الإضافات الجديدة

شرح خاصية (تحتاج إلى رد)

 

في صفحة إنشاء المراسلة توجد خاصية (تحتاج إلى رد)، سيتم في هذا الدرس توضيحها من خلال نقطتين أساسيتين:

 

1- ماهي خاصية تحتاج إلى رد، ومتى تستخدم، وماهو الأثر المترتب عليها؟

2- كيفية استخدام هذه الخاصية أثتاء إنشاء المراسلة (خطوةً بخطوة)

 

image.png

أولا: ماهي  خاصية (تحتاج إلى رد) ومتى تستخدم، وماهو الأثر المترتب عليها؟

خاصية تحتاج إلى رد هي أحد الخيارات الموجودة في صفحة إنشاء المراسلة، وتعتبر أيضاً (صلاحية)، بحيث أن مدير النظام قد يفعلها لبعض المستخدمين ويعطلها عند آخرين، سواءً في صلاحيات المستخدم في النظام، أو صلاحيات المستخدم في الإدارات.

تستخدم هذه الخاصية عندما يحتاج المرسل إلى رد من مستقبل المراسة، فعندما يختار المرسل تحتاج إلى رد أثناء إنشاء المراسلة، لن يتمكن المستقبل من حذفها أو أرشفتها إلا إذا قام بالرد على مرسل المراسلة.

على سبيل المثال: (توجد مراسلة متعلقة بموافقة واعتماد الرئيس التنفيذي  لأحد الخطابات، وفي حال عدم الرد على المراسلة لن يتحقق الهدف الأساسي من إرسال هذه المراسلة (وهو إبداء الموافقة واعتماد الخطاب)، لذلك ينصح في مثل هذه السياقات أن يُفَعِّل المستخدم خاصية (تحتاج إلى رد)

 

 

ثانياً: كيفية استخدام هذه الخاصية أثتاء إنشاء المراسلة (خطوةً بخطوة)

image.png

1- قم بإنشاء مراسلة جديدة

 

 

 

 

image.png

ثانياً: قم باختيار خاصية (تحتاج إل رد)

خاصية إضافة المراسلة المرتبطة

في هذا الدرس سنقوم بشرح خاصية المراسلة المرتبطة من خلال نقطتين رئيسيتين:

1- ماهي المراسلة المرتبطة وكيف يستفيد منها المستخدم

2- كيفية استخدام خاصية إضافة المراسلة المرتبطة

image.png

أولاً: ماهي المراسلة المرتبطة، وكيف يستفيد منها المستخدم

يحتاج المستخدم في عدد من الحالات عند إنشاء مراسلة (واردة، داخلية، صادرة) أن يقوم بربطها بمراسلة أخرى متصلة بها وفي ذات السياق، حينها يمكنه الاستفادة من خاصية المراسلة المرتبطة.

على سبيل المثال: لنفترض أن هيئة تقويم التعليم والتدريب أرسلت مراسلة إلى وزارة التعليم تسألها عن موعد بداية العام الدراسي الجديد، بعد فترة ردت وزارة التعليم بمراسلة أخرى تحتوي على تفاصيل موعد بداية العام الدراسي.

المراسلة الأولى: من هيئة تقويم التعليم والتدريب وهي المراسلة الأصلية.

المراسلة الثانية: رد وزارة التعليم بناءً على الاستفسار في المراسلة الأولى.

عند تسجيل رد وزارة التعليم كمراسلة واردة في النظام، يمكن للمستخدم أن يربط هذه المراسلة الواردة بالمراسة الأولى (الأصلية)، وذلك من خلال خاصية إضافة المراسلة المرتبطة

ثانياً: كيفية استخدام خاصية المراسلة المرتبطة:

إذا أردت ربط مراسلة أخرى في النظام مع هذه المراسلة التي تقوم بإنشائها حالياً (قيد الإنشاء)، اتبع الخطوات التالية: 

 

اimage.png

1- أثناء إنشاء المراسلة، ستجد في أسفل الصفحة أيقونة (إضافة مراسلة مرتبطة)، انقر عليها

image.png2- بعد النقر على إضافة مراسلة مرتبطة، ستظهر لك نافذة (إضافة المراسلات المرتبطة) تتضمن عدد من الحقول للبحث عن المراسلة السابقة:(الموضوع، رقم القيد، رقم المراسلة الواردة، نوع المراسلة، طريقة الإرسال).

