات التي أُتُّخِذت للمراسلة من أمر طباعة، استعراض مرفقات،...الخ
خصائص المراسلات
عرض تاريخ إنشاء المراسلة
- أولاً: لعرض تاريخ المراسلة اذهب إلى الصندوق الذي تم الرد على المراسلة او إنشائها منه
- ثانيا: اختر المراسلة من الوارد أو العناصر المرسلة
- ثالثا: استعرض المراسلة واختر المزيد
رابعاً: عند اختيار المزيد، سيظهر حينها تاريخ إنشاء المراسلة
خصائص المراسلات
إعادة المراسلة للمرسل
- أولا: من الصفحة الرئيسية، اضغط على صناديق الإدارات وقم بالدخول إلى الوا
- ثانياً: اختر المراسلة المراد إرجاعها للمرسل
- ثالثاً: في أعلى اليسار، اضغط على السهم لإعادة المراسلة للمرسل
- رابعاً: اكتب تعليق (في حال انه كان هناك حاجة للتعليق)، ومن ثم اضغط على موافق لإعادة المراسلة للمرسل
- خامساً: سيظهر التعليق لاحقاً داخل أيقونة "الخصائص" عند استعراض المراسلة
كيفية البحث عن المراسلات
طريقة البحث عن المراسلات في البحث المتقدم و صندوق البريد
كيفية البحث عن المراسلات
استخدام البحث المتقدم و البحث في الصندوق
- للبحث عن طريق الصندوق إضغط على الصندوق الذي تريد البحث داخله
- أدخِل في اعلى اليسار رقم القيد للمراسلة، او إضغط على الفلتر في اليسار
- عند اختيار الفلتر ستظهر لك حقول متعددة حول المراسلة للبحث من خلالها
- لإستخدام البحث المتقدم، إضغط على البحث المتقدم، يمين الصفحة الرئيسية
- يمكنك البحث باستخدام معايير عديدة
- عند الإنتهاء من المعايير، اضغط على بحث. ستظهر لك المراسلات التي تنطبق عليها المعايير المختاره
يمكنك البحث في أكثر من نوع، من ضمنها الآتي:-
- البحث العام
- البحث العام
- الموضوع
- رقم القيد
- نوع المراسلة
- نوع البحث
- الإدارة
- البحث بالوارد
- الجهة الوارد منها
- رقم المراسلة الواردة
- تاريخ المراسلة الواردة
- تاريخ استقبال المراسلة
- بحث بالأشخاص المرتبطون
- الإسم
- البريد الالكتروني
- الهاتف
- رقم الهوية
- نوع الهوية
- البحث المتقدم
- إلى
- من
- نسخة
- منشئ المراسلة
- الجهة الصادر إليها
- نسخة للجهات الخارجية
- نوع الخطاب
- درجة الأهمية
- درجة السرية
- طرق الإرسال و الإستقبال
- البحث في صندوق معين
- المحتوى
- تواريخ المراسلات
- تاريخ الإنشاء
- تاريخ الإرسال
- بحث بالمرفقات
- المحتوى : يتم كتابة نص داخل المحتوى المراد البحث عنه
- :ملاحظة هامة
- :يمكنكم استخدام الأدوات والطرق الآتية لتسهيل عملية البحث
- استخدام علامات التنصيص ("خطاب")
في حين استخدام علامة التنصيص في بدايه و نهاية الكلمة، يعتبر امر اثناء البحث بأنك ترغب من النظام ان يظهر لك النتائج المطابقة 100% من الكلمة/ات داخل علامة التنصيص. (يظهر لك اي مراسلة تحتوي على الكلمة داخل علامة التنصيص بالضبط، بغض النظر اذا كان هناك كلمات أخرى ام لا). - استخدام علامة الزائد (خطاب+اداري)
في حين استخدام علامة الزائد بين كلمتين يعتبر امر اثناء البحث بأنك ترغب من النظام ان يظهر لك نتائج البحث للكلمة الأولى كـالمعيار الرئيسي و الكلمة التي تليها بعد علامة الزائد بأنها ذات اهمية أيضاً. - استخدام علامة الناقص (خطاب -اداري)
في حين استخدام علامة الناقص بين كلمتين يعتبر امر اثناء البحث بأنك ترغب من النظام ان يظهر لك نتائج البحث للكلمة الأولى كـالمعيار الرئيسي و ان يستثني المراسلات التي تحتوي على الكلمة التي تليها.
- استخدام علامات التنصيص ("خطاب")