دفتر مدير النظام

هذا الدفتر يشرح أساسيات دور (مدير النظام)

كيفية الوصول إلى إدارة النظام

هذا الفصل يشرح طريقة الوصول إلى إدارة النظام

كيفية الوصول إلى إدارة النظام

الوصول إلى إدارة النظام

 

إضغط هنا للفيديو

  • للوصول إلى إدارة النظام، اتبع الآتي:
في الشريط الأيمن إضغط على إعدادات

  • إضغط على إدارة النظام

image.png

ستظهر لك صفحة بها الآتي: مدير المستخدمين، الأدوار ، الهيكل التنظيمي، التنبيهات و سياسات التصعيد.
  • مدير المستخدمين

مدير المستخدمين يظهر لك قائمة المستخدمين المسجلين داخل نظام و المعلومات الخاصة بحسابه مثل إدارته، تاريخ إنشاء الحساب، حالته...الخ

  • الأدوار

قائمة الأدوار تظهر لك قائمة الأدوار المرتبطة بصلاحيات الموظفين على نطاق النظام ، و تسمى "الأدوار بالنظام" ، قائمة ادوار الإدارات المشتركة تنعكس في صلاحيات الموظف داخل الإدارة المعنية

  • الهيكل التنظيمي

الهيكل التنظيمي يعكس هيكل المنظمة و كل إدارة و مستواها و ما تحتها و ما فوقها

  • التنبيهات

التنبيهات تعكس الإيميلات المرسلة من النظام إلى المستخدم النهائي.

  • سياسات التصعيد

سياسات التصعيد تعكس سياسات التصعيد داخل النظام في حال مضي مراسلة ما في النظام لمدة معينه من الزمن، في حال إنقضاء تلك الفترة يتم أخذ إجراءات تلقائيا من قبل النظام.

image.png

يمكن إضافة سياسة تصعيد جديدة بالضغط على خيار ( إضافة سياسة جديدة ).

image.png

  1. الاسم بالعربي: إضافة اسم السياسة باللغة العربية
  2. الاسم بالانجليزي: إضافة اسم السياسة باللغة الانجليزية
  3. الوصف: إضافة وصف للسياسة الجديدة
  4. التقويم: يوجد نوعين من التقويم:

يمكن تحديد ساعات بداية الدوام وساعات نهاية الدوام 

    5. يمكن تحديد أيام الاجازة الأسبوعية. 

image.png

يمكن إضافة عطلة رسمية مثال: عيد الفطر، عيد الأضحى، اليوم الوطني، يوم التأسيس.

image.png

  1. الاسم بالعربي 
  2. الاسم بالانجليزي 
  3. الوصف 
  4. التاريخ: تحديد التاريخ البداية والنهاية

image.png

  1. اسم الإجراء: يمكن تسمية الإجراء حسب ما نوع الاجراء
  1. تحديد وقت المراسلة تكون متأخرة عند تجاوزها: يمكنك تحديد الوقت بعدد الأيام أو بعدد الساعات
  2. تحديد نوع المراسلة: يمكن تحديد نوع أو أكثر للمراسلات
  3. تحتاج إلى رد: يمكن إضافة المراسلات التي تحتاج الى رد من ضمن السياسة أو لا
  4. درجة الأسبقية: تحديد درجة الأسبقية

image.png

يمكن إضافة عدة تنبيهات على الإجراء على حسب نوع التنبيه

  1. نوع التنبيه: يمكن اضافة نوع التنبيه أو تغييره
  2. وقت التنفيذ: يمكن اختيار وقت التنفيذ بعدد الأيام او عدد الساعات
  3. نوع التنبيهات: يمكن اختيار الرسائل النصية او البريد الالكتروني

تنبيه: جميع الاجراءات ماعدا " تنبيه بقرب انتهاء المدة " يجب أن تكون بتاريخ ووقت لاحق لتاريخ ووقت اعتبار المراسلة متأخرة

1st image for Storage.png

  • المساحة التخزينية

المساحة التخزينية الإضافية تعبر عن إجمالي، المحتجز، الإضافي المساحة للبيئة الخاصة بك.

يمكنك إضافة مساحة للمستخدمين و الإدارات كما هو موضح في الصور أدناها:

To request storage.png

يمكنه تحديد وحده التخزين و تحديد المساحة المطلوبة، ثم إرسالها إلى مدير النظام.

To add Storage.png

هذه الشاشة تمكنك من إضافة المساحة للمستخدم/الإدارة المختارة.

يمكنك أيضا تحديد وحدة التخزين و الكمية للمساحة المضافة

كيفية الوصول إلى إدارة النظام

كيفية اضافة مستخدمين للنظام

في الشريط الأيمن إضغط على إعدادات

  • إضغط على إدارة النظام
ستظهر لك صفحة بها الآتي: مدير المستخدمين، الأدوار ، الهيكل التنظيمي، التنبيهات و سياسات التصعيد.
  • مدير المستخدمين

مدير المستخدمين يظهر لك قائمة المستخدمين المسجلين داخل نظام و المعلومات الخاصة بحسابه مثل إدارته، تاريخ إنشاء الحساب، حالته...الخ

image.png

يمكنك أيضاً إضافة مستخدمين من خلال الضغط على "إضافة جديد" في أعلى اليمين ثم القيام بالآتي:-
  1. كتابة اسم المستخدم. (يجب ان يكون بالإنجليزي وبدون مسافات او علامات رمزية.) ( هذا حقل إلزامي*) 
  2. الاسم بالعربي. ( هذا حقل إلزامي*)
  3. الاسم بالإنجليزي. ( هذا حقل إلزامي*)
  4. نوع التعريف (الإقامة او الهوية). ( هذا حقل إلزامي*)
  5. رقم التعريف (الإقامة او الهوية). ( هذا حقل إلزامي*)
  6. البريد الإلكتروني. (البريد الإلكتروني للمستخدم) ( هذا حقل إلزامي*)
  7. رقم الجوال. (رقم هاتف المستخدم) ( هذا حقل إلزامي*)
  8. درجة السرية. (درجة سرية المستخدم، يسمح هذا الحقل بالتحكم بسرية المعاملات التي يستطيع المستخدم الإطلاع عليها.) ( هذا حقل إلزامي*)
  9. الإدارة الرئيسية. (قم بالضغط على ايقونة الاضافة و اختر الإدارة الرئيسية للمستخدم، يقترح سؤال موظف نجاحات العملاء عن الإدارة الرئيسية قبل إدخالها.) ( هذا حقل إلزامي*)
  • قم بتحديد الآتي:- 
  1. درجة سرية بيانات المستخدم. (تعني سرية المعاملات التي يقوم بإنشائها المستخدم)
  2. اللقب. (غير الزامي)
  3. الصورة. (غير الزامي)

