دفتر موظف الإدارة

هذا الدفتر يشرح أساسيات دور (موظف الإدارة)

كيفية إنشاء المراسلات

هذا الفصل يشرح طريقة إنشاء المراسلات لموظف الإدارة و كل ما يتعلق بذلك

كيفية إنشاء المراسلات

إنشاء المراسلة الداخلية

لمشاهدة الفيديو إضغط هنا

  • ثانياً: اختر الصندوق الذي سترسل المراسلة منه، ثم اضغط على إنشاء



image.png

    • ثالثا: ابدء بتعبئة الحقول اللازمة:-

    1- المُرسل إليه * (هذا الحقل إلزامي)

    2- المُرسِل (هذا الحقل إلزامي)

    3- نسخة إلى طرف ثالث.

    4- موضوع المراسلة * (هذا الحقل إلزامي)

    5- نوع الخطاب * (هذا الحقل إلزامي)

    6- التصنيف الموضوعي (تصنيف ثانوي اختياري للمراسلة)

    7- نوع المراسلة (ما هو أصل المراسلة) (هذا الحقل إلزامي)      يجب اختيار ما بين إلكترونية أو عينية       

    8- مرتبطة بموعد (يجب ان تنتهي بتاريخ محدد)

    9 إلى 11 - حدد درجات المراسلة في السرية، الأهمية و الاسبقية. (هذه الحقول إلزامية)

    12- تحتاج إلى رد (لا يستطيع المستخدم ارشفتها او حذفها حتى ان يتم الرد عليها.)


  • رابعاً: بإمكانك إضافة محتوى للمراسلة من خلال الكتابة في هذا الحقل، كما يمكنك التعديل في نوع الخط، ترتيبه...الخ 
  • ملاحظة: يجب أن تتضمن أي مراسلة على مرفقات أو محتوى للمراسلة (واحد من الأمرين)


image.png













  • خامساً: يمكنك إضافة مرفق بالضغط على إضافة مرفق في اسفل الصفحة





image.png


كيفية إنشاء المراسلات

إنشاء المراسلة الصادرة

لمشاهدة الفيديو إضغط هنا 

توجد طريقتان لإنشاء مراسلة صادرة:

الطريقة الأولى كالآتي:-

 


image.png


















    • أولا:  اضغط على "مراسلة جديدة"،  ثم اختر "صادر"



 

image.png

  • ثانياً: قم بتحديد الإدارة المراد إنشاء الصادر بإسمها، ثم إضغط على "إنشاء"

 

 

 

image.png

  • ثالثاً: قم بتعبئة الحقول الآتية)

    1- المُرسل إليه     (هذا الحقل إلزامي)

    2- المُرسِل     (هذا الحقل إلزامي)

    3- نسخة إلى طرف ثالث.

    4- موضوع المراسلة *     (هذا الحقل إلزامي)

    5- نوع الخطاب *    (هذا الحقل إلزامي)

    6- التصنيف الموضوعي (تصنيف ثانوي اختياري للمراسلة)

    7- نوع المراسلة     (يجب تحديد ما إذا كنت عينية أو إلكترونية)

    8- مرتبطة بموعد (يجب ان تنتهي بتاريخ محدد)

    9- الجهه الصادر إليها (الجهه المراد التصدير إليها) *   (هذا الحقل إلزامي)
    10- طريقة الإرسال (ما هي طريقة إرسال المراسله؟)
    11 إلى 13- حدد درجات المراسلة في (السرية، الأهمية و الاسبقية). *   (هذا الحقل إلزامي)

    14- نسخة إلى جهه خارجية (قم بتحديدها)
    15- ملخص المعاملة

 

 


  • رابعاً: بإمكانك إضافة محتوى للمراسلة من خلال الكتابة في هذا الحقل، كما يمكنك التعديل في نوع الخط، ترتيبه...الخ

     ملاحظة: يلزم أن تحتوي أي مراسلة على أحد أمرين (المرفقات أو محتوة المراسلة)

 

 


image.png














  • خامسا: يمكنك إضافة مرفق بالضغط على إضافة مرفق في اسفل الصفحة

 


image.png


 

 

 

