كيفية الوصول إلى إدارة النظام

• الوصول إلى إدارة النظام
• كيفية اضافة مستخدمين للنظام
• كيفية تسكين المستخدم في إدارته و إعطائه الدور الخاص به
• كيفية اضافة صلاحية إلى دور
• كيفية حذف المستخدمين من النظام
• خاصية مسار المراسلة

الوصول إلى إدارة النظام

 

تنويه لن تظهر لك في الشريط الجانبي في حال لم تكن تمتلك صلاحية مدير النظام أو صلاحية تعديل على مستوى تعديلات إدارة النظام.

إضغط هنا للفيديو

مدير المستخدمين يظهر لك قائمة المستخدمين المسجلين داخل نظام و المعلومات الخاصة بحسابه مثل إدارته، تاريخ إنشاء الحساب، حالته...الخ

قائمة الأدوار تظهر لك قائمة الأدوار المرتبطة بصلاحيات الموظفين على نطاق النظام ، و تسمى "الأدوار بالنظام" ، قائمة ادوار الإدارات المشتركة تنعكس في صلاحيات الموظف داخل الإدارة المعنية

الهيكل التنظيمي يعكس هيكل المنظمة و كل إدارة و مستواها و ما تحتها و ما فوقها

التنبيهات تعكس الإيميلات المرسلة من النظام إلى المستخدم النهائي.

سياسات التصعيد تعكس سياسات التصعيد داخل النظام في حال مضي مراسلة ما في النظام لمدة معينه من الزمن، في حال إنقضاء تلك الفترة يتم أخذ إجراءات تلقائيا من قبل النظام.

• إضافة سياسة تصعيد جديدة

يمكن إضافة سياسة تصعيد جديدة بالضغط على خيار ( إضافة سياسة جديدة ).

1. الاسم بالعربي: إضافة اسم السياسة باللغة العربية
2. الاسم بالانجليزي: إضافة اسم السياسة باللغة الانجليزية
3. الوصف: إضافة وصف للسياسة الجديدة
4. التقويم: يوجد نوعين من التقويم:

• تابع لتقويم الإدارة الرئيسية
• منفصل

يمكن تحديد ساعات بداية الدوام وساعات نهاية الدوام 

    5. يمكن تحديد أيام الاجازة الأسبوعية. 

• العطل الرسمية: 

يمكن إضافة عطلة رسمية مثال: عيد الفطر، عيد الأضحى، اليوم الوطني، يوم التأسيس.

• يمكن إضافة عطلة رسمية: 

1. الاسم بالعربي 
2. الاسم بالانجليزي 
3. الوصف 
4. التاريخ: تحديد التاريخ البداية والنهاية

• إضافة اجراء جديد:

1. اسم الإجراء: يمكن تسمية الإجراء حسب ما نوع الاجراء

• خصائص الإجراء:

1. تحديد وقت المراسلة تكون متأخرة عند تجاوزها: يمكنك تحديد الوقت بعدد الأيام أو بعدد الساعات
2. تحديد نوع المراسلة: يمكن تحديد نوع أو أكثر للمراسلات
3. تحتاج إلى رد: يمكن إضافة المراسلات التي تحتاج الى رد من ضمن السياسة أو لا
4. درجة الأسبقية: تحديد درجة الأسبقية

• تنبيهات الإجراء: 

يمكن إضافة عدة تنبيهات على الإجراء على حسب نوع التنبيه

1. نوع التنبيه: يمكن اضافة نوع التنبيه أو تغييره
2. وقت التنفيذ: يمكن اختيار وقت التنفيذ بعدد الأيام او عدد الساعات
3. نوع التنبيهات: يمكن اختيار الرسائل النصية او البريد الالكتروني

تنبيه: جميع الاجراءات ماعدا " تنبيه بقرب انتهاء المدة " يجب أن تكون بتاريخ ووقت لاحق لتاريخ ووقت اعتبار المراسلة متأخرة

المساحة التخزينية الإضافية تعبر عن إجمالي، المحتجز، الإضافي المساحة للبيئة الخاصة بك.

يمكنك إضافة مساحة للمستخدمين و الإدارات كما هو موضح في الصور أدناها:

يمكنه تحديد وحده التخزين و تحديد المساحة المطلوبة، ثم إرسالها إلى مدير النظام.

هذه الشاشة تمكنك من إضافة المساحة للمستخدم/الإدارة المختارة.

