دفتر موظف الصادر

هذا الدفتر يشرح أساسيات دور (موظف الصادر)

تصدير المراسلات

هذا الفصل يشرح كل ما يدور حول عملية التصدير

تصدير المراسلات

تصدير المراسلات



image.png

لتصدير المراسلة من إدارة الصادر إتبع الخطوات الآتية:
  • من الصفحة الرئيسية، إختر صناديق الإدارات ثم اضغط على صندوق الصادر المراد تصدير المراسلة منه


 

 

 

  • ستظهر لك نافذة لطباعة عدد من ملفات المراسلة: طباعة رقم القيد، طباعة بيان التسليم، طباعة المراسلة، طباعة الملصق و طباعة بيان التسليم الخارجي
تصدير المراسلات

طباعة بيان التسليم


أولاً يوجد نوعان من بيان التسليم: 
1- بيان التسليم الداخلي
(ويتم تداوله داخل المنظمة للمراسلات الواردة أو الداخلية)
2- بيان التسليم الخارجي
(ويتم تداوله خارج المنظمة للمراسلات الصادرة)
ثانيا: طريقة طباعة بيان التسليم:
توجد طريقتان لطباعة بيان التسليم

image.png

  • الطريقة الأولى:
  • في حال الإنتهاء من المراسلة، قم بالضغط على إرسال، ستظهر نافذة تسمح لك بطباعة معلومات معينة من المراسلة أو طباعة المراسلة بكاملها. لطباعة بيان التسليم ، إضغط على طباعة بيان التسليم

image.png

image.png

 

image.png

 

image.png








  • في أعلى اليسار، إختر نوع بيان التسليم المراد طباعته (بيان التسليم الداخلي، بيان التسليم الخارجي)
ثم قم باختيار أحدث المرفقات (احدث المرفقات هي التي تم تعديلها حديثاً) ثم قم بالضغط على حفظ.
  1. يجب ان تكون المراسلة عينية، من أجل طباعة بيان التسليم لها.

تصدير المراسلات

إرفاق بيان التسليم (بعد التوقيع)


لإضافة بيان التسليم (بعد التوقيع عليه) في النظام، اتبع الخطوات التالية:


  • أولاً: من الصفحة الرئيسية اضغط على التقارير في الشريط الأيمن

  • ثانياً: اضغط على تقارير بيان التسليم

  • ثالثا: ستظهر لك قائمة المراسلات على مستوى النظام والتي تمت طباعة بيان التسليم الخاص بها (كل بيان تسليم له رقم خاص)
  • رابعاً: حدد المراسلة أو رقم بيان التسليم المراد إرفاق (بيان التسليم المُوَقَعْ) له في النظام، وذلك بالضغط على المربع الصغير يمين رقم بيان التسليم

  • خامساً: إضغط على رفع بيان التسليم في أعلى الصفحة ، ثم أرفق بيان التسليم

 


image.png

  • سادساً: للإطلاع على بيان التسليم الموقع بعد رفعه، قم بالضغط على رقم بيان التسليم في يمين الشاشة

 

 

image.png

:توضيح حول نافذة الاجراءات

التفاصيل: تعبر عن تفاصيل بيان التسليم الذي قمت بالدخول اليه

المرفقات: تظهر لك بيان التسليم في حال تم إرفاقه للنظام

الاجراءات: تعبر عن الإجراءات التي حصلت للبيان، من إضافة و طباعة...الخ 

المراسلات المرتبطة: تظهر لك المراسلات المرتبطة بهذه المعاملة

:ملاحظة

في حالة أنه فشلت عملية طباعة بيان التسليم، سواء كان ذلك بسبب انتهاء حبر الطابعة أو نفاذ الورق، قم بالدخول إلى تقارير بيان التسليم و قم بطباعة بيان التسليم السابق (بعد التوقيع)  الذي فشلت طباعته

تصدير المراسلات

طباعة الملصق


لطباعة الملصق هناك طريقتان:

 

 

image.png
  • إختر المراسلة المراد طباعة ملصقها


image.png

ستظهر في أعلى اليسار قائمة إجراءات، قم بالضغط على أيقونة الملصق لتقوم بطباعته


تصدير المراسلات

تعديل الجهه المصدر اليها


لتعديل الجهه المصدر إليها اتبع الخطوات الآتية:

image.png

 

image.png

 


image.png

 


image.png

image.png

 خامساً:  ستظهر لك عدد من الحقول (طريقة الإرسال، الجهة الصادر إليها، النسخ المرسلة إلى الجهات الخارجية) بتعديل هذه الحقول، يمكنك تعديل الجهة الصادر إليها، ويمكنك ابقائها في الصندوق للتصدير في وقتٍ لاحق، أو التصدير مباشرةً بعد إجراء التعديل

 

خصائص المراسلات

 هذا الفصل يشرح طريقة الإطلاع على خصائص المراسلة

خصائص المراسلات

عرض الإجراءات و الحركات للمراسلة

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو


image.png


image.png

  • في يسار الصفحة ستظهر لك 5 أيقونات، انقر على الحركات للاطلاع على مُرسلي و مُستقبلي المراسلة. انقر على الإجراءات للاطلاع على الاجراءات التي أُتُّخِذت للمراسلة من أمر طباعة، استعراض مرفقات،...الخ

image.png


خصائص المراسلات

عرض تاريخ إنشاء المراسلة


image.png





 

 

 

image.png

 

image.png

 

 

 

لقطة شاشة 2024-12-23 182708.png

 

 

 

 

 

رابعاً: عند اختيار المزيد، سيظهر حينها تاريخ إنشاء المراسلة


خصائص المراسلات

إعادة المراسلة للمرسل


لإعادة إلى المرسل اتبع الخطوات الآتية:

image.png

 

 

 

 

 

 

 

image.png

  • ثانياً: اختر المراسلة المراد إرجاعها للمرسل

 

 

image.png

  • ثالثاً: في أعلى اليسار، اضغط على السهم لإعادة المراسلة للمرسل

 

 

 

  • رابعاً: اكتب تعليق (في حال انه كان هناك حاجة للتعليق)، ومن ثم اضغط على موافق لإعادة المراسلة للمرسل
image.png
 
  • خامساً: سيظهر التعليق لاحقاً داخل أيقونة "الخصائص" عند استعراض المراسلة

 

 

كيفية البحث عن المراسلات

طريقة البحث عن المراسلات في البحث المتقدم و صندوق البريد

كيفية البحث عن المراسلات

استخدام البحث المتقدم و البحث في الصندوق

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو


image.png









image.png

image.png

  • عند الإنتهاء من المعايير، اضغط على بحث. ستظهر لك المراسلات التي تنطبق عليها المعايير المختاره



يمكنك البحث في أكثر من نوع، من ضمنها الآتي:-

-  البحث العام
  • الموضوع
  • رقم القيد
  • نوع المراسلة
  • نوع البحث 
  • الإدارة

-  البحث بالوارد

-  بحث بالأشخاص المرتبطون

-  البحث المتقدم

-  تواريخ المراسلات 

-  بحث بالمرفقات