  • سادساً: لإضافة اكثر من مرفق، يجب الضغط على إضافة مرفق لإضافة سطر جديد.
    كل سطر يعبر عن نوع مرفق جديد. مثال: لديك ثلاث انواع مرفقات، حينها كل مرفق يكون في سطر 

    image.png

    • سابعاً: بإمكانك التعديل على المرفق، طباعته و تحميله

 

 



    • ثامناً: بعد اختيار علامة القلم للتعديل على المرفق، ستظهرلك هذه الخيارات
    • (كما هو موضح في الصورة)



     

    image.png

  • تاسعاً: عند الإنتهاء من المراسلة، إضغط على إرسال

 

 


  • عاشراً: بعد إرسال المراسلة ستظهر لك هذه النافذة، وتتضمن طباعة الآتي:
  •  (تذكرة المراجعة، رقم القيد، طباعة بيان التسليم، طباعة المراسلة، طباعة الملصق)

 

 

image.png

 

 

 

 


 

 

 

 

 

image.png

 

 

 

image.pngثالثا: بعد استعراض المراسلة، اذهب إلى الثلاث نقاط في يسار الشاشة، ثم اختر تصدير

 

 

 

image.png

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

رابعاً: ستظهر صفحة إنشاء المراسلة الصادرة (المعتادة)

 تأكد من أن تكون جميع الحقول الإلزامية معبأة، بعد ذلك يمكن إضافة محتوى أو مرفقات إضافية، ثم اضغط على إرسال

 

كيفية إنشاء المراسلات

إسترداد المراسلة

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو



image.png



image.png

image.png

 

  • ستظهر لك رسالة تأكيد على إسترداد المراسلة
كيفية إنشاء المراسلات

إستعراض المراسلة

لمشاهدة الفيديو إضغط هنا

 

لإستعراض مراسلة ما إتبع الخطوات الآتية:
  • إضغط على صناديق الإدارات

 

  • إختر صندوق الإدارة الذي به المراسلة
  • ملاحظة، في حال ان كانت المراسلة المراد استعراضها تم إرسالها سوف تكون في المرسلة، في حال ان لم ينتهي الموظف من إرسالها و ما يزال يعمل عليها، ستكون في المسودات، إن حُذفت ستكون في المحذوفات...الخ

 

كيفية إنشاء المراسلات

تتبع المراسلات

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو

 

  • لتتبع المراسلة اذهب إلى الصندوق الذي تم الرد على المراسلة او إنشائها منه


image.png

image.png


image.png


كيفية إنشاء المراسلات

الرد على المراسلة

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو




image.png

image.png

image.png

 

image.png


image.png













  • يمكنك إضافة مرفق بالضغط على إضافة مرفق في اسفل الصفحة

image.png





لإضافة اكثر من مرفق، يجب الضغط على إضافة مرفق لإضافة سطر جديد.
كل سطر يعبر عن نوع مرفق جديد.
مثال: لديك نوعان مرفقات 


image.png


  • الآتي خيارات تعديل المرفق

image.png

  • عند الإنتهاء من المراسلة، إضغط على إرسال
كيفية إنشاء المراسلات

إضافة مجموعة مفضلة

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو

 

image.png

 

لإضافة مجموعة مفضلة، إتبع الآتي.

 

image.png

 

  • قم بكتابة إسم المجموعة، وصفها و أضف مستخدمين او إدارات للمجموعة. ( هذا الحقل الزامي ) 

image.png

image.png


image.png

 

لإستخدام المجموعة اثناء الارسال، قم بإنشاء معاملة جديده، قم بكتابة اسم المجموعة او قم بالضغط على ايقونة الاضافة في حقل إلى.

 

image.png

كيفية إنشاء المراسلات

الإرسال إلى مجموعة مفضلة

لمشاهدة الفيديو إضغط هنا

 

لإرسال مراسلة إلى المجموعة المفضلة، إتبع الآتي.

  • إضغط على مراسلة جديدة في أعلى اليمين.


