دفتر موظف الوارد
هذا الدفتر يشرح أساسيات دور (موظف الوارد)
- كيفية إنشاء المراسلة
- إنشاء المراسلة الواردة
- إسترداد المراسلة
- الرد على المراسلة
- تتبع المراسلة
- خاصية إعادة التوجيه
- خاصية إعادة التوجيه المتعدد
- كيفية إستخدام محرك البحث
كيفية إنشاء المراسلة
هذا الفصل يشرح طريقة إنشاء المراسلة و كل ما يتعلق بذلك
إنشاء المراسلة الواردة
- إضغط على مراسلة جديدة في أعلى اليمين
- إضغط على وارد
- إختر الصندوق المرسل منه (صندوق البريد الشخصي / صناديق الإدارات) ثم إضغط على إنشاء
:صفحة إنشاء المراسلة الواردة
اكتب في (حقل إلى) اسم الإدارة/المستخدم المُرسل إليه (انظر رقم 1) (هذا الحقل إلزامي*)
- لاحظ أنه يمكنك أيضا إدراج الإدارة عن طريق الضغط على علامة الزائد في اليمين
يمكنك إرسال نسخة من المراسلة إلى فرد داخل المنظمة أو إلى إدارة (انظر رقم 2) (وذلك يعتمد على الصلاحيات المعطاة لكل مستخدم)
اكتب موضوع المراسلة (انظر رقم 3) (هذا الحقل إلزامي *)
اختر نوع الخطاب (انظر رقم 4) (هذا الحقل إلزامي *)
اختر التصنيف الموضوعي (انظر رقم 5)
إختر نوع المراسلة (انظر رقم 6) (هذا الحقل إلزامي *) يجب اختيار ما بين إلكترونية أو عينية
حدد الجهه الوارد منها (انظر رقم 7) (هذا الحقل إلزامي *)
رقم المراسلة الواردة (رقم القيد) (انظر رقم 8) (هذا الحقل إلزامي *)
تاريخ المراسلة الواردة (المقصود به تاريخ إنشاء المراسلة / الخطاب) (انظر رقم 9) (هذا الحقل إلزامي *)
تاريخ استقبال المراسلة (انظر رقم 10) (هذا الحقل إلزامي *)
رقم بيان التسليم (انظر رقم 11)
تاريخ بيان التسليم (انظر رقم 12)
- حدد درجة السرية، الأهمية، الأسبقية (انظر 15،14،13) (هذه الحقول إلزامية*)
- إضغط على المزيد من الخصائص، حدد طريقة استقبال المراسلة و ما إذا كانت تحتاج إلى رد
- بإمكانك إضافة محتوى للمراسلة من خلال الكتابة في هذا الحقل، كما يمكنك إجراء التعديلات على النص عبر الخيارات في الأسفل
- ننصح دائماً بإضافة محتوى للمراسلة (حتى إذا كانت عبارة عن جملة بسيطة)، (ملاحظة/ يلزم في المراسلة أن تحتوي على مرفقات أو محتوى)
- لإضافة مرفق اضغط على أيقونة (إضافة مرفق) الموجودة في أسفل الصفحة
- بإمكانك التعديل على المرفق، طباعته و تحميله
- عند اختيار علامة القلم لتعديل المرفق، تظهر قائمة من الخيارات:
- (إضافة نص قصير، تضليل، حجب، توقيع، الملصق الإلكتروني (ستيكر)، رسم، كتابة نص طويل، إضافة صورة، تراجع عن خطوة واحدةن تراجع عن الكل، حفظ)
- عند الإنتهاء من المراسلة، إضغط على إرسال
- ستظهر لك نافذة (الرجاء اختيار ماذا تريد طباعته) (تذكرة المراجعة، رقم القيد، طباعة بيان التسليم، طباعة المراسلة، طباعة الملصق)
- ملاحظة، يجب ان تحتوي المراسلة على عناصر أساسية لإرسالها، وهي كالآتي
- المرسل اليه
- الموضوع
- نوع الخطاب
- الجهه الوارد منها
- تاريخ تحرير و إستقبال المراسلة
- رقم المراسلة
- درجة سرية، اهمية و أسبقية للمراسلة
- محتوى للمراسلة أو مرفق.