 

image.png

3- في نافذة المراسلات المرتبطة، قم بتعبئة هذه الحقول أو واحد منها على الأقل بأحد المعلومات الخاصة بالمراسلة، ثم انقر على زر بحث

 بعد ذلك ستظهر قائمة بالمراسلات بناءً على نتيجة البحث، حدد المراسلة أو المراسلات التي تريد ربطها، ثم اختر إضافة

image.png

4- ستضاف المراسلة المرتبطة في أسفل المراسلة التي تقوم بإنشائها حالياً، وستظهر لجميع المستقبلين للمراسلة

شرح أيقونة الفرز (الترتيب بحسب) لتنظيم صندوق البريد

 

في هذا الدرس سنستعرض خاصية الفرز (الترتيب حسب)، والتي تتوفر في جميع صناديق البريد (صناديق الإدارات - الصندوق الشخصي) وذلك لترتيب صندوق البريد لدى المستخدم، ليتمكن من استعراض المراسلات بالشكل الذي يتناسب معه، وتشمل هذه الخاصية جميع عناصر المراسلات (الوارد، المرسلة، المسودة المحذوفة، المؤرشفة). 

muDimage.png

 

 

 

 

 

للاستفادة من هذه الأيقونة اتبع الخطوات التالية:

 

 

 

 

image.png

أولاً: عند الدخول لصندوق الوارد ستجد في أعلى اليسار خاصية (الترتيب حسب)

 

 

 

image.png

ثانياً: بعد اختيار هذه الأيقونة (الترتيب حسب) ستطهر لك 3 خيارات:

1- الأحدث (سيتم ترتيب المراسلات في الصندوق وفقاً للتاريخ والوقت الأحدث، بحيث تظهر المراسلات الأحدث أولاً)

2- الأقدم (سيتم ترتيب المراسلات في الصندوق وفقاً للتاريخ والوقت الأقدم، بحيث تظهر المراسلات الأقدم أولاً)

3- آخر إجراء ( سيتم ترتيب المراسلات في الصندوق وفقاً لآخر إجراء تم على المراسلة، بحيث تظهر المراسلات التي حصل عليه إجراء مؤخراً أولاً)

خصائص المراسلة السرية وطريقة عرضها في صندوق البريد

في هذا الدرس سنستعرض خصائص المراسلة السرية، وماهي طريقة عرضها في الصندوق، وسنشرح أيضاً درجة السرية الخاصة بالمراسلات، وماهو تأثيرها وانعكاسها على إمكانية استعراض المراسلة بالنسبة للمستخدمين


أولا: ماهي درجة السرية:

 

image.png

1- درجة السرية هي أحد الحقول الإلزامية أثناء إنشاء أي مراسلة (داخلية، وارد، صادر)، بحيث يتم تحديد درجة السرية لبيانات المراسلة والخطابات والمرفقات، وذلك لتحديد المستخدمين المخولين بالإطلاع على المراسلة بما تتضمنه من خطابات ومرفقات، ويكون ذلك وفقاً للصلاحيات المعطاة للمستخدم وبناءً على طبيعة عمله.

 

 

 

 

 

image.png

2- درجات السرية تختلف من جهة حكومية إلى أخرى، لكنها غالباً تتراوح بين هذه الدرجات:

1- غير قابل للتداول 2- سري للغاية، 3- سري جداً 4- سري 5- عادي

 

 

 

 

 

 

image.png

3- يطلع المستخدم على المراسلات الموجودة في صندوق البريد وفقاً لدرجة السرية الممنوحة له من مدير النظام، ويمكن أن نشبه الموضوع بالدرج أو السلم، فعندما يعطى درجة سرية معينة فإمكانه الإطلاع على المراسلات بنفس درجة السرية وما دونها، وهكذا.

 

 

.........................................................................................................................................................................................................................

 

ثانيا: طريقة عرض المراسلة السرية في صندوق الوارد

 

 

image.png


image.png1- عند وصول مراسلة في أحد صناديق البريد لمستخدم في النظام درجة سريته (عادي)، بينما درجة سرية المراسلة  (سري للغاية)، لن يتمكن المستخدم من استعراض المراسلة أو معرفة موضوعها، سيتمكن فقط من معرفة رقم القيد والإدارة أو المستخدم المرسل للمراسلة،

2- ستظهر له نافذة تحوي رسالة:  (تنبيه: المستخدم لا يستطيع الإطلاع على هذه المراسلة السرية)

خاصية لوحة المتابعة

في هذا الدرس سيتم شرح خاصية لوحة المتابعة، وكيف يمكن أن يستفيد منها المستخدم في تتبع المراسلات، وفي تخصيص تنبيهات المتابعة، وغيرها

image.png


1

....................................................................................................................................................................................................................................................................................

image.png

2

....................................................................................................................................................................................................................................................................................

image.png

image.png

W3Himage.png

3

....................................................................................................................................................................................................................................................................................

image.png

image.png

4

....................................................................................................................................................................................................................................................................................

image.png

image.png

image.png

5

....................................................................................................................................................................................................................................................................................

image.png

image.png

image.png

image.png

6

....................................................................................................................................................................................................................................................................................

image.png

image.png


7

....................................................................................................................................................................................................................................................................................

image.png

image.png


image.png

..

image.png

8

....................................................................................................................................................................................................................................................................................

image.png

9

....................................................................................................................................................................................................................................................................................