image.png

  1. درجة سرية بيانات المستخدم. (تعني سرية المعاملات التي يقوم بإنشائها المستخدم)
  2. اللقب. (غير الزامي)
  3. الصورة. (غير الزامي)

image.png

image.png

  1. مفعل دائم. (دائم التفعيل)
  2. مفعل مؤقت. (تسمح هذه الحاله في تحديد فترة زمنية يكن فيها الحساب قيد التفعيل، في حين انقضاء الفترة، يتم اغلاق الحساب تلقائيا)
  3. معطل دائم. (حذف الحساب و إستعاده الرخصة الخاصة بالحساب)
  4. معطل مؤقت. (تعطيل مؤقت لحسابٍ ما و تحديد فترة زمنية له)
كيفية الوصول إلى إدارة النظام

كيفية تسكين المستخدم في إدارته و إعطائه الدور الخاص به

image.png

لإضافة مستخدم إلى إدارته، قم بالآتي:- 


image.png

image.png

image.png

image.png

  1. أساسي. (ليس لها تأثير حالياً)
  2. مجموعة الصادر والوارد. (يجب ان يكون هنالك مستخدم واحد عالأقل من مجموعة الصادر و الوارد، اذا لم يكن هناك فرد في المجموعة لن يمكن الارسال إلى الادارة ولن يمكن ايضاً ارسال الصادر و الوارد من قبل هذا المستخدم في هذه الادارة)
  3. الوصف. (اختياري)

image.png

image.png

image.png

image.png

image.png


لإضافة الصلاحيات للمستخدم على الادارة المعنية، قم بالضغط على ايقونة الشخص في اسفل "دور المستخدم في الإدارة" و قم بتحديد الدور.

وبهذه الطريقة قمت بإعطاء الصلاحية للمستخدم على إدارته.

كيفية الوصول إلى إدارة النظام

كيفية اضافة صلاحية إلى دور


  • للوصول إلى إدارة النظام، اتبع الآتي:
في الشريط الأيمن إضغط على إعدادات
  • إضغط على إدارة النظام

ستظهر لك صفحة بها الآتي: مدير المستخدمين، الأدوار ، الهيكل التنظيمي، التنبيهات و سياسات التصعيد.
  • مدير المستخدمين

مدير المستخدمين يظهر لك قائمة المستخدمين المسجلين داخل نظام و المعلومات الخاصة بحسابه مثل إدارته، تاريخ إنشاء الحساب، حالته...الخ


image.png

  • الأدوار

قائمة الأدوار تظهر لك قائمة الأدوار المرتبطة بصلاحيات الموظفين على نطاق النظام ، و تسمى "الأدوار بالنظام" ، قائمة ادوار الإدارات المشتركة تنعكس في صلاحيات الموظف داخل الإدارة المضاف عليها المستخدم.

ادناه صورة لأدوار النظام:-

image.png

لتعديل صلاحية الدور، قم بالضغط على القلم في اليسار لإستعراض الصلاحيات.

ستظهر لك قائمة انواع الصلاحيات.

بالضغط على السهم في يمين القائمة المختارة يتم إدراج الصلاحيات المرتبطة بالقائمة المعنية.

هناك 4 قوائم للصلاحيات و هي كالآتي:-

1. إعدادات النظام

إعدادات النظام تخص التحكم بأساس النظام، وذلك يشمل اعدادات رئيسية مثل التحكم بأنواع المرفقات، مسميات الحقول، درجات السرية و ترتيبها..وغيرها الكثير من الإعدادات وفي الأساس تم تفعيلها لمدير النظام حيث انه هو الشخص الوحيد المخول للتحكم بالإعدادات.

2. إدارة النظام

إدارة النظام تختص في التحكم في معايير إدارة النظام، و ذلك ينطبق على إدارة المستخدمين و إضافتهم للنظام، التحكم بصلاحياتهم، التعديل على الهيكله و غيرها.

3. صلاحيات مراسلاتي

صلاحيات مراسلاتي تختص في التحكم على المراسلات و الصلاحيات على المراسلات بحد ذاتها وذلك يتضمن قدرة الإنشاء، الرد، إعادة التوجيه..وغيرها.

4. صلاحيات الإرسال

صلاحيات الإرسال تختص في التحكم في نطاق الإرسال، حيث يمكنك تخصيص إدارات معينه ليتم الإرسال إليها و إستثناء إدارات لكي لا يستطيع المستخدم من تخصيصها لكن لا يقترح التخصيص الدقيق في هذه الصلاحيات و الإكتفاء بتفعيل اول صلاحيتان من صلاحيات الإرسال (إرسال إلى كل المستخدمين، إرسال إلى كل الإدارات)

قم بتفعيل الصلاحية المرغوب بها ثم قم بالضغط على حفظ في الأسفل.

image.png


image.png

أدوار الإدارات المشتركة مشابهه لأدوار النظام العادية، الإختلاف الوحيد هو المسمى، و ان تلك الأدوار تنطبق فقط على الإدارات.


image.png

إجراء التعديل كما تم توضيحه، هو الضغط على القلم ثم ستظهر قائمة الصلاحيات.

هنالك نوعان من أدوار الإدارات:-

الدور الداخلي خاص بالإدارات الداخلية و الوارده، دور الاتصالات الادارية خاص بإدارة الصادر للنظام حيث انه الصلاحيات مختلفة ما بينهم.

