دفتر موظف الصادر
هذا الدفتر يشرح أساسيات دور (موظف الصادر)
- تصدير المراسلات
- تصدير المراسلات
- طباعة بيان التسليم
- إرفاق بيان التسليم (بعد التوقيع)
- طباعة الملصق
- تعديل الجهه المصدر اليها
- خصائص المراسلات
- كيفية البحث عن المراسلات
تصدير المراسلات
هذا الفصل يشرح كل ما يدور حول عملية التصدير
تصدير المراسلات
- من الصفحة الرئيسية، إختر صناديق الإدارات ثم اضغط على صندوق الصادر المراد تصدير المراسلة منه
- إختر المراسلة المراد تصديرها، ثم تجد في أعلى اليسار أيقونة التصدير، اضغط عليها
- ستظهر لك نافذة تطلب منك تحديد الجهة المصدر إليها و طريقة التصدير
- عند الإنتهاء ، إضغط على تصدير
- ستظهر لك نافذة لطباعة عدد من ملفات المراسلة: طباعة رقم القيد، طباعة بيان التسليم، طباعة المراسلة، طباعة الملصق و طباعة بيان التسليم الخارجي
طباعة بيان التسليم
- الطريقة الأولى:
- في حال الإنتهاء من المراسلة، قم بالضغط على إرسال، ستظهر نافذة تسمح لك بطباعة معلومات معينة من المراسلة أو طباعة المراسلة بكاملها. لطباعة بيان التسليم ، إضغط على طباعة بيان التسليم
- الطريقة الثانية
- إذهب إلى الصندوق الذي يحتوي على المراسلة المراد طباعة بيان تسليمها
- إختر المراسلة المراد طباعة بيان تسليمها
- في أعلى اليسار، إختر نوع بيان التسليم المراد طباعته (بيان التسليم الداخلي، بيان التسليم الخارجي)
-
ملاحظات هامة
- يجب ان تكون المراسلة عينية، من أجل طباعة بيان التسليم لها.
إرفاق بيان التسليم (بعد التوقيع)
- أولاً: من الصفحة الرئيسية اضغط على التقارير في الشريط الأيمن
- ثانياً: اضغط على تقارير بيان التسليم
- ثالثا: ستظهر لك قائمة المراسلات على مستوى النظام والتي تمت طباعة بيان التسليم الخاص بها (كل بيان تسليم له رقم خاص)
- رابعاً: حدد المراسلة أو رقم بيان التسليم المراد إرفاق (بيان التسليم المُوَقَعْ) له في النظام، وذلك بالضغط على المربع الصغير يمين رقم بيان التسليم
- خامساً: إضغط على رفع بيان التسليم في أعلى الصفحة ، ثم أرفق بيان التسليم
- سادساً: للإطلاع على بيان التسليم الموقع بعد رفعه، قم بالضغط على رقم بيان التسليم في يمين الشاشة
:توضيح حول نافذة الاجراءات
التفاصيل: تعبر عن تفاصيل بيان التسليم الذي قمت بالدخول اليه
المرفقات: تظهر لك بيان التسليم في حال تم إرفاقه للنظام
الاجراءات: تعبر عن الإجراءات التي حصلت للبيان، من إضافة و طباعة...الخ
المراسلات المرتبطة: تظهر لك المراسلات المرتبطة بهذه المعاملة
:ملاحظة
في حالة أنه فشلت عملية طباعة بيان التسليم، سواء كان ذلك بسبب انتهاء حبر الطابعة أو نفاذ الورق، قم بالدخول إلى تقارير بيان التسليم و قم بطباعة بيان التسليم السابق (بعد التوقيع) الذي فشلت طباعته
طباعة الملصق
- الطريقة الأولى
- في حال الإنتهاء من المراسلة بالضغط على إرسال، ستظهر نافذة تسمح لك طباعة معلومات معنية من المراسلة او المراسلة بكاملها. لطباعة الملصق، إضغط على طباعة الملصق
- الطريقة الأولى
- عند الانتهاء من المراسلة والضغظ على إرسال، ستظهر لك نافذة تسمح لك بطباعة معلومات معينة أو ملفات عن المراسلة أو المراسلة بكاملها. لطباعة الملصق، إضغط على طباعة الملصق
- الطريقة الثانية
- إذهب إلى الصندوق الذي يحتوي على المراسلة المراد طباعة ملصقها
ستظهر في أعلى اليسار قائمة إجراءات، قم بالضغط على أيقونة الملصق لتقوم بطباعته
تعديل الجهه المصدر اليها
-
أولاً:
من الصفحة الرئيسية، إضغط على صناديق الإدارات.