يمكنك أيضا تحديد وحدة التخزين و الكمية للمساحة المضافة

كيفية اضافة مستخدمين للنظام

مدير المستخدمين يظهر لك قائمة المستخدمين المسجلين داخل نظام و المعلومات الخاصة بحسابه مثل إدارته، تاريخ إنشاء الحساب، حالته...الخ

• قم بتحديد الآتي:- 

1. درجة سرية بيانات المستخدم. (تعني سرية المعاملات التي يقوم بإنشائها المستخدم)
2. اللقب. (غير الزامي)
3. الصورة. (غير الزامي)

• قم بإضافة الدور الخاص بالمستخدم  

• قم بتحديد حالة المستخدم حيث انها تنقسم الى الآتي:-

1. مفعل دائم. (دائم التفعيل)
2. مفعل مؤقت. (تسمح هذه الحاله في تحديد فترة زمنية يكن فيها الحساب قيد التفعيل، في حين انقضاء الفترة، يتم اغلاق الحساب تلقائيا)
3. معطل دائم. (حذف الحساب و إستعاده الرخصة الخاصة بالحساب)
4. معطل مؤقت. (تعطيل مؤقت لحسابٍ ما و تحديد فترة زمنية له)

كيفية تسكين المستخدم في إدارته و إعطائه الدور الخاص به

لإضافة مستخدم إلى إدارته، قم بالآتي:- 

• قم بتعبئة الحقول الآتية:- 

1. أساسي. (ليس لها تأثير حالياً)
2. مجموعة الصادر والوارد. (يجب ان يكون هنالك مستخدم واحد عالأقل من مجموعة الصادر و الوارد، اذا لم يكن هناك فرد في المجموعة لن يمكن الارسال إلى الادارة ولن يمكن ايضاً ارسال الصادر و الوارد من قبل هذا المستخدم في هذه الادارة)
3. الوصف. (اختياري)

• قم بالعودة إلى إدارة النظام ثم مدير المستخدمين، بعد ذلك ايقونة المفتاح.

لإضافة الصلاحيات للمستخدم على الادارة المعنية، قم بالضغط على ايقونة الشخص في اسفل "دور المستخدم في الإدارة" و قم بتحديد الدور.

وبهذه الطريقة قمت بإعطاء الصلاحية للمستخدم على إدارته.

كيفية اضافة صلاحية إلى دور

مدير المستخدمين يظهر لك قائمة المستخدمين المسجلين داخل نظام و المعلومات الخاصة بحسابه مثل إدارته، تاريخ إنشاء الحساب، حالته...الخ

قائمة الأدوار تظهر لك قائمة الأدوار المرتبطة بصلاحيات الموظفين على نطاق النظام ، و تسمى "الأدوار بالنظام" ، قائمة ادوار الإدارات المشتركة تنعكس في صلاحيات الموظف داخل الإدارة المضاف عليها المستخدم.

ادناه صورة لأدوار النظام:-

لتعديل صلاحية الدور، قم بالضغط على القلم في اليسار لإستعراض الصلاحيات.

ستظهر لك قائمة انواع الصلاحيات.

بالضغط على السهم في يمين القائمة المختارة يتم إدراج الصلاحيات المرتبطة بالقائمة المعنية.

هناك 4 قوائم للصلاحيات و هي كالآتي:-

1. إعدادات النظام

إعدادات النظام تخص التحكم بأساس النظام، وذلك يشمل اعدادات رئيسية مثل التحكم بأنواع المرفقات، مسميات الحقول، درجات السرية و ترتيبها..وغيرها الكثير من الإعدادات وفي الأساس تم تفعيلها لمدير النظام حيث انه هو الشخص الوحيد المخول للتحكم بالإعدادات.

2. إدارة النظام

إدارة النظام تختص في التحكم في معايير إدارة النظام، و ذلك ينطبق على إدارة المستخدمين و إضافتهم للنظام، التحكم بصلاحياتهم، التعديل على الهيكله و غيرها.

3. صلاحيات مراسلاتي

صلاحيات مراسلاتي تختص في التحكم على المراسلات و الصلاحيات على المراسلات بحد ذاتها وذلك يتضمن قدرة الإنشاء، الرد، إعادة التوجيه..وغيرها.

4. صلاحيات الإرسال

صلاحيات الإرسال تختص في التحكم في نطاق الإرسال، حيث يمكنك تخصيص إدارات معينه ليتم الإرسال إليها و إستثناء إدارات لكي لا يستطيع المستخدم من تخصيصها لكن لا يقترح التخصيص الدقيق في هذه الصلاحيات و الإكتفاء بتفعيل اول صلاحيتان من صلاحيات الإرسال (إرسال إلى كل المستخدمين، إرسال إلى كل الإدارات)

قم بتفعيل الصلاحية المرغوب بها ثم قم بالضغط على حفظ في الأسفل.