هنالك نوعان من صلاحيات أدوار الإدارات:-

صلاحيات الإدارة تختص في الصلاحيات الرمزية للإدارة كـعرض الصندوق، البحث في الصندوق و إعدادات الصندوق

صلاحيات مراسلات الإدارة تختص في صلاحيات الإنشاء و الإجراءات و غيرها من الصلاحيات.


كيفية الوصول إلى إدارة النظام

كيفية حذف المستخدمين من النظام

image.png

image.pngستظهر لك صفحة بها الآتي: مدير المستخدمين، الأدوار ، الهيكل التنظيمي، التنبيهات و سياسات التصعيد.

 

image.png

  • مدير المستخدمين

مدير المستخدمين يظهر لك قائمة المستخدمين المسجلين داخل نظام و المعلومات الخاصة بحسابه مثل إدارته، تاريخ إنشاء الحساب، حالته...الخ

 

image.png

 

 

كيفية الوصول إلى إدارة النظام

خاصية مسار المراسلة

ماهي خاصية مسار المراسلة:
تفيد خاصية مسار المراسلة في تحديد مسار ثابت وإلزامي للمراسلة أثناء تداولها داخل نظام الاتصالات الإدارية، وذلك للمراسلات التي تتكرر بشكل دوري في المنظمة، بحيث عندما تصل المراسلة للمستقبل يحدد النظام تلقائياً الإدارة التي سترسل لها المراسلة في حال قام المستخدم بإعادة توجيهها.

تفيد خاصية مسار المراسلة في الحفاظ على مسار ثابت للمراسلة، وذلك للإجراءات الثابتة في الجهة أو المنظمة، مثل مسار إدارة المشتريات والعقود، من إعداد طلب التسعير إلى إصدار أمر الشراء.

لمشاهدة الفيديو اضغط هنا



أولاً: كيفية إنشاء مسار للمراسلة



1- اذهب إلى إدارة النظام، ثم اذهب إلى قائمة مسار المراسلة

image.png




2- قم بإضافة مسار جديد وسجل المعلومات التالية:

1- اسم مسار المراسلة
2- وصف مسار المراسلة
3- مستوى المسار (مستوى النظام / مستوى الإدارة)

image.png

image.png









3- قم بإضافة تفاصيل وبنود مسار المراسلة (وهي البنود الخاصة بالمسار، بالإضافة إلى المستخدمين المحددين أو صناديق الإدارات المحددة في المسار)



image.png








الطريقة الأولى: إضافة بنود المسار وفقاً للمستخدمين .

يتم إضافة بنود مسار المراسلة بالترتيب، وفقاً للبند وللمستخدم، ومن ثم إضافة المسار (انظر بالأسفل)

image.png

image.png

image.png

image.png

image.png

image.png

الطريقة الثانية: إضافة بنود المسار وفقاً لصناديق للإدارات.
اضغط هنا لمشاهدة الفيديو



يتم إضافة بنود مسار المراسلة بالترتيب، وفقاً للبند وصناديق الإدارات، ومن ثم إضافة المسار (انظر بالأسفل)

image.png

image.png

image.png

image.png

image.png



image.png




4- بإمكانك تعديل المسار لاحقاً، من خلال القلم الأزرق:

image.png





5- عند إنشاء مراسلة جديدة اختر (مسار المراسلة في حقل إلى)
وذلك للتأكد أن المراسلة ستمضي وفقاً للمسار المحدد (مسار إدارة العقود والمشتريات)

image.png

image.png


6- بعد ذلك قم بتعبئة حقول المراسلة وإرسالها، 

image.png






7- عندما يقوم الشخص المستلم بإعادة توجيه هذه المراسلة، سيحدد النظام تلقائياً الجهة المستلمة (إلى) وفقاً للمسار

image.png

image.png





8- يمكن الاطلاع على تفاصيل وحركات مسار المراسلة من خلال قائمة خصائص المراسلة، والتي تكون في يسار شاشة صندوق البريد، وذلك في علبة البريد أو علبة المرسلة (كما هو موضح في الصورة)

 


image.png

 

image.png

 

 

صلاحيات المستخدم في النظام

صلاحيات المستخدم في النظام

ما هي صلاحيات المستخدم في النظام؟

لـمشاهدة الفيديو، قم بالضغط هنا

صلاحيات المستخدم هي مدى قدرته على التحكم في النظام. على نطاقه الشخصي، هذا يشمل صلاحياته للإرسال، إستخراجه للتقارير و غيرها من الاجراءات التي يستطيع القيام بها بحسابه الخاص

ما هي الصلاحيات الممكن إعطائها في النظام؟

الآتي انواع الصلاحيات في النظام:-

  1. صلاحيات إعدادات النظام.
    إعدادات النظام قائمة مُدرجة للصلاحيات الخاصة في التحكم في إعدادات النظام.

     

    image.png

    image.png

  2. صلاحيات إدارة النظام.
    إدارة النظام قائمة مُدرجة للصلاحيات الخاصة في إدارة النظام كـمدير للنظام.

    image.png


  3. صلاحيات مراسلاتي.
    صلاحيات مراسلاتي قائمة مُدرجة للصلاحيات الخاصة في قدرة المستخدم على إنشاء المراسلات و كل ما يتعلق بها.

    image.png

    image.png

    image.png




  4. صلاحيات الإرسال.
    صلاحيات الإرسال قائمة مٌدرجة لقدرة إرسال المستخدم إلى باقي الإدارات و المستخدمين.

    image.png
    ملاحظة هامه:- لا ننصح التحكم في صلاحية الإرسال و إبقائها كما انشئها لك مسؤول نجاحات العملاء، لكي لا تواجهوا مشاكل في الإرسال إلى اي مستخدمين او إدارات محدده.


صلاحيات المستخدم في النظام

ما هي لائحة الإضافة؟

اضغط هنا لمشاهدة الفيديو

لوحة الإضافة يستطيع مدير النظام من خلالها إضافة صلاحيات مخصصه إلى المستخدم من خلال الضغط على لائحة الإضافة أدناها:

image.png

الآتي انواع الصلاحيات الممكن إضافتها:

  1. إعدادات النظام.
    إعدادات النظام قائمة مُدرجة للصلاحيات الخاصة في التحكم في إعدادات النظام.

