دفتر مدير الإدارة

هذا الدفتر يشرح أساسيات دور (مدير الإدارة)

الإطلاع على التقارير في النظام

هذا الفصل يشرح طريقة الإطلاع على التقارير في النظام

الإطلاع على التقارير في النظام

الإطلاع على التقارير في النظام

لمشاهدة الفيديو إضغط هنا 

image.png


للإطلاع على تقارير الإدارة، إتبع الآتي:
  • من الصفحة الرئيسية، إضغط على تقارير في الشريط الأيمن من الشاشة
  • ستظهر لك 3 انواع للتقارير، تقارير بيان التسليم، تقارير إدارة النظام و تقارير مدير الإدارة
  • تقارير بيان التسليم تتعلق في رفع و إستعراض بيانات التسليم الخاصة بالمراسلات المصدرة داخل النظام
  • تقارير إدارة النظام تظهر لك إجمالي المراسلات، المرسلة إلى الجهات الخارجية، حالة المراسلات، عمر المراسله و عدد الآيام من آخر عملية حصلت لتلك المعاملة يمكنك الفلترة بمعايير مختلفة على حسب نوع التقرير المستعرض.
  • تقارير مدير الإدارة تظهر لك المراسلات حسب نوع المراسلة، حجم عمل الموظفين (للإدارات الداخلية) ، حجم عمل الموظفين (الإدارات الصادرة)، حجم عمل الإدارة ( الإدارات الداخلية) ،حجم عمل الإدارة (الإدارة الصادرة)
  • في هذا المثال سأستخدم تقارير مدير الإدارة ، بالخصيص المراسلات حسب نوع المراسلة

كيفية إنشاء المراسلات

هذا الفصل يشرح طريقة إنشاء المراسلات لموظف الإدارة و كل ما يتعلق بذلك

كيفية إنشاء المراسلات

إنشاء المراسلة الداخلية

لمشاهدة الفيديو إضغط هنا


image.png

  • إختر الصندوق المرسل منه ثم إضغط على إنشاء

image.png

ابدء بتعبئة الحقول اللازمة:-

1- المُرسل إليه ( هذا الحقل إلزامي* ) 

2- المُرسِل

3- نسخة إلى طرف ثالث.

4- موضوع المراسلة ( هذا الحقل إلزامي* ) 

5- نوع الخطاب ( هذا الحقل إلزامي* ) 

6- التصنيف الموضوعي (تصنيف ثانوي اختياري للمراسلة)

7- نوع المراسلة (ما هو أصل المراسلة)

8- مرتبطة بموعد (يجب ان تنتهي بتاريخ محدد)

9 إلى 11 - حدد درجات المراسلة في السرية، الأهمية و الاسبقية. ( هذا الحقل إلزامي* ) 

12- تحتاج إلى رد (لا يستطيع المستخدم ارشفتها او حذفها حتى ان يتم الرد عليها.)

  • بإمكانك إضافة محتوى للمراسلة من خلال الكتابة في هذا الحقل، كما يمكنك التعديل في نوع الخط، ترتيبه...الخ

image.png













  • يمكنك إضافة مرفق بالضغط على إضافة مرفق في اسفل الصفحة

image.png


 

لإضافة اكثر من مرفق، يجب الضغط على إضافة مرفق لإضافة سطر جديد.
كل سطر يعبر عن نوع مرفق جديد.
مثال: لديك ثلاث انواع مرفقات 
كيفية إنشاء المراسلات

إنشاء المراسلة الصادرة

لمشاهدة الفيديو إضغط هنا 

image.png


















توجد طريقتان لإنشاء مراسلة صادره.
الطريقة الأولى كالآتي:-
  •  إضغط على "مراسلة جديدة"، ثم "صادر"

     

 

image.png

 

image.png

  • قم بتعبئة الحقول الآتية (هذا الحقل إلزامي*)

    1- المُرسل إليه 

    2- المُرسِل

    3- نسخة إلى طرف ثالث.