إسترداد المراسلة
- لإسترداد مراسلة، إختر الصندوق المُرسل منه، ثم على العناصر المرسلة
- إختر المراسلة التي تريد إستردادها
- إضغط في على السهم في أعلى اليسار لإسترداد المراسلة
- ستظهر لك رسالة تأكيد على إسترداد المراسلة
الرد على المراسلة
- للرد على مراسلة، اذهب إلى الصندوق الذي به المراسلة المرغوب الرد عليها
- إضغط على المراسلة
- إضغط على رد إذا كنت تريد الرد للمرسل فقط، وإذا أردت الرد على الكل إضغط على رد للكل
بإمكانك إضافة محتوى للمراسلة من خلال الكتابة في هذا الحقل، كما يمكنك إجراء التعديلات على النص عبر الخيارات في الأسفل
ننصح دائماً بإضافة محتوى للمراسلة (حتى إذا كانت عبارة عن جملة بسيطة)، (ملاحظة/ يلزم في المراسلة أن تحتوي على مرفقات أو محتوى)
- يمكنك إضافة مرفق بالضغط على إضافة مرفق في اسفل الصفحة
-
لإضافة أكثر من مرفق، يجب الضغط على إضافة مرفق مرة أخرى، ومن ثم سيتم إضافة سطر جديد، كل سطر يعبر عن نوع مرفق جديد.مثال: لديك نوعان من المرفقات: (1- أصل الخطاب 2- خرائط)
- بإمكانك التعديل على المرفق، طباعته و تحميله
- عند اختيار علامة القلم لتعديل المرفق، تظهر قائمة من الخيارات:
- (إضافة نص قصير، تضليل، حجب، توقيع، الملصق الإلكتروني (ستيكر)، رسم، كتابة نص طويل، إضافة صورة، تراجع عن خطوة واحدةن تراجع عن الكل، حفظ)
-
- عند الإنتهاء من المراسلة، إضغط على إرسال
- عند الإنتهاء من المراسلة، إضغط على إرسال
تتبع المراسلة
- لتتبع المراسلة اذهب إلى الصندوق الذي تم الرد على المراسلة او إنشائها منه
- استعرض المراسلة من الوارد او المرسلة
- إضغط على الحركات للإطلاع على مُرسلي و مُستقبلي المراسلة. إضغط على الإجراءات للإطلاع على الإجراءات التي أُتُّخِذت للمراسلة من امر طباعة، استعراض مرفقات،...الخ
خاصية إعادة التوجيه
عند استلام المراسلة يمكن للمستخدم أن يقوم بإعادة توجيه المراسلة لمستخدم آخر أو إدارة أخرى،
من خلال التالي نستعرض طرق إعادة توجيه المراسلة:
الطريقة الأولى: إعادة التوجيه من داخل المراسلة (أثناء استعراض المراسلة)
عند استعراض المراسلة في صندوق البريد، اذهب إلى أعلى يسار الشاشة، ثم اختر أيقونة إعادة التوجيه
الطريقة الثانية: إعادة التوجيه من خارج المراسلة (بدون استعراض المراسلة)
لإعادة التوجيه من خارج المراسلة، حدد المراسلة ثم اختر على أيقونة إعادة التوجيه
خاصية إعادة التوجيه المتعدد
يمكن للمستخدم أن يقوم بتوجيه عدة مراسلات في وقت واحد، وذلك من خلال خاصية إعادة التوجيه المتعدد
اتبع الخطوات التالية لإعادة توجيه عدة مراسلات في وقت واحد:
أولاً: اذهب إلى صندوق البريد الذي يحوي المراسلات
ثانياً: حدد على المراسلات التي تريد إعادة توجيهها، أو اختر تحديد الكل إن إعادة توجيه جميع المراسلات، ثم انقر على أيقونة إعادة التوجيه
ثالثاً: ستظهر لك هذه النافذة، ومن خلالها قم بتحديد المستخدمين أو الإدارات الذين ستوجه الرسالة إليهم، أيضاً قم بإضافة نص في خانة المحتوى (وذلك في المراسلة الأولى فقط من القائمة)
رابعاً: من (خلال المراسلة الأولى في القائمة) قم باختيار (أيقونة تكرار إعادة التوجيه)، وذلك لتتم إضافة الحقول التالية: (إلى، نسخة، المحتوى) لجميع المراسلات في فائمة إعادة التوجيه المتعدد
خامسا: اختر إرسال لإعادة توجيه جميع المراسلات مرة واحدة، وبذلك يمكن توجيه مراسلات متعددة في إجراء واحد
ملاحظة: هذه الخاصية مرتبطه بـصلاحية داخل النظام يجب اعطائها للمستخدم قبل ان يستطيع الموظف بالاستفادة منها.