     

    image.png

    image.png

  2. إدارة النظام.
    إدارة النظام قائمة مُدرجة للصلاحيات الخاصة في إدارة النظام كـشخص مسؤول.

    image.png


  3. صلاحيات مراسلاتي.
    صلاحيات مراسلاتي قائمة مُدرجة للصلاحيات الخاصة في قدرة المستخدم على إنشاء المراسلات و كلم ما يتعلق بها.

    image.png

    image.png

    image.png




  4. صلاحيات الإرسال.
    صلاحيات الإرسال قائمة مٌدرجة لقدرة إرسال المستخدم إلى باقي الإدارات و المستخدمين

    image.png
    ملاحظة هامه:- لا ننصح التحكم في صلاحية الإرسال و إبقائها كما انشئها لك مسؤول نجاحات العملاء، لكي لا تواجهوا مشاكل في الإرسال إلأى مستخدمين او إدارات محدده.

صلاحيات المستخدم في النظام

ما هي لائحة الإستثناء؟

لمشاهدة الفيديو إضغط هنا

لائحة الاستثناء يستطيع مدير النظام من خلالها استثناء صلاحيات مخصصه من المستخدم من خلال الضغط على لائحة الاستثناء أدناها:

image.png

الآتي انواع الصلاحيات الممكن إستثنائها:

  1. إعدادات النظام.
    إعدادات النظام قائمة مُدرجة للصلاحيات الخاصة في التحكم في إعدادات النظام.

     

    image.png

    image.png

  2. إدارة النظام.
    إدارة النظام قائمة مُدرجة للصلاحيات الخاصة في إدارة النظام كـشخص مسؤول.

    image.png


  3. صلاحيات مراسلاتي.
    صلاحيات مراسلاتي قائمة مُدرجة للصلاحيات الخاصة في قدرة المستخدم على إنشاء المراسلات و كلم ما يتعلق بها.

    image.png

    image.png

    image.png




  4. صلاحيات الإرسال.
    صلاحيات الإرسال قائمة مٌدرجة لقدرة إرسال المستخدم إلى باقي الإدارات و المستخدمين

    image.png
    ملاحظة هامه:- لا ننصح التحكم في صلاحية الإرسال و إبقائها كما انشئها لك مسؤول نجاحات العملاء، لكي لا تواجهوا مشاكل في الإرسال إلأى مستخدمين او إدارات محدده.

صلاحيات المستخدم في النظام

ما هي قائمة نتائج الصلاحيات

اضغط هنا لمشاهدة الفيديو

قائمة نتائج الصلاحيات هي نافذة منبثقة تُظهر لـمدير النظام مجموع الصلاحيات المُعطاه للمستخدم في النظام،

 ويتم استعراض هذه النتائج بناءً على هذه المعطيات:


1- دور المستخدم في النظام

2- الصلاحيات المضافة للمستخدم في لائحة الإضافة

3- الصلاحيات المستثناة للمستخدم في لائحة الاستثناء

الهدف الأساسي من قائمة (نتائج الصلاحيات) هو استعراض مجموع الصلاحيات المعطاة لكل مستخدم في النظام (للعرض فقط وليس للتعديل)

للوصول إلى قائمة نتائح الصلاحيات اتبع الخطوات التالية:

image.png


أولاً: اذهب إلى الإعدادت، ثم إدراة النظام

image.png

ثانياً: اختر أيقونة المفتاح الأخضر وذلك لكل مستخدم، للوصول إلى (صلاحيات المستخدم في النظام)

image.png

ثالثاً: سيتم توجيهك إلى صفحة الصلاحيات، ثم (صلاحيات المستخدم في النظام)، اختر (عرض نتائج الصلاحيات)

image.png

رابعاً: ستظهر لك نافذة تحوي نتائج ومجموع الصلاحيات المعطاة لكل مستخدم، وتتضمن:

1- صلاحيات المستخدم في (إعدادات النظام)

2- صلاحيات المستخدم في (إدارة النظام)

3- صلاحيات مراسلاتي

4- صلاحيات الإرسال

image.png

خامسا: نتائج صلاحيات المستخدم في إعدادت النظام (1)

image.png

سادساً: نتائج صلاحيات المستخدم في إعدادت النظام (2)

image.png

سابعاً: نتائج صلاحيات المستخدم في (إدارة النظام)

  

image.png

ثامناً: نتائج صلاحيات المستخدم في (صلاحيات مراسلاتي)

image.png

تاسعاً: نتائج أو مجموع صلاحيات المستخدم في صلاحيات الإرسال

صلاحيات المستخدم في الإدارة

صلاحيات المستخدم في الإدارة

ماهي صلاحيات المستخدم في الإدارة

لمشاهدة الفيديو قم بالضغط هنا

صلاحيات المستخدم في الإدارة يقصد بها هي مدى قدرته على التحكم  في نطاق الإدارة المضاف بها، هذا يشمل صلاحية إنشاء المراسلات الواردة والصادرة والداخلية باسم الإدارة.

image.png

أنواع صلاحيات المستخدم في الإدارة:

1- صلاحيات الإدارة

2 - صلاحيات مراسلات الإدارة

3- صلاحيات الإرسال


image.png

أولاً: صلاحيات الإدارة:
صلاحيات الإدارة هي قائمة مُدرجة للصلاحيات الخاصة لغرض الاطلاع في إعدادات الإدارة.


image.png

ثانياً: صلاحيات مراسلات الإدارة:

صلاحيات مراسلات الإدارة هي قائمة مُدرجة للصلاحيات الخاصة في قدرة المستخدم على إنشاء المراسلات و كلم ما يتعلق بها من صلاحيات على نطاق الإدارة المضاف بها.

image.png

ثالثاً: صلاحيات الإرسال:

صلاحيات الإرسال هي قائمة مٌدرجة تعبر عن قدرة إرسال المستخدم للمراسلات إلى باقي الإدارات و المستخدمين

صلاحيات المستخدم في الإدارة

عرض نتائج صلاحيات المستخدم في الإدارة

لمشاهدة الفيديو قم بالضغط هنا
عرض نتائج الصلاحيات:

يمكن عرض نتائج صلاحيات المستخدم في الإدارة لكل مستخدم  عن طريق اتباع التالي: 


image.png

أولاً: اذهب إلى قائمة مدير النظام في الشريط الأيمن، ثم اذهب إلى مدير المستخدمين

image.png

ثانياً: اختر المفتاح الأخضر للمستخدم المراد معرفة نتائج صلاحياته على مستوى الإدارة

image.png

ثالثا: اختر صلاحيات المستخدم في الإدارة، ثم اختر عرض نتائج الصلاحيات

image.png

رابعاً: ستظهر لك نتائج صلاحيات المستخدم على مستوى الإدارة المُختارة

image.png

وهنا تظهر تفاصيل الصلاحيات عند توسيع قائمة نتائج الصلاحيات

صلاحيات المستخدم في الإدارة

كيفية إضافة صلاحيات للمستخدم على مستوى الإدارة

لمشاهدة الفيديو قم بالضغط هنا

يمكن إضافة صلاحيات للمستخدم على مستوى الإدارة، وذلك إضافةً للصلاحيات الموجودة مسبقاً لدور المستخدم في الإدارة، بحيث تكون هذه الصلاحيات الإضافية مخصصة لهذا المستخدم فقط

لإضافة صلاحيات للمستخدم على مستوى الإدارة، اتبع الخطوات التالية:

image.png

أولاً: اذهب إلى قائمة مدير النظام في الشريط الأيمن، ثم اذهب إلى مدير المستخدمين

image.png

ثانياً: اختر المفتاح الأخضر للمستخدم المراد إضافة صلاحيات له على مستوى الإدارة

image.png


ثالثا: اختر صلاحيات المستخدم في الإدارة، ثم اختر المفتاح الأخضر لإضافة صلاحيات للمستخدم على مستوى إدارة محددة

image.png

رابعاً: ستظهر هذه النافذة المنبثقة، ومن خلالها يمكن إضافة صلاحيات للمستخدم على مستوى إدارة محددة، وذلك عبر قوائم الصلاحيات التالية:

1- قائمة صلاحيات الإدارة 

2- قائمة صلاحيات مراسلات الإدارة

3- صلاحيات الإرسال

صلاحيات المستخدم في الإدارة

كيفية استثناء صلاحيات للمستخدم على مستوى الإدارة

لمشاهدة الفيديو قم بالضغط هنا
يمكن إضافة صلاحيات للمستخدم على مستوى الإدارة، وذلك إضافةً للصلاحيات الموجودة مسبقاً لدور المستخدم في الإدارة، بحيث تكون هذه الصلاحيات الإضافية مخصصة لهذا المستخدم فقط

لإضافة صلاحيات للمستخدم على مستوى الإدارة، اتبع الخطوات التالية:

image.png

أولاً: اذهب إلى قائمة مدير النظام في الشريط الأيمن، ثم اذهب إلى مدير المستخدمين

image.png

ثانياً: اختر المفتاح الأخضر للمستخدم المراد استثناء صلاحيات له على مستوى الإدارة

image.png


ثالثا: اختر صلاحيات المستخدم في الإدارة، ثم اختر المفتاح الأحمر لاستثناء صلاحيات للمستخدم على مستوى إدارة محددة

image.png

رابعاً: ستظهر هذه النافذة المنبثقة، ومن خلالها يمكن استثناء صلاحيات للمستخدم على مستوى إدارة محددة، وذلك عبر قوائم الصلاحيات التالية:

1- قائمة صلاحيات الإدارة 

2- قائمة صلاحيات مراسلات الإدارة


كيفية الوصول إلى إعدادات المراسلات

هذا الفصل يشرح طريقة الوصول إلى إدارة المراسلات

كيفية الوصول إلى إعدادات المراسلات

الوصول إلى إعدادات المراسلات

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو

 

للوصول إلى إدارة المراسلات إتبع الآتي
  • من الصفحة الرئيسية، إضغط على إعدادات

 

  • إضغط على إعدادات المراسلات
  • ستظهر لك قائمة إعدادات المراسلات و التي تحتوي على الآتي
  1. الأهمية
قائمة الأهمية تظهر لك تصنيفات الأهمية للنظام، لإضافة درجة جديدة إضغط على الزر الأزرق ثم إملأ الإسم و إختر ترتيب الدرجة للعنصر الجديد، تذكر ان أعلى قيمة هي 1 و أصغر قيمة هي 10، تذكر أيضا ان تجعل العنصر الجديد نشط لتستطيع إستخدامه في النظام.
  1. السرية
قائمة السرية تظهر لك تصنيفات السرية للنظام، لإضافة درجة جديدة إضغط على الزر الأزرق ثم إملأ الإسم و إختر ترتيب الدرجة للعنصر الجديد، تذكر ان أعلى قيمة هي 1 و أصغر قيمة هي 10، تذكر أيضا ان تجعل العنصر الجديد نشط لتستطيع إستخدامه في النظام.


  1. الأسبقية
حين إضافة درجة الأسبقية يوجد خيار بأن يتم إرسال تنبيه إلى مدير الإدارة في حال ان وصلت مراسلة ذات هذه الأهمية
  1. التصنيف
حين أردت إضافة تصنيف جديد إضغط على إضافة تصنيف جديد
  1. طرق الإرسال و الإستقبال
حين أردت إضافة طريقة جديدة إضغط على إضافة طريقة جديدة

  1. تصنيف الإدارات
حين أردت إضافة تصنيف جديد إضغط على إضافة تصنيف جديد
  1. المسمى الوظيفي
حين أردت إضافة مسمى وظيفي إضغط على إضافة مسمى وظيفي جديد
  1. نوع الجهة
حين أردت إضافة نوع جهة إضغط على إضافة نوع جهة جديد
  1. إدارة الجهات
لإضافة جهة جديدة إضغط على إضافة جهه جديدة
  • لاحظ انه يجب تعبئة معرف الجهه، نوع الجهه ، الدوله و المدينه
  1. نوع الهوية
لإضافة نوع هوية جديدة إضغط على إضافة نوع هوية جديدة
  1. الدول
لإضافة نوع دولة جديدة إضغط على إضافة دولة جديدة
كما يمكنك أيضا سحب الدول من ملف إكسل لإختصار الوقت

  1. أسباب الأرشفة
لإضافة سبب أرشفة جديدة إضغط على سبب أرشفة جديد


image.png

  1. نماذج الإحالة
لإضافة نموذج إحالة جديد إضغط على نموذج جديد

image.png

قم بتعبئة الحقول الآتية :-
1- اسم المستخدم: هو الذي يعبر عن الشخص الذي يتم تفعيل نموذج الاحاله له.
2- وجهة الإحالة: هو الذي يعبر عن الاشخاص الممكن الإحالة إليهم.
3- سبب الاحالة: سبب إحالة المراسلة او الإجراء المراد اتخاذه على المراسلة.