    4- موضوع المراسلة (هذا الحقل إلزامي*)

    5- نوع الخطاب (هذا الحقل إلزامي*)

    6- التصنيف الموضوعي (تصنيف ثانوي اختياري للمراسلة)

    7- نوع المراسلة (ما هو أصل المراسلة)

    8- مرتبطة بموعد (يجب ان تنتهي بتاريخ محدد)

    9- الجهه الصادر إليها (الجهه المراد التصدير إليها) (هذا الحقل إلزامي*)
    10- طريقة الإرسال (ما هي طريقة إرسال المراسله؟)
    11 إلى 13- حدد درجات المراسلة في السرية، الأهمية و الاسبقية. (هذا الحقل إلزامي*)

    14- نسخة إلى جهه خارجية (قم بتحديدها)
    15- ملخص المعامله


    • بإمكانك إضافة محتوى للمراسلة من خلال الكتابة في هذا الحقل، كما يمكنك التعديل في نوع الخط، ترتيبه...الخ



    image.png













    • يمكنك إضافة مرفق بالضغط على إضافة مرفق في اسفل الصفحة


    image.png


     

لإضافة اكثر من مرفق، يجب الضغط على إضافة مرفق لإضافة سطر جديد.
كل سطر يعبر عن نوع مرفق جديد.
مثال: لديك ثلاث انواع مرفقات 


  • image.png

  • بإمكانك التعديل على المرفق، طباعته و تحميله

     

    • ملاحظة، يجب ان تحتوي المراسلة على عناصر أساسية لإرسالها، وهي كالآتي

      • الآتي خيارات تعديل المرفق



    image.png

    • عند الإنتهاء من المراسلة، إضغط على إرسال


    • سيظهر لك رقم القيد، تذكرة المراجعة، طباعة بيان التسليم، طباعة المراسلة و طباعة الملصق


  1. الموضوع
  2. نوع الخطاب
  3. الجهه الصادر اليها
  4. درجة سرية، اهمية و أسبقية للمراسلة
  5. نص للمراسلة او مرفق.
كيفية إنشاء المراسلات

إسترداد المراسلة

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو



image.png

 

image.png

image.png

 

  • ستظهر لك رسالة تأكيد على إسترداد المراسلة
كيفية إنشاء المراسلات

إستعراض المراسلة

لمشاهدة الفيديو إضغط هنا
لإستعراض مراسلة ما إتبع الخطوات الآتية:
  • إضغط على صناديق الإدارات

 

  • إختر صندوق الإدارة الذي به المراسلة
  • ملاحظة، في حال ان كانت المراسلة المراد استعراضها تم إرسالها سوف تكون في المرسلة، في حال ان لم ينتهي الموظف من إرسالها و ما يزال يعمل عليها، ستكون في المسودات، إن حُذفت ستكون في المحذوفات...الخ


  • إضغط على المراسلة لإستعراضها

 

كيفية إنشاء المراسلات

تتبع المراسلات

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو


  • لتتبع المراسلة اذهب إلى الصندوق الذي تم الرد على المراسلة او إنشائها منه


image.png

 

image.png

 



image.png


كيفية إنشاء المراسلات

الرد على المراسلة

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو


image.png


  • للرد على مراسلة، اذهب إلى الصندوق الذي به المراسلة المرغوب الرد عليها


image.png

image.png

  • إضغط على رد إذا كنت تريد الرد للمرسل فقط، او اذا اردت الرد للكل إضغط على رد للكل

image.png












يمكنك إضافة مرفق بالضغط على إضافة مرفق في اسفل الصفحة 



image.png






لإضافة اكثر من مرفق، يجب الضغط على إضافة مرفق لإضافة سطر جديد.
كل سطر يعبر عن نوع مرفق جديد.
مثال: لديك نوعان مرفقات


image.png


  • الآتي خيارات تعديل المرفق

image.png

كيفية إنشاء المراسلات

خاصية إعادة التوجيه المتعدد



يمكن للمستخدم أن يقوم بتوجيه عدة مراسلات في وقت واحد، وذلك من خلال خاصية إعادة التوجيه المتعدد


