دفتر موظف الوارد

هذا الدفتر يشرح أساسيات دور (موظف الوارد)

كيفية إنشاء المراسلة

هذا الفصل يشرح طريقة إنشاء المراسلة و كل ما يتعلق بذلك

كيفية إنشاء المراسلة

إنشاء المراسلة الواردة

لمشاهدة الفيديو إضغط هنا

 

 

 

 

 

 

image.png




 

:صفحة إنشاء المراسلة الواردة

 اكتب في (حقل إلى) اسم الإدارة/المستخدم المُرسل إليه (انظر رقم 1)   (هذا الحقل إلزامي*)  

    - لاحظ أنه يمكنك أيضا إدراج الإدارة عن طريق الضغط على علامة الزائد في اليمين

يمكنك إرسال نسخة من المراسلة إلى فرد داخل المنظمة أو إلى إدارة  (انظر رقم 2)  (وذلك يعتمد على الصلاحيات المعطاة لكل مستخدم)

اكتب موضوع المراسلة (انظر رقم 3)   (هذا الحقل إلزامي *) 

اختر نوع الخطاب (انظر رقم 4)   (هذا الحقل إلزامي *)

اختر التصنيف الموضوعي (انظر رقم 5)

إختر نوع المراسلة  (انظر رقم 6)  (هذا الحقل إلزامي *) يجب اختيار ما بين إلكترونية أو عينية

حدد الجهه الوارد منها (انظر رقم 7)   (هذا الحقل إلزامي *)

 رقم المراسلة الواردة (رقم القيد) (انظر رقم 8)   (هذا الحقل إلزامي *)

 تاريخ المراسلة الواردة (المقصود به تاريخ إنشاء المراسلة / الخطاب) (انظر رقم 9)   (هذا الحقل إلزامي *)

تاريخ استقبال المراسلة (انظر رقم 10)   (هذا الحقل إلزامي *)

رقم بيان التسليم (انظر رقم 11)

تاريخ بيان التسليم (انظر رقم 12)

 

 

image.png

 


image.png

 


 


image.png













  •  لإضافة مرفق اضغط على أيقونة (إضافة مرفق) الموجودة في أسفل الصفحة
image.png


 


 
 لإضافة اكثر من مرفق، يجب الضغط على إضافة مرفق مرة أخرى
من ثم سيضاف سطر جديد، كل سطر يعبر عن نوع مختلف من المرفقات
مثال: لديك نوعان مرفقات (1- أصل الخطاب، 2- خرائط) 


image.png

  • بإمكانك التعديل على المرفق، طباعته و تحميله

 



  • عند اختيار علامة القلم لتعديل المرفق، تظهر قائمة من الخيارات: 
  • (إضافة نص قصير، تضليل، حجب، توقيع، الملصق الإلكتروني (ستيكر)، رسم، كتابة نص طويل، إضافة صورة، تراجع عن خطوة واحدةن تراجع عن الكل، حفظ)

 

image.png

  • عند الإنتهاء من المراسلة، إضغط على إرسال

 

 

  1. المرسل اليه
  2. الموضوع
  3. نوع الخطاب
  4. الجهه الوارد منها
  5. تاريخ تحرير و إستقبال المراسلة
  6. رقم المراسلة
  7. درجة سرية، اهمية و أسبقية للمراسلة
  8. محتوى للمراسلة أو مرفق.

كيفية إنشاء المراسلة

إسترداد المراسلة

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو

image.png

  • لإسترداد مراسلة، إختر الصندوق المُرسل منه، ثم على العناصر المرسلة



image.png

  • إختر المراسلة التي تريد إستردادها

 


image.png

  • إضغط في على السهم في أعلى اليسار لإسترداد المراسلة

 

  • ستظهر لك رسالة تأكيد على إسترداد المراسلة
كيفية إنشاء المراسلة

الرد على المراسلة

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو




image.png



image.png


  • إضغط على رد إذا كنت تريد الرد للمرسل فقط، وإذا أردت الرد على الكل إضغط على رد للكل

 

 

                                  بإمكانك إضافة محتوى للمراسلة من خلال الكتابة في هذا الحقل، كما يمكنك إجراء  التعديلات على النص عبر الخيارات في الأسفل

                 ننصح دائماً بإضافة محتوى للمراسلة (حتى إذا كانت عبارة عن جملة بسيطة)، (ملاحظة/ يلزم في المراسلة أن تحتوي على مرفقات أو محتوى)


image.png













  • يمكنك إضافة مرفق بالضغط على إضافة مرفق في اسفل الصفحة



image.png







  • لإضافة أكثر من مرفق، يجب الضغط على إضافة مرفق مرة أخرى، ومن ثم سيتم إضافة سطر جديد، كل سطر يعبر عن نوع مرفق جديد.
    مثال: لديك نوعان من المرفقات: (1- أصل الخطاب 2- خرائط)

image.png

  • بإمكانك التعديل على المرفق، طباعته و تحميله



  • عند اختيار علامة القلم لتعديل المرفق، تظهر قائمة من الخيارات: 
  • (إضافة نص قصير، تضليل، حجب، توقيع، الملصق الإلكتروني (ستيكر)، رسم، كتابة نص طويل، إضافة صورة، تراجع عن خطوة واحدةن تراجع عن الكل، حفظ)