لإستخدام نموذج الإحالة، استعرض أي معاملة في صندوقك الشخصي أو  صندوق إدارة انت مخول عليها.

image.png

قم بالضغط على ايقونة الثلاث نقاط في اعلى اليسار، ثم إحالة.

ستظهر لك في اليسار نافذة الإحاله.

 



كيفية الوصول إلى إعدادات النظام

هذا الفصل يشرح طريقة الوصول إلى إعدادات النظام

كيفية الوصول إلى إعدادات النظام

الوصول إلى إعدادات النظام

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو 

 

للوصول إلى إعدادات النظام، اتبع الخطوات الآتية
  • إضغط على الإعدادات


  • إضغط على إعدادات النظام
  • ستظهر قائمة الإعدادات بالنظام
  • الشعار
يمكنك تعديل صورة شعار النظام عن طريق الضغط على زر القلم و من ثم إختيار الشعار
  • الألوان
  1. لون الواجهة الجانبية المختارة هو اللون الذي يظهر حول إسم صندوق الإدارة في الشريط الجانبي
  2. لون الواجهة الجانبية هو لون الشريط الجانبي الذي يحتوي على الصناديق البريدية
  3. لون عدد الغير مقروء في الواجهة الجانبية هو لون العدد الذي يظهر بجانب صندوق البريد إن كان هناك عناصر غير مقروءة
  4. لون الواجهة العلوية هو لون الشريط الذي في أعلى الصفحة
  5. لون زر إنشاء المراسلة هو إسمٌ على مسمى
  6. لون خط الواجهة الجانبية هو لون الخط لما هو مكتوب في الشريط الأيمن من الشاشة
  • الخط
  1. حجم الخط المستخدم في الطباعة هو اسمٌ على مسمى
  2. نوع الخط المستخدم في الطباعة هو إسمٌ على مسمى
  3. لون خط الواجهه ينعكس لون الخط الذي يظهر في النظام عامة
  4. حجم الخط المستخدم في طباعة بيان التسليم هو إسمٌ على مسمى
  5. لون الخط المستخدم في طباعة بيان التسليم هو إسمٌ على مسمى

  • إعدادات الدخول
  1. تغيير كلمة المرور الإفتراضية تمكنك من تغيير كلمة المرور المدخلة تلقائيا للمستخدمين الجدد
  2. التحقق من تسجيل الدخول باستخدام بإمكانك تحديد طريقة تحقق من المستخدم للحساب، حيث ان يصله رسالة نصية او إيميل عند الرغبة في تسجيل الدخول
  3. وقت صلاحية الرابط المرسل للمستخدم عند نسيان كلمة المرور هو الزمن المتعلق برابط تغيير كلمة المرور.
  4. اسم المستخدم لنظام الرسائل النصية هو إسم المرسل الذي سيظهر للمستقبل عند إستقباله رسالة نصية لتأكيد الدخول إلى النظام
  5. كلمة المرور لنظام الرسائل
  6. إسم مستخدم و كلمة مرور Active Directory
  • هذه الخاصية تسمح بعدم الحاجة إلى تسجيل الدخول بإستخدام كلمة المرور و اسم المستخدم (الرجاء التواصل مع فريق الدعم لتنسيق جلسة لهذه الخاصية)
  • إعدادات المراسلات الإفتراضية
  1. عدد الكلمات عند الإقتراح التلقائي هي عدد الكلمات الممكن إدخالها في الإقتراح التلقائي
  2. عدد محاولات فك تشفير الرسالة المشفرة هي إسمٌ على مسمى
  3. درجة سرية بيانات المستخدم الإفتراضية هي درجة السرية الخاصة بالمستخدم للحساب، بحيث انه إن كانت درجة السرية الخاصة به (عادي) لا يمكنه الإطلاع على المراسلات ذات درجة السرية (سري و عاجل)، و العكس صحيح
  4. درجة السرية الإفتراضية هي تنعكس في درجة السرية للمستخدم
  5. صلاحية التراسل في النظام تنعكس على المراسلات و الأشخاص الممكن تداولها بينهم، حيث انه لا يمكن مشاركة مراسلة مع اي شخص خارج المرسل إليهم
  6. القدرة على تغيير موضوع المراسلة عند الرد او إعادة التوجيه هي إسمٌ على مسمى
  7. تحتاج إلى رد تعكس خاصية المراسلات حيث ان جميع المراسلات داخل النظام تحتاج إلى رد او غير ذلك (يمكن جعل المراسلة تحتاج إلى رد او لا أثناء إنشاء المراسلة)
  8. تأكيد عند إرسال مراسلة بلا مرفقات إسمٌ على مسمى
  9. تأكيد عند إرسال مراسلة لا تحتاج إلى رد إسمٌ على مسمى
  10. منع إنشاء مراسلات واردة تحمل نفس رقم المراسلة الواردة. و من نفس الجهة الخارجية، لمراسلة واردة أخرى تم إنشائها في نفس اليوم ينعكس في عدم تكرار المراسلة بحيث انه لا يمكن ان يكون هناك مراسلات تتشارك في كلا من الجهة الخارجية و رقم المراسلة في اي لحظة معنية
  11. السماح للإدارات الداخلية من التصدير المباشر للمراسلات الصادرة ينعكس في صلاحية الإدارات الداخلية في التصدير بدون الإستعانه بإدارة الصادر
  • إمتداد المرفقات
  1. إمتداد المرفقات ينعكس في صيغة المرفقات المسموح إرفاقها في المراسلات
  2. إظهار الشعار في الملصق الإلكتروني إسمٌ على مسمى
  3. إظهار الردود في نافذة المنبثقة تنعكس من خلال إستعراض مراسلة ذات ردود ثم الضغط عليهم ليظهروا في نافذة خارجية للإطلاع على الردود السابقة اثناء الرد على المراسلة
  • نوع التنبيهات
  1. تنعكس في نوع التنبيهات المرسلة للمستخدم النهائي للنظام
  • القالب الرسمي
  1. ينعكس في القالب الرسمي للخطابات حيث انه يمكن المنظمة من إرفاق قالب للخطابات و المراسلات ، حين الرغبة في طباعة المراسلة سوف يتم طباعة المراسلة على القالب الرسمي (على حسب الإختيار)
  • إعدادات الإشعارات
  1. صورة تذييل إشعار البريد الإلكتروني تنعكس في تذييل البريد الإلكتروني بحيث إضافة شعار او معلومات التواصل في اسفل الإيميل
  2. صورة رأس إشعار البريد الإلكتروني تنعكس في رأس البريد الإلكتروني بحيث إضافة شعار او معلومات التواصل في رأس الإيميل
  • إعدادات أخرى
  1. الصفحة الإفتراضية لدخول النظام تنعكس في الصفحة التي تظهر عندما تتم عملية تسجيل الدخول بنجاح
  2. تقويم النظام هو نوع التقويم الذي ينطبق داخل النظام، سواء أكان هجري ام ميلادي
  3. الخيار الإفتراضي لنوع الملفات في الماسح الضوئي هو ينعكس في صيغة الملفات في النظام عند مسحها بالماسح الضوئي
  4. رقم الدعم الفني إسمٌ على مسمى
  5. عدد السطور الإفتراضية لقوائم المراسلات تنعكس في عدد المراسلات التي تظهر في صندوق البريد في أي لحظة معنية
  6. دليل المستخدم ينعكس في ظهور خيار الإطلاع على دليل المستخدم
  • إعدادات الوصول الى تطبيق سجل التواقيع
  1. ينعكس في تفعيل إمكانية الوصول الى تطبيق سجل التواقيع
  • النقاط الأمنية
  1. النقاط الأمنية تنعكس في العلامات المائية الظاهرة في الخطابات عند طباعتها لمنع تسريب الخطابات الحكومية و عالية السرية.