اتبع الخطوات التالية لإعادة توجيه عدة مراسلات في وقت واحد:





image.png

أولاً: اذهب إلى صندوق البريد الذي يحوي المراسلات

image.png



ثانياً: حدد على المراسلات التي تريد إعادة توجيهها، أو اختر تحديد الكل إن إعادة توجيه جميع المراسلات، ثم انقر على أيقونة إعادة التوجيه





image.png

ثالثاً: ستظهر لك هذه النافذة، ومن خلالها قم بتحديد المستخدمين أو الإدارات الذين ستوجه الرسالة إليهم، أيضاً قم بإضافة نص في خانة المحتوى (وذلك في المراسلة الأولى فقط من القائمة)




image.png

رابعاً: من (خلال المراسلة الأولى في القائمة) قم باختيار (أيقونة تكرار إعادة التوجيه)، وذلك لتتم إضافة الحقول التالية: (إلى، نسخة، المحتوى) لجميع المراسلات في فائمة إعادة التوجيه المتعدد

image.png

خامسا: اختر إرسال لإعادة توجيه جميع المراسلات مرة واحدة، وبذلك يمكن توجيه مراسلات متعددة في إجراء واحد

ملاحظة: هذه الخاصية مرتبطه بـصلاحية داخل النظام يجب اعطائها للمستخدم قبل ان يستطيع الموظف بالاستفادة منها.
كيفية إنشاء المراسلات

إضافة مجموعة مفضلة

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو

image.png

لإضافة مجموعة مفضلة، إتبع الآتي.
  • إضغط على "إعدادات المستخدم" في الشريط الأيمن ثم "المجموعات المفضلة"

image.png

  • ستظهر لك صفحة المجموعات المفضلة المضافه مسبقاً، و زر إضافة مجموعة جديدة، قم بالضغط على إضافة مجموعة جديدة.


  • قم بكتابة إسم المجموعة، وصفها و أضف مستخدمين او إدارات للمجموعة


image.png

image.png


image.png

لإستخدام المجموعة اثناء الارسال، قم بإنشاء معاملة جديده، قم بكتابة اسم المجموعة او قم بالضغط على ايقونة الاضافة في حقل إلى.

image.png

كيفية إنشاء المراسلات

الإرسال إلى مجموعة مفضلة

لمشاهدة الفيديو إضغط هنا

image.png

لإرسال مراسلة إلى المجموعة المفضلة، إتبع الآتي.

  • إضغط على مراسلة جديدة في أعلى اليمين.

image.png


  • إختر نوع المراسلة


  • إختر الصندوق المراد الإنشاء منه

image.png

  • بالضغط على علامة الزائد في خانة "إلى" يمكنك إضافة مجموعة مفضلة، حيث انه يتم الإرسال إلى جميع المستخدمين داخل المجموعة عند الإنتهاء من المراسلة و ضغط إرسال في أسفل الصفحة.

  • لإستخدام المجموعة اثناء الارسال، قم بإنشاء معاملة جديده، قم بكتابة اسم المجموعة او قم بالضغط على ايقونة الاضافة في حقل إلى.



image.png


كيفية إنشاء المراسلات

خاصية إعادة التوجيه

لمشاهدة الفيديو ( اضغط هنا )
عند استلام المراسلة يمكن للمستخدم أن يقوم بإعادة توجيه المراسلة لمستخدم آخر أو إدارة أخرى، 

من خلال التالي نستعرض طرق إعادة توجيه المراسلة:

ا

الطريقة الأولى: إعادة التوجيه من داخل المراسلة (أثناء استعراض المراسلة)

image.png

عند استعراض المراسلة في صندوق البريد، اذهب إلى أعلى يسار الشاشة، ثم اختر أيقونة إعادة التوجيه


لمشاهدة الفيديو ( اضغط هنا )

الطريقة الثانية: إعادة التوجيه من خارج المراسلة (بدون استعراض المراسلة)




image.png


لإعادة التوجيه من خارج المراسلة، حدد المراسلة ثم اختر على أيقونة إعادة التوجيه


طريقة البحث عن المراسلات

هذا الفصل يشرح طريقة البحث في النظام

طريقة البحث عن المراسلات

إستخدام البحث المتقدم و البحث في الصندوق

إضغط هنا لمشاهدة الفيديو


image.png











 

image.png

أدخِل في اعلى اليسار رقم القيد للمراسلة، او إضغط على الفلتر في اليسار

 

image.png


  • لإستخدام البحث المتقدم، إضغط على البحث المتقدم، يمين الصفحة الرئيسية
  • يمكنك البحث بإستخدام معايير عديدة
  • عند الإنتهاء من المعايير، اضغط على بحث. ستظهر لك المراسلات التي تنطبق عليها المعايير المختاره
يمكنك البحث في أكثر من نوع، من ضمنها الآتي:-