  • إختر نوع المراسلة


  • إختر الصندوق المراد الإنشاء منه

image.png

 

  • لإستخدام المجموعة اثناء الارسال، قم بإنشاء معاملة جديده، قم بكتابة اسم المجموعة او قم بالضغط على ايقونة الاضافة في حقل إلى.

image.png


كيفية إنشاء المراسلات

خاصية إعادة التوجيه

لمشاهدة الفيديو ( اضغط هنا )
عند استلام المراسلة يمكن للمستخدم أن يقوم بإعادة توجيه المراسلة لمستخدم آخر أو إدارة أخرى، 

من خلال التالي نستعرض طرق إعادة توجيه المراسلة:

ا

الطريقة الأولى: إعادة التوجيه من داخل المراسلة (أثناء استعراض المراسلة)

image.png

عند استعراض المراسلة في صندوق البريد، اذهب إلى أعلى يسار الشاشة، ثم اختر أيقونة إعادة التوجيه


لمشاهدة الفيديو ( اضغط هنا )

الطريقة الثانية: إعادة التوجيه من خارج المراسلة (بدون استعراض المراسلة)




image.png


لإعادة التوجيه من خارج المراسلة، حدد المراسلة ثم اختر على أيقونة إعادة التوجيه


كيفية إنشاء المراسلات

خاصية إعادة التوجيه المتعدد

يمكن للمستخدم أن يقوم بتوجيه عدة مراسلات في وقت واحد، وذلك من خلال خاصية إعادة التوجيه المتعدد

اتبع الخطوات التالية لإعادة توجيه عدة مراسلات في وقت واحد:





image.png

أولاً: اذهب إلى صندوق البريد الذي يحوي المراسلات

image.png



ثانياً: حدد على المراسلات التي تريد إعادة توجيهها، أو اختر تحديد الكل إن إعادة توجيه جميع المراسلات، ثم انقر على أيقونة إعادة التوجيه





image.png

ثالثاً: ستظهر لك هذه النافذة، ومن خلالها قم بتحديد المستخدمين أو الإدارات الذين ستوجه الرسالة إليهم، أيضاً قم بإضافة نص في خانة المحتوى (وذلك في المراسلة الأولى فقط من القائمة)



image.png

رابعاً: من (خلال المراسلة الأولى في القائمة) قم باختيار (أيقونة تكرار إعادة التوجيه)، وذلك لتتم إضافة الحقول التالية: (إلى، نسخة، المحتوى) لجميع المراسلات في فائمة إعادة التوجيه المتعدد

image.png

خامسا: اختر إرسال لإعادة توجيه جميع المراسلات مرة واحدة، وبذلك يمكن توجيه مراسلات متعددة في إجراء واحد

ملاحظة: هذه الخاصية مرتبطه بـصلاحية داخل النظام يجب اعطائها للمستخدم قبل ان يستطيع الموظف بالاستفادة منها.

كيفية البحث في الصندوق و البحث المتقدم

هذا الفصل يشرح طريقة البحث في صندوق البريد و إستخدام البحث المتقدم

كيفية البحث في الصندوق و البحث المتقدم

إستخدام البحث المتقدم و البحث في الصندوق

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو


image.png









 

 

image.png

 

image.png


  • لإستخدام البحث المتقدم، إضغط على البحث المتقدم، يمين الصفحة الرئيسية
  • يمكنك البحث بإستخدام معايير عديدة

 

  • عند الإنتهاء من المعايير، اضغط على بحث. ستظهر لك المراسلات التي تنطبق عليها المعايير المختاره
يمكنك البحث في أكثر من نوع، من ضمنها الآتي:-

-  البحث العام
  • الموضوع
  • رقم القيد
  • نوع المراسلة
  • نوع البحث 
  • الإدارة

-  البحث بالوارد

-  بحث بالأشخاص المرتبطون

-  البحث المتقدم

-  تواريخ المراسلات 

-  بحث بالمرفقات

ملاحظة هامه: يمكنكم استخدام الأدوات الآتية لتسهيل عملية البحث:-

1. استخدام علامات التنصيص ("خطاب")

 

في حين استخدام علامة التنصيص في بدايه و نهاية الكلمة، يعتبر امر اثناء البحث بأنك ترغب من النظام ان يظهر لك النتائج المطابقة 100% من الكلمة/ات داخل علامة التنصيص. (يظهر لك اي مراسلة تحتوي على الكلمة داخل علامة التنصيص بالضبط، بغض النظر اذا كان هناك كلمات أخرى ام لا).