معلومة هامه

عند الإنتهاء من التغييرات يجب الضغط على حفظ التغييرات في اسفل الصفحة ، ان لم يتم الضغط، لن يتم حفظ أي تعديل طرأ على النظام في صفحة إعدادات النظام.

تعديل شاشة الإحصائيات

هذا الفصل يشرح طريقة تعديل شاشة الإحصائيات

تعديل شاشة الإحصائيات

كيفية التحكم في شاشة عرض الإحصائيات

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو

image.png



 

 

 

:للتحكم في شاشة الإحصائيات إتبع الآتي

إضغط على الإعدادات ثم إختر إعدادات التقارير

image.png


 

 

ستظهر لك شاشة التخصيص.

قم بالضغط على إضافة جديد ثم ابدأ في تعبئة الآتي: 

image.png


 الإسم: إسم القالب بحد ذاته. ( هذا الحقل إلزامي)

 العنوان بالعربي: العنوان الذي يظهر لليوزر النهائي. ( هذا الحقل إلزامي)

العنوان بالإنجليزي: العنوان الذي يظهر لليوزر النهائي حين تحويل النظام إلى اللغة الإنجليزية. ( هذا الحقل إلزامي)

الربط: تحديد نوعية التقرير المراد إنشاءه

ملاحظة: يجب ان تكون الحاله نشط

 

image.png


 

 

لحذف صورة، قم بالضغط على الصورة ثم إضغط على أيقونه ال () للحذف


image.png



لإضافة صورة قم بالضغط على () ثم حدد موقع لوضع الصورة  ثم إضغط على أيقونة الملف لإضافة الصورة.


image.png

 

لتغيير صيغة الرسم البياني قم بالضغط على الرسم البياني المراد تعديله ثم إضغط على الأيقونة العلويه على اليمين 


image.png


 

 

ستظهر لك قائمة كالآتي، قم بإختيار آخر أيقونة في الأسفل و إختر الرسم البياني المرغوب به 

 

في حين الإنتهاء من التعديل، قم بالضغط على أيقونة الحفظ في اعلى اليسار ليتم حفظ التغييرات.

image.png

طريقة التحكم في المساحة التخزينية

هذا الفصل يشرح طريقة التحكم في المساحة التخزينية و كيفية الإطلاع عليها.

طريقة التحكم في المساحة التخزينية

التحكم في المساحة التخزينية

إضغط هنا للفيديو التعليمي.

image.png

 

للتحكم في المساحة التخزينية يجب ان يكون لديك الصلاحية على ذلك.

قم بالضغط على الإعدادات ثم إدارة النظام.

image.png

قم بالإطلاع على صلاحيات المستخدم الخاص بك من خلال الضغط على المفتاح الأخضر


image.png

قم الآن بالضغط على "عرض إجمالي الصلاحيات" لمعرفة الصلاحيات المعطاه لك. 


image.png

إذا لا تمتلك الصلاحية على المساحة التخزينية، قم بالضغط على لائحة الإضافة .


image.png

 

قم بفتح قائمة "إعدادات النظام"  ثم قم بتفعيل صلاحية "الإطلاع على مساحة تخزين الحساب" كما هو موضح ادناه ثم إضغط حفظ.

image.png

يمكنك الآن الاطلاع على المساحة التخزينية للحساب، الإدارات و المستخدمين من خلال إدارة النظام. 

 

image.png

الرسم التوضيحي في اعلى يمين الصفحة يعبر عن إجمالي المساحة التخزينية، الموزعة و المتبقية.

اللون الرمادي : المساحة المتبقية من الإجمالي.

اللون الأخضر: المساحة الموزعة.