-  البحث العام
  • الموضوع
  • رقم القيد
  • نوع المراسلة
  • نوع البحث 
  • الإدارة

-  البحث بالوارد

-  بحث بالأشخاص المرتبطون

-  البحث المتقدم

-  تواريخ المراسلات 

-  بحث بالمرفقات

 

ملاحظة هامه: يمكنكم استخدام الأدوات الآتية لتسهيل عملية البحث:-

1. استخدام علامات التنصيص ("خطاب")

في حين استخدام علامة التنصيص في بدايه و نهاية الكلمة، يعتبر امر اثناء البحث بأنك ترغب من النظام ان يظهر لك النتائج المطابقة 100% من الكلمة/ات داخل علامة التنصيص. (يظهر لك اي مراسلة تحتوي على الكلمة داخل علامة التنصيص بالضبط، بغض النظر اذا كان هناك كلمات أخرى ام لا).

2. استخدام علامة الزائد (خطاب+اداري)

في حين استخدام علامة الزائد بين كلمتين يعتبر امر اثناء البحث بأنك ترغب من النظام ان يظهر لك نتائج البحث للكلمة الأولى كـالمعيار الرئيسي و الكلمة التي تليها بعد علامة الزائد بأنها ذات اهمية أيضاً.

3. استخدام علامة الناقص (خطاب -اداري)

في حين استخدام علامة الناقص بين كلمتين يعتبر امر اثناء البحث بأنك ترغب من النظام ان يظهر لك نتائج البحث للكلمة الأولى كـالمعيار الرئيسي و ان يستثني المراسلات التي تحتوي على الكلمة التي تليها.


 


كيفية إضافة التوقيع في النظام

هذا الفصل يشرح طريقة إضافة التوقيع في النظام و المرفق

كيفية إضافة التوقيع في النظام

إضافة التوقيع في النظام

لمشاهدة الفيديو إضغط هنا


  • لإضافة توقيع داخل النظام ، إضغط على إعدادات المستخدم


  • إضغط على التوقيع


  • إضغط على إضافة توقيع جديد


  • وقع داخل الدفتر الرقمي، يمكنك تعديل عرض الخط و لونه، يمكنك ايضا إرفاق صورة توقيعك

 

كيفية إضافة التوقيع في النظام

إضافة التوقيع في المرفق

لمشاهدة الفيديو إضغط هنا


  • لإضافة توقيع في المرفق، استعرض المرفق عبر الضغط على رز القلم


  • قم بالضغط على أيقونة التعديل في اعلى اليسار، ثم إضغط على رابع أيقونه من الأعلى لإضافة توقيع للمرفق


  • لإضافة التوقيع للمرفق ، إضغط على التوقيع، يمكنك سحب التوقيع و تعديل موقعه كما أردت
  • إن لم يكن هناك توقيع في النظام من قبل، إضغط على توقيع جديد لرسم توقيعك.
  • إضغط على إضافة لإضافته إلى قائمة التواقيع.
  • الصورة ادناه توضح شكل التوقيع حين الضغط على إضافة او الضغط على التوقيع نفسه.
كيفية إضافة التوقيع في النظام

كيفية اضافة ختم التوقيع الرقمي

image.png

كيفية الارسال إلى تطبيق التواقيع

كيفية الارسال إلى تطبيق التواقيع

كيفية إرسال/ إحالة المراسلة إلى تطبيق التواقيع

توجد طريقتين لإرسال المراسلة إلى تطبيق التواقيع.


1. توجيه مراسلة منشأه سابقاً إلى التطبيق
2. إنشاء مراسلة جديدة و إرسالها مباشرة للتطبيق

كلا الطريقتين متشابهه، الفرق هو حالة الاستخدام، حيث يتم استخدام الطريقة الأولى إن كانت المراسلة مُنشأه من قبل و لها تاريخ في النظام، استخدام
الطريقة الأولى لا يأخذ رقم قيد جديد بل يستمر بنفس رقم القيد، بينما استخدام الطريقة الثانية ينشئ رقم قيد جديد.