- ثانيا: اذهب لصندوق إدارة الصادر
- ثالثاً: اختر المراسلة المراد تعديل الجهة الصادر اليها
- رابعاً: في أعلى اليسار، اضغط على القلم لتغيير الجهة الصادر اليها
خصائص المراسلات
هذا الفصل يشرح طريقة الإطلاع على خصائص المراسلة
عرض الإجراءات و الحركات للمراسلة
- لتتبع المراسلة اذهب إلى الصندوق الذي تم فيه الرد على المراسلة أو إنشائها منه
- استعرض المراسلة من الوارد أو من العناصر المرسلة
- في يسار الصفحة ستظهر لك 5 أيقونات، انقر على الحركات للاطلاع على مُرسلي و مُستقبلي المراسلة. انقر على الإجراءات للاطلاع على الاجراءات التي أُتُّخِذت للمراسلة من أمر طباعة، استعراض مرفقات،...الخ
عرض تاريخ إنشاء المراسلة
- أولاً: لعرض تاريخ المراسلة اذهب إلى الصندوق الذي تم الرد على المراسلة او إنشائها منه
- ثانيا: اختر المراسلة من الوارد أو العناصر المرسلة
- ثالثا: استعرض المراسلة واختر المزيد
إعادة المراسلة للمرسل
- أولا: من الصفحة الرئيسية، اضغط على صناديق الإدارات وقم بالدخول إلى الوا
- ثانياً: اختر المراسلة المراد إرجاعها للمرسل
- ثالثاً: في أعلى اليسار، اضغط على السهم لإعادة المراسلة للمرسل
- خامساً: سيظهر التعليق لاحقاً داخل أيقونة "الخصائص" عند استعراض المراسلة
كيفية البحث عن المراسلات
طريقة البحث عن المراسلات في البحث المتقدم و صندوق البريد
استخدام البحث المتقدم و البحث في الصندوق
- للبحث عن طريق الصندوق إضغط على الصندوق الذي تريد البحث داخله
- أدخِل في اعلى اليسار رقم القيد للمراسلة، او إضغط على الفلتر في اليسار
- عند اختيار الفلتر ستظهر لك حقول متعددة حول المراسلة للبحث من خلالها
- لإستخدام البحث المتقدم، إضغط على البحث المتقدم، يمين الصفحة الرئيسية
- يمكنك البحث باستخدام معايير عديدة
- عند الإنتهاء من المعايير، اضغط على بحث. ستظهر لك المراسلات التي تنطبق عليها المعايير المختاره
- البحث العام
- الموضوع
- رقم القيد
- نوع المراسلة
- نوع البحث
- الإدارة
- البحث بالوارد
- الجهة الوارد منها
- رقم المراسلة الواردة
- تاريخ المراسلة الواردة
- تاريخ استقبال المراسلة
- بحث بالأشخاص المرتبطون
- الإسم
- البريد الالكتروني
- الهاتف
- رقم الهوية
- نوع الهوية
- البحث المتقدم
- إلى
- من
- نسخة
- منشئ المراسلة
- الجهة الصادر إليها
- نسخة للجهات الخارجية
- نوع الخطاب
- درجة الأهمية
- درجة السرية
- طرق الإرسال و الإستقبال
- البحث في صندوق معين
- المحتوى
- تواريخ المراسلات
- تاريخ الإنشاء
- تاريخ الإرسال
- بحث بالمرفقات
- المحتوى : يتم كتابة نص داخل المحتوى المراد البحث عنه
- :ملاحظة هامة
- :يمكنكم استخدام الأدوات والطرق الآتية لتسهيل عملية البحث
- استخدام علامات التنصيص ("خطاب")
في حين استخدام علامة التنصيص في بدايه و نهاية الكلمة، يعتبر امر اثناء البحث بأنك ترغب من النظام ان يظهر لك النتائج المطابقة 100% من الكلمة/ات داخل علامة التنصيص. (يظهر لك اي مراسلة تحتوي على الكلمة داخل علامة التنصيص بالضبط، بغض النظر اذا كان هناك كلمات أخرى ام لا). - استخدام علامة الزائد (خطاب+اداري)
في حين استخدام علامة الزائد بين كلمتين يعتبر امر اثناء البحث بأنك ترغب من النظام ان يظهر لك نتائج البحث للكلمة الأولى كـالمعيار الرئيسي و الكلمة التي تليها بعد علامة الزائد بأنها ذات اهمية أيضاً. - استخدام علامة الناقص (خطاب -اداري)
في حين استخدام علامة الناقص بين كلمتين يعتبر امر اثناء البحث بأنك ترغب من النظام ان يظهر لك نتائج البحث للكلمة الأولى كـالمعيار الرئيسي و ان يستثني المراسلات التي تحتوي على الكلمة التي تليها.
- استخدام علامات التنصيص ("خطاب")