2. استخدام علامة الزائد (خطاب+اداري) 

في حين استخدام علامة الزائد بين كلمتين يعتبر امر اثناء البحث بأنك ترغب من النظام ان يظهر لك نتائج البحث للكلمة الأولى كـالمعيار الرئيسي و الكلمة التي تليها بعد علامة الزائد بأنها ذات اهمية أيضاً.

3. استخدام علامة الناقص (خطاب -اداري)

في حين استخدام علامة الناقص بين كلمتين يعتبر امر اثناء البحث بأنك ترغب من النظام ان يظهر لك نتائج البحث للكلمة الأولى كـالمعيار الرئيسي و ان يستثني المراسلات التي تحتوي على الكلمة التي تليها.

 

 

 

 

 

 


كيفية إضافة التوقيع في النظام

هذا الفصل يشرح طريقة إضافة التوقيع في النظام و المرفق

كيفية إضافة التوقيع في النظام

إضافة التوقيع في النظام

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو

  • لإضافة توقيع داخل النظام ، إضغط على إعدادات المستخدم


  • إضغط على التوقيع
  • إضغط على إضافة توقيع جديد


  • وقع داخل الدفتر الالكتروني، يمكنك تعديل عرض الخط و لونه، يمكنك ايضا إرفاق صورة توقيعك
  • عند الإنتهاء من التوقيع، إضغط على إضافة لحفظ التوقيع
كيفية إضافة التوقيع في النظام

إضافة التوقيع في المرفق

لمشاهدة الفيديو إضغط هنا

 

  • لإضافة توقيع في المرفق، استعرض المرفق عبر الضغط على رز القلم
  • قم بالضغط على أيقونة التعديل في اعلى اليسار، ثم إضغط على رابع أيقونه من الأعلى لإضافة توقيع للمرفق
  • لإضافة التوقيع للمرفق ، إضغط على التوقيع، يمكنك سحب التوقيع و تعديل موقعه كما أردت
  • إن لم يكن هناك توقيع في النظام من قبل، إضغط على توقيع جديد لرسم توقيعك.
  • إضغط على إضافة لإضافته إلى قائمة التواقيع.
  • الصورة ادناه توضح شكل التوقيع حين الضغط على إضافة او الضغط على التوقيع نفسه.
كيفية إضافة التوقيع في النظام

كيفية اضافة ختم التوقيع الرقمي

image.png

ملاحظة: المقصود بال"ختم" هنا هو التوقيع الرقمي عبر المنصات مثل إمضاء، صادق و سرار.

 

كيفية الارسال إلى تطبيق التواقيع

كيفية الارسال إلى تطبيق التواقيع

كيفية إرسال/ إحالة المراسلة إلى تطبيق التواقيع

توجد طريقتين لإرسال المراسلة إلى تطبيق التواقيع.


1. توجيه مراسلة منشأه سابقاً إلى التطبيق
2. إنشاء مراسلة جديدة و إرسالها مباشرة للتطبيق

كلا الطريقتين متشابهه، الفرق هو حالة الاستخدام، حيث يتم استخدام الطريقة الأولى إن كانت المراسلة مُنشأه من قبل و لها تاريخ في النظام، استخدام
الطريقة الأولى لا يأخذ رقم قيد جديد بل يستمر بنفس رقم القيد، بينما استخدام الطريقة الثانية ينشئ رقم قيد جديد.

الطريقة الأولى:-

image.png

صورة 1 : قم باستعراض المراسلة المراد إحالتها

image.png


صورة 2 : قم بالضغط على ايقونة الإحالة إلى تطبيق التواقيع

image.png

image.png

صورة 3 & 4 : قم بتعبأة الحقول الأساسية

الحقول الأساسية هي: 
1- حقل "إلى"
2- حقل "نوع الخطاب"
3- حقل "الموضوع" (بالإمكان تعديل الموضوع او ابقائه كما هو)
4- حقل "ملخص المعاملة"
5- حقل "الإجراء المطلوب"

ملاحظة: يوجد هناك 3 انواع للإجراءات.
للرد: يُستخدم هذا الإجراء عند ارسال خطاب للرئيس يحتاج إلى رد.
للإحالة: يُستخدم هذا الإجراء عند إرسال خطاب للرئيس يتطلب الإحالة إلى إدارة معينه.
للتوقيع: يُستخدم هذا الإجراء عند إرسال خطاب للرئيس يتطلب التوقيع.