أدوار الإدارات المشتركة مشابهه لأدوار النظام العادية، الإختلاف الوحيد هو المسمى، و ان تلك الأدوار تنطبق فقط على الإدارات.

إجراء التعديل كما تم توضيحه، هو الضغط على القلم ثم ستظهر قائمة الصلاحيات.

هنالك نوعان من أدوار الإدارات:-

• دور داخلي
• دور اتصالات إدارية

الدور الداخلي خاص بالإدارات الداخلية و الوارده، دور الاتصالات الادارية خاص بإدارة الصادر للنظام حيث انه الصلاحيات مختلفة ما بينهم.

هنالك نوعان من صلاحيات أدوار الإدارات:-

• صلاحيات الإدارة.

صلاحيات الإدارة تختص في الصلاحيات الرمزية للإدارة كـعرض الصندوق، البحث في الصندوق و إعدادات الصندوق

• صلاحيات مراسلات الإدارة.

صلاحيات مراسلات الإدارة تختص في صلاحيات الإنشاء و الإجراءات و غيرها من الصلاحيات.

كيفية حذف المستخدمين من النظام

• في الشريط الأيمن إضغط على إعدادات
• إضغط على إدارة النظام

ستظهر لك صفحة بها الآتي: مدير المستخدمين، الأدوار ، الهيكل التنظيمي، التنبيهات و سياسات التصعيد.

 

مدير المستخدمين يظهر لك قائمة المستخدمين المسجلين داخل نظام و المعلومات الخاصة بحسابه مثل إدارته، تاريخ إنشاء الحساب، حالته...الخ

 

• عند الضغط على التالي والوصول للخطوة رقم (4) حالة المستخدم، يمكنك تغيير حالة المستخدم الى معطل دائم ليصبح بذلك محذوف من النظام. 

 

 

خاصية مسار المراسلة

ماهي خاصية مسار المراسلة:

تفيد خاصية مسار المراسلة في تحديد مسار ثابت وإلزامي للمراسلة أثناء تداولها داخل نظام الاتصالات الإدارية، وذلك للمراسلات التي تتكرر بشكل دوري في المنظمة، بحيث عندما تصل المراسلة للمستقبل يحدد النظام تلقائياً الإدارة التي سترسل لها المراسلة في حال قام المستخدم بإعادة توجيهها.

تفيد خاصية مسار المراسلة في الحفاظ على مسار ثابت للمراسلة، وذلك للإجراءات الثابتة في الجهة أو المنظمة، مثل مسار إدارة المشتريات والعقود، من إعداد طلب التسعير إلى إصدار أمر الشراء.

لمشاهدة الفيديو اضغط هنا



أولاً: كيفية إنشاء مسار للمراسلة

1- اذهب إلى إدارة النظام، ثم اذهب إلى قائمة مسار المراسلة

2- قم بإضافة مسار جديد وسجل المعلومات التالية:

1- اسم مسار المراسلة
2- وصف مسار المراسلة
3- مستوى المسار (مستوى النظام / مستوى الإدارة)

3- قم بإضافة تفاصيل وبنود مسار المراسلة (وهي البنود الخاصة بالمسار، بالإضافة إلى المستخدمين المحددين أو صناديق الإدارات المحددة في المسار)

الطريقة الأولى: إضافة بنود المسار وفقاً للمستخدمين .

يتم إضافة بنود مسار المراسلة بالترتيب، وفقاً للبند وللمستخدم، ومن ثم إضافة المسار (انظر بالأسفل)

الطريقة الثانية: إضافة بنود المسار وفقاً لصناديق للإدارات.
اضغط هنا لمشاهدة الفيديو



يتم إضافة بنود مسار المراسلة بالترتيب، وفقاً للبند وصناديق الإدارات، ومن ثم إضافة المسار (انظر بالأسفل)

4- بإمكانك تعديل المسار لاحقاً، من خلال القلم الأزرق:

5- عند إنشاء مراسلة جديدة اختر (مسار المراسلة في حقل إلى)
وذلك للتأكد أن المراسلة ستمضي وفقاً للمسار المحدد (مسار إدارة العقود والمشتريات)

6- بعد ذلك قم بتعبئة حقول المراسلة وإرسالها، 

7- عندما يقوم الشخص المستلم بإعادة توجيه هذه المراسلة، سيحدد النظام تلقائياً الجهة المستلمة (إلى) وفقاً للمسار

8- يمكن الاطلاع على تفاصيل وحركات مسار المراسلة من خلال قائمة خصائص المراسلة، والتي تكون في يسار شاشة صندوق البريد، وذلك في علبة البريد أو علبة المرسلة (كما هو موضح في الصورة)