اللون الأزرق: المساحة المشتراه.

المستخدمين/الإدارات الذين قاموا بطلب مساحة إضافية يظهروا في أعلى القائمة لسهولة إضافة المساحة .

 

image.png



 

لإضافة مساحة لمستخدم، قم بالضغط على الأيقونة ادناه.

قم بتحديد المساحة المراد إضافتها للمستخدم المختار، ثم حدد الوحده ثم إضغط على إضافة.

 

image.png

لتقليل مساحة المستخدم، قم بالضغط على الأيقونة ادناه.

image.png


 

قم بتحديد المساحة المراد تقليلها و الوحدة التخزينية ثم إضغط على حفظ.

ملاحظة: ادناه المساحات التخزينية ، يمكنك إستخادمها كـدليل في حين تقليل/ إضافة مساحة للمستخدمين.

1 كيلوبايت = 1,000 بايت 

1 ميقابايت= 1,000 كيلوبايت

1 قيقابايت = 1,000 ميقابيت

1 تيرابايت = 1,000 قيقابايت


طريقة تصميم الستيكر

طريقة تصميم الستيكر

طريقة تعديل تصميم الملصق

الفيديو تحت الإنشاء

image.png

لتعديل تصميم الملصق، تحتاج إلى الصلاحية المخصصة إلى ذلك، يرجى التأكد من وجودها من خلال الآتي:

1- الدخول على المستخدم الخاص بك من قائمة إدارة النظام

2- الضغط على المفتاح لتعديل الصلاحيات.

3-  الدخول على قائمة إعدادات النظام و تفعيل صلاحية "إنشاء و تعديل الملصق"

للدخول على الملصقات داخل النظام قم بالضغط على إعدادات ثم إعدادات الملصقات.

image.png

ستظهر لك قائمة الملصقات داخل النظام و سيكون هناك على الأدنى 3 ملصقات كل منهم يمثل نوع لملصق داخل النظام.

أنواع الملصقات:

  1. الكل - الكل -> هذا النوع هو الذي سينعكس على الملصق في حين انشاء معاملة داخلية او واردة و إضافة ملصق عليه
  2. ورقي - صادر عيني -> هذا النوع هو الذي سينعكس في حين اعطاء امر طباعة للملصق بحد ذاته 
  3. إلكتروني - صادر الكتروني  -> هذا النوع هو الذي سينعكس في حين ارفاق مرفق داخل النظام، ثم إضافة الملصق عليه

للتعديل على الملصق قم بالضغط على الأيقونة في اقصى اليسار للتعديل على الملصق.

image.png

 

 

إليك بعض الإختصارات المفيدة داخل شاشة البناء التي قد تسهل عملك عليه:

(Cntrl+Z): يسمح لك بإعادة الخطوة التي اتخذتها سابقاً

(Cntrl+A): يسمح لك بتحديد كل العناصر داخل الستيكر 

(Cntrl+Shift+Left Mouse Click): يسمح لك بتحديد العناصر التي قمت بالضغط عليها

طريقة التحكم في العناصر داخل الملصق و تحريكها:

image.png

في حال ان رغبت في تغيير عنصر نصِّي، قم بالضغط عليه مرتين ثم سيظهر لك صندوق الكتابه الذي من خلاله تستطيع كتابة نص جديد او تعديل النص المدخل.

في حال ان رغبت في تحريك اي عنصر داخل الملصق، قم بالضغط  المطول على العنصر بلا إفلات ثم قم بتحريك الفأرة ليتحرك معك العنصر.

في حال ان رغبت في إضافة صورة خلفية للملصق، قم بالضغط على (Insert) او إضافة ثم (Image) صورة.

 

image.png

الآن قم بتحديد المساحة المراد وضع الصورة بها. (المساحة الخضراء هي المساحة المحدده)


image.png

قم بإختيار الصورة المراد إضافتها.

image.png

ملاحظة: يرجى التأكد من أن الخلفية شفافة، لكي لا يتم طباعة خلفية الصورة داخل الملصق مما يؤدي إلى عدم تناسق في الألوان و قد يغطي على  بعض العناصر مثل رقم القيد وغيره.

image.png

 

 

 

 

 

 

 

 

 

بعد إضافة الصورة قم بالضغط على (Layout) التنسيق، الآن حدد الصورة المراد إضافتها في الخلفية و قم بإختيار (Send to back) إرجاع إلى الخلف لتكون الصورة في خلفية الملصق ولا تغطي على العناصر الأخرى.

في حال ان رغبت في تغيير إعدادات الملصق مثل تغيير رقم القيد من العربي إلى الإنجليزي، إخفاء الأصفار، إخفاء ترميز الإدارة...الخ و غيرها من المعطيات الرمزية داخل الملصق، يرجى الرجوع إلى فريق نجاحات العملاء لشرح طريقة استخدام الأكواد (المعطيات الرمزية).

في حين الإنتهاء من التصميم، قم بالضغط على ايقونة القرص في اعلى اليسار لحفظ التغييرات.


طريقة تصميم الستيكر

أكواد تعديل الملصق الإلكتروني

 للوصول إلى أكواد تعديل الملصق الإلكتروني وإجراء التعديلات على الصيغ، الرجاء اتباع هذه الخطوات:

أولاً: قم بتنزيل هذا الملف:
 ملف أكواد تعديل الملصق الإلكتروني (اضغط هنا)


ثانياً: بعد تنزيل الملف واستعراضه، ستظهرلك قائمة بالأكواد: 
في حال أردت إضافة صيغة معينة من القائمة إلى الملصق الإلكتروني، قم بنسخ الكود

image.png

image.png

image.png

image.png

ثالثاً: اذهب إلى إعدادت الملصق الإلكتروني في نظام OLE5، ومن ثم اختر علامة القلم الأسود لتعديل الصيغ على الملصق الإلكتروني

image.png

رابعاً: استعرض الملصق واضغط مرتين (Double click) على الصيغة الموجودة، ومن ثم ستظهرلك نافذة

image.png

خامساً: امسح الكود السابق الموجود في النافذة والصق الكود المحدد من ملف الأكواد لتعديل الصيغة في الملصق