6- إضافة المرفق 

image.png


صورة 5:  تحديد المرفق الذي يتطلب الاجراء من خلال الضغط على المربع الموضع أدناه (يجب تحديد المرفق الذي يحتاج الاجراء)

image.png


صورة 6: عند اختيار اجراء "للتوقيع" هذا يتطلب الدخول على المرفق الذي يحتاج التوقيع لتحديد مكان التوقيع/التأشيره ، قم بالضغط على أيقونة التعديل اعلاها

image.png


صورة 7 : قم بتحديد مكان التوقيع/التأشيره 


image.png


صورة 8: قم بإرسال المعاملة للتطبيق. 

 

الطريقة الثانية:- 

image.png

صورة 1 : قم بالضغط على "مراسلة جديدة" ثم "داخلية للتطبيق"

image.png

image.png

صورة 2 & 3 : قم بتعبأة الحقول الأساسية

الحقول الأساسية هي: 
1- حقل "إلى"
2- حقل "نوع الخطاب"
3- حقل "الموضوع" (بالإمكان تعديل الموضوع او ابقائه كما هو)
4- حقل "ملخص المعاملة"
5- حقل "الإجراء المطلوب"

ملاحظة: يوجد هناك 3 انواع للإجراءات.
للرد: يُستخدم هذا الإجراء عند ارسال خطاب للرئيس يحتاج إلى رد.
للإحالة: يُستخدم هذا الإجراء عند إرسال خطاب للرئيس يتطلب الإحالة إلى إدارة معينه.
للتوقيع: يُستخدم هذا الإجراء عند إرسال خطاب للرئيس يتطلب التوقيع.

6- إضافة المرفق 

image.png


صورة 4:  تحديد المرفق الذي يتطلب الاجراء من خلال الضغط على المربع الموضع أدناه (يجب تحديد المرفق الذي يحتاج الاجراء)

image.png


صورة 5: عند اختيار اجراء "للتوقيع" هذا يتطلب الدخول على المرفق الذي يحتاج التوقيع لتحديد مكان التوقيع/التأشيره ، قم بالضغط على أيقونة التعديل اعلاها

image.png


صورة 6 : قم بتحديد مكان التوقيع/التأشيره 


image.png


صورة 7: قم بإرسال المعاملة للتطبيق. 


 

ملاحظة: هذه الخاصية مرتبطه بـصلاحية داخل النظام يجب اعطائها للمستخدم قبل ان يستطيع الموظف بالاستفادة منها.

كيفية إحالة المعاملة داخل النظام

كيفية إحالة المعاملة داخل النظام

كيفية استخدام نموذج الاحالة

لإحالة المعاملات باستخدام نموذج الاحالة يجب القيام بالآتي:- 

image.png


صورة 1- الدخول على الصندوق الذي به المعامله ثم الضغط على المزيد (الثلاث نقاط)

image.png


صورة 2- تحديد سبب الإحالة و  وجهة الاحالة

image.png

 صورة 3- الضغط على إرسال.

 

image.png

صورة 4: شكل المعاملة عند الارسال.

نظام مراسلات (يسر)

نظام مراسلات (يسر)

التوريد الإلكتروني


بإمكان المستخدم الذي لدي صلاحية الوارد الإلكتروني، أن يقوم بالتوريد الإلكتروني للمراسلات التي ترد من الجهات الخارجية، وذلك عبر اتباع الخطوات التالية:


اضغط هنا لمشاهدة الفيديو




image.png

أولاً: الذهاب إلى صندوق الإدارة الذي يحتوي على الوارد الإلكتروني، ثم اختيار الوارد الإلكتروني









