كيفية إنشاء المراسلات

هذا الفصل يشرح طريقة إنشاء المراسلات لموظف الإدارة و كل ما يتعلق بذلك

إنشاء المراسلة الداخلية

لمشاهدة الفيديو إضغط هنا

  • ثانياً: اختر الصندوق الذي سترسل المراسلة منه، ثم اضغط على إنشاء



image.png

    • ثالثا: ابدء بتعبئة الحقول اللازمة:-

    1- المُرسل إليه * (هذا الحقل إلزامي)

    2- المُرسِل (هذا الحقل إلزامي)

    3- نسخة إلى طرف ثالث.

    4- موضوع المراسلة * (هذا الحقل إلزامي)

    5- نوع الخطاب * (هذا الحقل إلزامي)

    6- التصنيف الموضوعي (تصنيف ثانوي اختياري للمراسلة)

    7- نوع المراسلة (ما هو أصل المراسلة) (هذا الحقل إلزامي)      يجب اختيار ما بين إلكترونية أو عينية       

    8- مرتبطة بموعد (يجب ان تنتهي بتاريخ محدد)

    9 إلى 11 - حدد درجات المراسلة في السرية، الأهمية و الاسبقية. (هذه الحقول إلزامية)

    12- تحتاج إلى رد (لا يستطيع المستخدم ارشفتها او حذفها حتى ان يتم الرد عليها.)


  • رابعاً: بإمكانك إضافة محتوى للمراسلة من خلال الكتابة في هذا الحقل، كما يمكنك التعديل في نوع الخط، ترتيبه...الخ 
  • ملاحظة: يجب أن تتضمن أي مراسلة على مرفقات أو محتوى للمراسلة (واحد من الأمرين)


image.png













  • خامساً: يمكنك إضافة مرفق بالضغط على إضافة مرفق في اسفل الصفحة





image.png


إنشاء المراسلة الصادرة

لمشاهدة الفيديو إضغط هنا 

توجد طريقتان لإنشاء مراسلة صادرة:

الطريقة الأولى كالآتي:-

 


image.png


















    • أولا:  اضغط على "مراسلة جديدة"،  ثم اختر "صادر"



 

image.png

  • ثانياً: قم بتحديد الإدارة المراد إنشاء الصادر بإسمها، ثم إضغط على "إنشاء"

 

 

 

image.png

  • ثالثاً: قم بتعبئة الحقول الآتية)

    1- المُرسل إليه     (هذا الحقل إلزامي)

    2- المُرسِل     (هذا الحقل إلزامي)

    3- نسخة إلى طرف ثالث.

    4- موضوع المراسلة *     (هذا الحقل إلزامي)

    5- نوع الخطاب *    (هذا الحقل إلزامي)

    6- التصنيف الموضوعي (تصنيف ثانوي اختياري للمراسلة)

    7- نوع المراسلة     (يجب تحديد ما إذا كنت عينية أو إلكترونية)

    8- مرتبطة بموعد (يجب ان تنتهي بتاريخ محدد)

    9- الجهه الصادر إليها (الجهه المراد التصدير إليها) *   (هذا الحقل إلزامي)
    10- طريقة الإرسال (ما هي طريقة إرسال المراسله؟)
    11 إلى 13- حدد درجات المراسلة في (السرية، الأهمية و الاسبقية). *   (هذا الحقل إلزامي)

    14- نسخة إلى جهه خارجية (قم بتحديدها)
    15- ملخص المعاملة

 

 


  • رابعاً: بإمكانك إضافة محتوى للمراسلة من خلال الكتابة في هذا الحقل، كما يمكنك التعديل في نوع الخط، ترتيبه...الخ

     ملاحظة: يلزم أن تحتوي أي مراسلة على أحد أمرين (المرفقات أو محتوة المراسلة)

 

 


image.png














  • خامسا: يمكنك إضافة مرفق بالضغط على إضافة مرفق في اسفل الصفحة

 


image.png


 

 

 

  • سادساً: لإضافة اكثر من مرفق، يجب الضغط على إضافة مرفق لإضافة سطر جديد.
    كل سطر يعبر عن نوع مرفق جديد. مثال: لديك ثلاث انواع مرفقات، حينها كل مرفق يكون في سطر 

    image.png

    • سابعاً: بإمكانك التعديل على المرفق، طباعته و تحميله

 

 



    • ثامناً: بعد اختيار علامة القلم للتعديل على المرفق، ستظهرلك هذه الخيارات
    • (كما هو موضح في الصورة)



     

    image.png

  • تاسعاً: عند الإنتهاء من المراسلة، إضغط على إرسال

 

 


  • عاشراً: بعد إرسال المراسلة ستظهر لك هذه النافذة، وتتضمن طباعة الآتي:
  •  (تذكرة المراجعة، رقم القيد، طباعة بيان التسليم، طباعة المراسلة، طباعة الملصق)

 

 

image.png

 

 

 

 


 

 

 

 

 

image.png

 

 

 

image.pngثالثا: بعد استعراض المراسلة، اذهب إلى الثلاث نقاط في يسار الشاشة، ثم اختر تصدير

 

 

 

image.png

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

رابعاً: ستظهر صفحة إنشاء المراسلة الصادرة (المعتادة)