كيفية إستخدام محرك البحث
هذا الفصل يشرح طريقة إستخدام محرك البحث
إستخدام البحث المتقدم و البحث في الصندوق
للبحث عن طريق الصندوق إضغط على الصندوق الذي تريد البحث داخله
- أدخِل في اعلى اليسار رقم القيد للمراسلة، او إضغط على الفلتر في اليسار
- عند اختيار الفلتر ستظهر قائمة البحث التالية (تتيح البحث بعدة معايير)
- لإستخدام البحث المتقدم، إضغط على البحث المتقدم، يمين الصفحة الرئيسية
- يمكنك البحث بإستخدام معايير عديدة متعلقة بالمراسلة (الموضوع، رقم القيد، نوع المراسلة، المرسل إليه، الأشخاص المرتبطون، وغيؤها)
- عند الإنتهاء من المعايير، اضغط على بحث. ستظهر لك المراسلات التي تنطبق عليها المعايير المختاره
- البحث العام
- الموضوع
- رقم القيد
- نوع المراسلة
- نوع البحث
- الإدارة
- البحث بالوارد
- الجهة الوارد منها
- رقم المراسلة الواردة
- تاريخ المراسلة الواردة
- تاريخ استقبال المراسلة
- بحث بالأشخاص المرتبطون
- الإسم
- البريد الالكتروني
- الهاتف
- رقم الهوية
- نوع الهوية
- البحث المتقدم
- إلى
- من
- نسخة
- منشئ المراسلة
- الجهة الصادر إليها
- نسخة للجهات الخارجية
- نوع الخطاب
- درجة الأهمية
- درجة السرية
- طرق الإرسال و الإستقبال
- البحث في صندوق معين
- المحتوى
- تواريخ المراسلات
- تاريخ الإنشاء
- تاريخ الإرسال
- بحث بالمرفقات
- المحتوى : يتم كتابة نص داخل المحتوى المراد البحث عنه
ملاحظة هامه: يمكنكم استخدام الأدوات الآتية لتسهيل عملية البحث:-
- استخدام علامات التنصيص ("خطاب")
في حين استخدام علامة التنصيص في بدايه و نهاية الكلمة، يعتبر امر اثناء البحث بأنك ترغب من النظام ان يظهر لك النتائج المطابقة 100% من الكلمة/ات داخل علامة التنصيص. (يظهر لك اي مراسلة تحتوي على الكلمة داخل علامة التنصيص بالضبط، بغض النظر اذا كان هناك كلمات أخرى ام لا). - استخدام علامة الزائد (خطاب+اداري)
في حين استخدام علامة الزائد بين كلمتين يعتبر امر اثناء البحث بأنك ترغب من النظام ان يظهر لك نتائج البحث للكلمة الأولى كـالمعيار الرئيسي و الكلمة التي تليها بعد علامة الزائد بأنها ذات اهمية أيضاً. - استخدام علامة الناقص (خطاب -اداري)
في حين استخدام علامة الناقص بين كلمتين يعتبر امر اثناء البحث بأنك ترغب من النظام ان يظهر لك نتائج البحث للكلمة الأولى كـالمعيار الرئيسي و ان يستثني المراسلات التي تحتوي على الكلمة التي تليها.