الوارد الالكتروني .png

ثانياً: استعراض الوارد الإلكتروني، والاطلاع على المراسلات الواردة بشكل إلكتروني من الجهات الخارجية










قبول ورفض الوارد الالكتروني .png

ثالثاً: اختيار مراسلة واردة واستعراضها والاطلاع على المرفق، ومن ثم قبول المراسلة أو رفضها







image.png


رابعاً: في حال الرفض، ستظهر نافذة لتسجيل سبب الرفض، ومن ثم سيتم تسجيل المراسلة في تاريخ الوارد الإلكتروني، وسيسجل بأنها تم رفضها، مع ظهور سبب الرفض كنافذة صغيرة (Tag) على المراسلة.









image.png


خامساً: في حال قبول المراسلة، سيتم توجيه المستخدم إلى صفحة إنشاء المراسلة لإكمال تسجيل معلومات المراسلة الواردة، أيضاً سيتم تسجيل المراسلة في تاريخ الوارد الإلكتروني، وسيسجل بأن تم استلامها
بعد إنشاء المراسلة الواردة، ستظهر في علبة الوارد في صندوق الإدارة الذي يحتوي على الوارد الإلكتروني


نظام مراسلات (يسر)

التصدير الإلكتروني

بإمكان المستخدم الذي لدي صلاحية التصدير بواسطة يَسِّرْ، أن يقوم التصدير الإلكتروني للمراسلات إلى  الجهات الخارجية،
وذلك للجهات المرتبطة مع نظام مراسلات (يَسِّرْ)، والتي تم إضافة يَسِّرْ كود لها من خلال إدارة الجهات في النظام، وذلك عبر اتباع الخطوات التالية:

اضغط هنا لمشاهدة الفيديو









image.png


image.png


أولاً: قم بإنشاء مراسلة صادرة، أو صَدِّرْ مراسلة داخلية أو واردة، واختر الجهة الخارجية المصدر إليها،
كما هو موضح في الصورة






image.png



ثانياً: بعد إنشاء المراسلة الصادرة، اذهب لصندوق إدارة الصادر، واستعرض المراسلات في علبة الوارد







image.png

image.png


ثالثاً: اختر المراسة من علبة الوارد في صندوق إدارة الصادر، ومن ثم قم بتصديرها نهائيا،
واختر تصدير إلكتروني كطريقة التصدير، وبذلك تكون المراسلة قد صدرت إلكترونياً إلى الجهة المحددة.









image.png

رابعاً: بعد التصدير النهائي بشكل إلكتروني: اذهب إلى علبة مراسلات تم تصديرها في صندوق إدارة الصادر،
ستجد أن هناك إشارة صغيرة بالأزرق (Tag) تفيد بأن المراسلة مصدرة إلكترونياً









image.png



خامسا: اختر احد المراسلات المصدرة إلكترونياً للحصول على معلومات إضافية حول المراسلة،
ومنها حالة المراسلة (تم استلامها، تم رفضها، معلقة، فشل)، وشرح هذه الحالات كما يلي:
1- تم استلامها: تعني أن الجهة الخارجية المصدر إليها قد قبلت المراسلة.
2- تم رفضها: تعني أن الجهة الخارجية المصدر إليها قد رفضت المراسلة
3- معلقة: تعني أن المراسلة حالياً في الوارد الإلكتروني للجهة الخارجية ولم يتم قبولها أو رفضها
4- فشل: تعني أن المراسلة لم تصل إلى الجهة الخارجية بسبب مشكلة فنية.







نظام مراسلات (يسر)

إعدادات نظام مراسلات (يسر)

سنتعلم في هذا الدرس كيفية تفعيل إعدادات نظام مراسلات (يسر)، وذلك عبر الخطوات التالية:


ملاحظة /  يلزم أن يقوم بهذا الإجراءات مدير النظام أو من لديه دور مدير النظام


أولا: تفعيل الوارد الإلكتروني:

لمشاهدة الفيديو انقر هنا

يتم تفعيل الوارد الإلكتروني من خلال الذهاب إلى إعدادت النظام، ثم الذهاب إلى أسفل الشاشة:
(إعدادت الوارد الإلكتروني)، بعد ذلك يتم تخصيص إعدادات ثلاثة من الخيارات:






image.png


image.png

1- تفعيل أو تعطيل الوارد الإلكتروني 










image.png

image.png


2- اختيار صندوق الإدارة المخصص للتوريد الإلكتروني

ملاحظة/ يمكن اختيار صندوق إدارة واحد فقط للوارد الإكتروني









image.png

image.png


3- تفعيل صلاحية الوارد الإلكتروني لعدد محدد من المستخدمين








ثانياً: تفعيل التصدير الإلكتروني

لمشاهدة الفيديو انقر هنا

يتم تفعيل خاصية التصدير الإلكتروني عبر نظام مراسلات (يسر)، وذلك عن طريق إجراء عدد من الخطوات:




image.png

image.png


1- تفعيل صلاحية التصدير بواسطة يسر
وذلك من خلال الذهاب إلى الإعدادات، إدارة النظام، الأدْوار، أَدْوارُ الإدارات المشتركة، اختيار الدور المحدد، على سبيل المثال: دور موظف  صادر،
ثم صلاحيات مراسلات الإدارة،  ومن ثم تفعيل صلاحية التصدير بواسطة يَسِّرْ.

2- إضافة يسر كود للجهات الخارجية التي سيتم التصدير إلكترونياً إليها

يَلْزِمُ إضافة يسر كود للجهات الخارجية التي سيتم التصدير إلكترونياً إليها، ويشترط أن تكون قد أتمت الربط  مع نظام مراسلات (يسر)، يتم الحصول على هذه الأكواد من هيئة الحكومة الرقمية (DGA).
يتم إضافة يسر كود للجهات الخارجية من خلال الخطوات التالية:








image.png


1-  الذهاب إلى إعدادات المراسلات، ثم إدارة الجهات









image.png


2- اختر تعديل عند الجهة الخارجية التي تريد إضافة يسر كود لها، ومن ثم أضف يسر كود في الحقل المخصص.




اعدادات المستخدم

اعدادات المستخدم

إعداد قوالب المراسلات

يمكن للمستخدم إعداد قوالب جاهزة للمراسلات، بحيث يتم حفظ حقول المراسة الأساسية، ليتم تعبئتها لاحقاً بشكل تلقائي.

لمشاهدة الفيديو اضغط هنا


أولاً: يتم حفظ قالب المراسلة من خلال الطرق التالية:




image.png،

image.png





























الطريقة الأولى: حفظ القالب أثناء إنشاء المراسلة
قم بإنشاء مراسلة (واردة، صادرة، داخلية)، وبعد تعبئة الحقول، اذهب إلى أسفل الصفحة واختر أيقونة
(حفظ كقالب)، ثم سجل: اسم القالب.

سيتم حفظ الحقول التالية:
1- نوع الخطاب
2- التصنيف الموضوعي
3- نوع المراسلة / نوع المحتوى
4- الجهة الوارد منها / الجهة الصادر إليها
5- درجة السرية
6-درجة الأهمية
7- درجة الأسبقية
8- طريقة الاستقبال








image.png


image.png

الطريقة الثانية: حفظ قوالب المراسلات من خلال إعدادات المستخدم

من خلال شريط القوائم الأيمن، اذهب إلى إعدادات المستخدم، ثم اختر قوالب المراسلات










image.png



1- يمكنك إضافة قالب مراسلة جديد
بإمكانك اختيار هذه الحقول في القالب الجديد:

1- اسم القالب
2- نوع المراسلة
3- نوع الخطاب
4- التصنيف الموضوعي
5- نوع المحتوى
6- درجة السرية
7- درجة الأهمية
8- درجة الأسبقية
9- طريقة الاستقبال
10- الجهة الوارد منها 















image.png

image.png


2- يمكنك التعديل على القوالب التي تم إنشائها مسبقاً، من خلال النقر على تعديل على القالب












ثانياً: لتفعيل وتطبيق قالب المراسلات على المراسلة، اتبع التالي:




image.png


1- أثناء إنشاء المراسلة، يوجد في أعلى المراسلة أيقونة اختر قالب (انقر عليه)








image.png


















2- اختر القالب الذي تريد تطبيقه على حقول المراسلة