 تأكد من أن تكون جميع الحقول الإلزامية معبأة، بعد ذلك يمكن إضافة محتوى أو مرفقات إضافية، ثم اضغط على إرسال

 

إسترداد المراسلة

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو



image.png



image.png

image.png

 

  • ستظهر لك رسالة تأكيد على إسترداد المراسلة

إستعراض المراسلة

لمشاهدة الفيديو إضغط هنا

 

لإستعراض مراسلة ما إتبع الخطوات الآتية:
  • إضغط على صناديق الإدارات

 

  • إختر صندوق الإدارة الذي به المراسلة
  • ملاحظة، في حال ان كانت المراسلة المراد استعراضها تم إرسالها سوف تكون في المرسلة، في حال ان لم ينتهي الموظف من إرسالها و ما يزال يعمل عليها، ستكون في المسودات، إن حُذفت ستكون في المحذوفات...الخ

 

تتبع المراسلات

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو

 

  • لتتبع المراسلة اذهب إلى الصندوق الذي تم الرد على المراسلة او إنشائها منه


image.png

image.png


image.png


الرد على المراسلة

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو




image.png

image.png

image.png

 

image.png


image.png













  • يمكنك إضافة مرفق بالضغط على إضافة مرفق في اسفل الصفحة

image.png





لإضافة اكثر من مرفق، يجب الضغط على إضافة مرفق لإضافة سطر جديد.
كل سطر يعبر عن نوع مرفق جديد.
مثال: لديك نوعان مرفقات 


image.png


  • الآتي خيارات تعديل المرفق

image.png

  • عند الإنتهاء من المراسلة، إضغط على إرسال

إضافة مجموعة مفضلة

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو

 

image.png

 

لإضافة مجموعة مفضلة، إتبع الآتي.

 

image.png

 

  • قم بكتابة إسم المجموعة، وصفها و أضف مستخدمين او إدارات للمجموعة. ( هذا الحقل الزامي ) 

image.png

image.png


image.png

 

لإستخدام المجموعة اثناء الارسال، قم بإنشاء معاملة جديده، قم بكتابة اسم المجموعة او قم بالضغط على ايقونة الاضافة في حقل إلى.

 

image.png

الإرسال إلى مجموعة مفضلة

لمشاهدة الفيديو إضغط هنا

 

لإرسال مراسلة إلى المجموعة المفضلة، إتبع الآتي.

  • إضغط على مراسلة جديدة في أعلى اليمين.


  • إختر نوع المراسلة


  • إختر الصندوق المراد الإنشاء منه

image.png

 

  • لإستخدام المجموعة اثناء الارسال، قم بإنشاء معاملة جديده، قم بكتابة اسم المجموعة او قم بالضغط على ايقونة الاضافة في حقل إلى.

image.png


خاصية إعادة التوجيه

لمشاهدة الفيديو ( اضغط هنا )
عند استلام المراسلة يمكن للمستخدم أن يقوم بإعادة توجيه المراسلة لمستخدم آخر أو إدارة أخرى، 

من خلال التالي نستعرض طرق إعادة توجيه المراسلة:

ا

الطريقة الأولى: إعادة التوجيه من داخل المراسلة (أثناء استعراض المراسلة)

image.png

عند استعراض المراسلة في صندوق البريد، اذهب إلى أعلى يسار الشاشة، ثم اختر أيقونة إعادة التوجيه


لمشاهدة الفيديو ( اضغط هنا )

الطريقة الثانية: إعادة التوجيه من خارج المراسلة (بدون استعراض المراسلة)




image.png


لإعادة التوجيه من خارج المراسلة، حدد المراسلة ثم اختر على أيقونة إعادة التوجيه


خاصية إعادة التوجيه المتعدد

يمكن للمستخدم أن يقوم بتوجيه عدة مراسلات في وقت واحد، وذلك من خلال خاصية إعادة التوجيه المتعدد

اتبع الخطوات التالية لإعادة توجيه عدة مراسلات في وقت واحد:





image.png

أولاً: اذهب إلى صندوق البريد الذي يحوي المراسلات

image.png



ثانياً: حدد على المراسلات التي تريد إعادة توجيهها، أو اختر تحديد الكل إن إعادة توجيه جميع المراسلات، ثم انقر على أيقونة إعادة التوجيه





image.png

ثالثاً: ستظهر لك هذه النافذة، ومن خلالها قم بتحديد المستخدمين أو الإدارات الذين ستوجه الرسالة إليهم، أيضاً قم بإضافة نص في خانة المحتوى (وذلك في المراسلة الأولى فقط من القائمة)



image.png

رابعاً: من (خلال المراسلة الأولى في القائمة) قم باختيار (أيقونة تكرار إعادة التوجيه)، وذلك لتتم إضافة الحقول التالية: (إلى، نسخة، المحتوى) لجميع المراسلات في فائمة إعادة التوجيه المتعدد

image.png

خامسا: اختر إرسال لإعادة توجيه جميع المراسلات مرة واحدة، وبذلك يمكن توجيه مراسلات متعددة في إجراء واحد

ملاحظة: هذه الخاصية مرتبطه بـصلاحية داخل النظام يجب اعطائها للمستخدم قبل ان يستطيع الموظف بالاستفادة منها.