 

  • image.png

    • عند الإنتهاء من المراسلة، إضغط على إرسال
كيفية إنشاء المراسلة

تتبع المراسلة

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو


 

 

image.png


image.png

  • إضغط على الحركات للإطلاع على مُرسلي و مُستقبلي المراسلة. إضغط على الإجراءات للإطلاع على الإجراءات التي أُتُّخِذت للمراسلة من امر طباعة، استعراض مرفقات،...الخ

image.png


الحركات
الاجراءات

 يوجد أيضاً طريقة أخرى لتتبع المراسلات، وهي لوحة المتابعة، سيتم شرح كيفية تفعيلها في الدرس القادم
كيفية إنشاء المراسلة

خاصية إعادة التوجيه



عند استلام المراسلة يمكن للمستخدم أن يقوم بإعادة توجيه المراسلة لمستخدم آخر أو إدارة أخرى، 


من خلال التالي نستعرض طرق إعادة توجيه المراسلة:


الطريقة الأولى: إعادة التوجيه من داخل المراسلة (أثناء استعراض المراسلة)

image.png

عند استعراض المراسلة في صندوق البريد، اذهب إلى أعلى يسار الشاشة، ثم اختر أيقونة إعادة التوجيه


الطريقة الثانية: إعادة التوجيه من خارج المراسلة (بدون استعراض المراسلة)




image.png




لإعادة التوجيه من خارج المراسلة، حدد المراسلة ثم اختر على أيقونة إعادة التوجيه

كيفية إنشاء المراسلة

خاصية إعادة التوجيه المتعدد



يمكن للمستخدم أن يقوم بتوجيه عدة مراسلات في وقت واحد، وذلك من خلال خاصية إعادة التوجيه المتعدد


اتبع الخطوات التالية لإعادة توجيه عدة مراسلات في وقت واحد:





image.png

أولاً: اذهب إلى صندوق البريد الذي يحوي المراسلات

image.png



ثانياً: حدد على المراسلات التي تريد إعادة توجيهها، أو اختر تحديد الكل إن إعادة توجيه جميع المراسلات، ثم انقر على أيقونة إعادة التوجيه





image.png

ثالثاً: ستظهر لك هذه النافذة، ومن خلالها قم بتحديد المستخدمين أو الإدارات الذين ستوجه الرسالة إليهم، أيضاً قم بإضافة نص في خانة المحتوى (وذلك في المراسلة الأولى فقط من القائمة)




image.png

رابعاً: من (خلال المراسلة الأولى في القائمة) قم باختيار (أيقونة تكرار إعادة التوجيه)، وذلك لتتم إضافة الحقول التالية: (إلى، نسخة، المحتوى) لجميع المراسلات في فائمة إعادة التوجيه المتعدد

image.png

خامسا: اختر إرسال لإعادة توجيه جميع المراسلات مرة واحدة، وبذلك يمكن توجيه مراسلات متعددة في إجراء واحد

ملاحظة: هذه الخاصية مرتبطه بـصلاحية داخل النظام يجب اعطائها للمستخدم قبل ان يستطيع الموظف بالاستفادة منها.

كيفية إستخدام محرك البحث

هذا الفصل يشرح طريقة إستخدام محرك البحث

كيفية إستخدام محرك البحث

إستخدام البحث المتقدم و البحث في الصندوق

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو


image.png









للبحث عن طريق الصندوق إضغط على الصندوق الذي تريد البحث داخله

 

image.png

 

 

  • عند الإنتهاء من المعايير، اضغط على بحث. ستظهر لك المراسلات التي تنطبق عليها المعايير المختاره
يمكنك البحث في أكثر من نوع، من ضمنها الآتي:-

-  البحث العام
  • الموضوع
  • رقم القيد
  • نوع المراسلة
  • نوع البحث 
  • الإدارة

-  البحث بالوارد

-  بحث بالأشخاص المرتبطون

-  البحث المتقدم

-  تواريخ المراسلات 

-  بحث بالمرفقات

ملاحظة هامه: يمكنكم استخدام الأدوات الآتية لتسهيل عملية البحث:-

  1. استخدام علامات التنصيص ("خطاب")
    في حين استخدام علامة التنصيص في بدايه و نهاية الكلمة، يعتبر امر اثناء البحث بأنك ترغب من النظام ان يظهر لك النتائج المطابقة 100% من الكلمة/ات داخل علامة التنصيص. (يظهر لك اي مراسلة تحتوي على الكلمة داخل علامة التنصيص بالضبط، بغض النظر اذا كان هناك كلمات أخرى ام لا).
  2. استخدام علامة الزائد (خطاب+اداري) 
    في حين استخدام علامة الزائد بين كلمتين يعتبر امر اثناء البحث بأنك ترغب من النظام ان يظهر لك نتائج البحث للكلمة الأولى كـالمعيار الرئيسي و الكلمة التي تليها بعد علامة الزائد بأنها ذات اهمية أيضاً.
  3. استخدام علامة الناقص (خطاب -اداري)
    في حين استخدام علامة الناقص بين كلمتين يعتبر امر اثناء البحث بأنك ترغب من النظام ان يظهر لك نتائج البحث للكلمة الأولى كـالمعيار الرئيسي و ان يستثني المراسلات التي تحتوي على الكلمة التي تليها.