الطريقة الأولى:-

image.png

صورة 1 : قم باستعراض المراسلة المراد إحالتها

image.png


صورة 2 : قم بالضغط على ايقونة الإحالة إلى تطبيق التواقيع

image.png

image.png

صورة 3 & 4 : قم بتعبأة الحقول الأساسية

الحقول الأساسية هي: 
1- حقل "إلى"
2- حقل "نوع الخطاب"
3- حقل "الموضوع" (بالإمكان تعديل الموضوع او ابقائه كما هو)
4- حقل "ملخص المعاملة"
5- حقل "الإجراء المطلوب"

ملاحظة: يوجد هناك 3 انواع للإجراءات.
للرد: يُستخدم هذا الإجراء عند ارسال خطاب للرئيس يحتاج إلى رد.
للإحالة: يُستخدم هذا الإجراء عند إرسال خطاب للرئيس يتطلب الإحالة إلى إدارة معينه.
للتوقيع: يُستخدم هذا الإجراء عند إرسال خطاب للرئيس يتطلب التوقيع.

6- إضافة المرفق 

image.png


صورة 5:  تحديد المرفق الذي يتطلب الاجراء من خلال الضغط على المربع الموضع أدناه (يجب تحديد المرفق الذي يحتاج الاجراء)

image.png


صورة 6: عند اختيار اجراء "للتوقيع" هذا يتطلب الدخول على المرفق الذي يحتاج التوقيع لتحديد مكان التوقيع/التأشيره ، قم بالضغط على أيقونة التعديل اعلاها

image.png


صورة 7 : قم بتحديد مكان التوقيع/التأشيره 


image.png


صورة 8: قم بإرسال المعاملة للتطبيق. 

 

الطريقة الثانية:- 

image.png

صورة 1 : قم بالضغط على "مراسلة جديدة" ثم "داخلية للتطبيق"

image.png

image.png

صورة 2 & 3 : قم بتعبأة الحقول الأساسية

الحقول الأساسية هي: 
1- حقل "إلى"
2- حقل "نوع الخطاب"
3- حقل "الموضوع" (بالإمكان تعديل الموضوع او ابقائه كما هو)
4- حقل "ملخص المعاملة"
5- حقل "الإجراء المطلوب"

ملاحظة: يوجد هناك 3 انواع للإجراءات.
للرد: يُستخدم هذا الإجراء عند ارسال خطاب للرئيس يحتاج إلى رد.
للإحالة: يُستخدم هذا الإجراء عند إرسال خطاب للرئيس يتطلب الإحالة إلى إدارة معينه.
للتوقيع: يُستخدم هذا الإجراء عند إرسال خطاب للرئيس يتطلب التوقيع.

6- إضافة المرفق 

image.png


صورة 4:  تحديد المرفق الذي يتطلب الاجراء من خلال الضغط على المربع الموضع أدناه (يجب تحديد المرفق الذي يحتاج الاجراء)

image.png


صورة 5: عند اختيار اجراء "للتوقيع" هذا يتطلب الدخول على المرفق الذي يحتاج التوقيع لتحديد مكان التوقيع/التأشيره ، قم بالضغط على أيقونة التعديل اعلاها

image.png


صورة 6 : قم بتحديد مكان التوقيع/التأشيره 


image.png


صورة 7: قم بإرسال المعاملة للتطبيق. 


 

ملاحظة: هذه الخاصية مرتبطه بـصلاحية داخل النظام يجب اعطائها للمستخدم قبل ان يستطيع الموظف بالاستفادة منها.

كيفية إحالة المعاملة داخل النظام

كيفية إحالة المعاملة داخل النظام

كيفية استخدام نموذج الاحالة

لإحالة المعاملات باستخدام نموذج الاحالة يجب القيام بالآتي:- 

image.png


صورة 1- الدخول على الصندوق الذي به المعامله ثم الضغط على المزيد (الثلاث نقاط)

image.png


صورة 2- تحديد سبب الإحالة و  وجهة الاحالة

image.png

 صورة 3- الضغط على إرسال.

 

image.png

صورة 4: شكل المعاملة عند الارسال.