شرح كيفية استخدام قالب الوورد في النظام

 

في هذا الدرس سنستعرض كيفية استخدام قالب الوورد في النظام، وذلك لإعداد الخطاب أثناء إنشاء المراسلة، بحيث سيتم تحويل المستخدم مباشرةً إلى قالب الوورد المعد مسبقاً في برنامج الوورد، ليقوم بإعداد الخطاب، بعد ذلك سيتم حفظ الخطاب بشكل تلقائي في قسم المرفقات

image.png

 

 

 

 


لإضافة واستخدام قالب الوورد في النظام، اتبع الخطوات التالية:

 

 

image.png

أولاً: يلزم أن يتم تحميل قالب الوورد مسبقاً من مدير النظام، وذلك للإدارة التي سينشأ منها المستخدم المراسلة،  تحميل قالب الوورد يكون في إعددات (تعديل الإدارة) في الهيكل التنظيمي

 

 

 

image.png

ثانياً: بعد اختيار القلم لتعديل الإدارة الرئيسية، ستظهر نافذة بها خيارات التعديل، اختر تحميل قالب الوورد، ثم اختر إضافة قالب

ثالثا: يلزم تنزيل أداة الوورد ( OLE5 word tool) على جهاز كل مستخدم بشكل مسبق، ويتم طلب ذلك من مدير النظام

 

 

 

image.png

 

رابعاً: عندما ينشأ المستخدم أي مراسلة (داخلية، وارد، صادر)، سيجد في أعلى صفحة إنشاء المراسلة على اليمين (أيقونة قالب الوورد)،

هنا يقوم المستخدم بالضغط على أيقونة (قالب الوورد) لإنشاء الخطاب الرسمي

 

 

 

 

 

image.pngخامساً: عند اختيار أيقونة قالب الوورد في نظام OLE5، سيتم توجيه المستخدم مباشرةً إلى برنامج الوورد المتضمن لقالب الخطاب الرسمي (الذي تم تحميله مسبقاً من مدير النظام)،

يقوم المستخدم هنا بكتابة وإعداد الخطاب، وفي حال الانتهاء من ذلك يقوم بالضغط على أيقونة (CMS)

 

يييييييييييي

image.png

....................................................................................................................................................................................................

 

image.png

سادساً: بعد الانتهاء من كتابة وإعداد الخطاب، يقوم المستخدم باختيار أيقونة (CMS) ثم أيقونة (Send to CMS) ليتم حفظ الخطاب وتحميله مباشرةً في قسم المرفقات في النظام (في أسفل صفحة إنشاء المراسلة).

 

 

سياسات التصعيد

  • سياسات التصعيد

تعكس سياسات التصعيد داخل النظام في حال مضي مراسلة ما في النظام لمدة معينه من الزمن، وفي حال إنقضاء تلك الفترة يتم أخذ إجراءات تلقائيا من قبل النظام.

image.png

يمكن إضافة سياسة تصعيد جديدة بالضغط على خيار ( إضافة سياسة جديدة ).

image.png

  1. الاسم بالعربي: إضافة اسم السياسة باللغة العربية
  2. الاسم بالانجليزي: إضافة اسم السياسة باللغة الانجليزية
  3. الوصف: إضافة وصف للسياسة الجديدة
  4. التقويم: يوجد نوعين من التقويم:

يمكن تحديد ساعات بداية الدوام وساعات نهاية الدوام 

    5. يمكن تحديد أيام الاجازة الأسبوعية. 

image.png

يمكن إضافة عطلة رسمية مثال: عيد الفطر، عيد الأضحى، اليوم الوطني، يوم التأسيس.

image.png

  1. الاسم بالعربي 
  2. الاسم بالانجليزي 
  3. الوصف 
  4. التاريخ: تحديد التاريخ البداية والنهاية

image.png

  1. اسم الإجراء: يمكن تسمية الإجراء حسب ما نوع الاجراء
  1. تحديد وقت المراسلة تكون متأخرة عند تجاوزها: يمكنك تحديد الوقت بعدد الأيام أو بعدد الساعات
  2. تحديد نوع المراسلة: يمكن تحديد نوع أو أكثر للمراسلات
  3. تحتاج إلى رد: يمكن إضافة المراسلات التي تحتاج الى رد من ضمن السياسة أو لا
  4. درجة الأسبقية: تحديد درجة الأسبقية

image.png

يمكن إضافة عدة تنبيهات على الإجراء على حسب نوع التنبيه

  1. نوع التنبيه: يمكن اضافة نوع التنبيه أو تغييره
  2. وقت التنفيذ: يمكن اختيار وقت التنفيذ بعدد الأيام او عدد الساعات
  3. نوع التنبيهات: يمكن اختيار الرسائل النصية او البريد الالكتروني

تنبيه: جميع الاجراءات ماعدا " تنبيه بقرب انتهاء المدة " يجب أن تكون بتاريخ ووقت لاحق لتاريخ ووقت اعتبار المراسلة متأخرة

كيفية إضافة جهة جديدة للجهات الصادر إليها أو الوارد منها

يمكنك إضافة جهة جديدة عن طريق إحدى الطريقتين:


الطريقة الأولى لمن لديه دور مدير النظام:

 

image.png
1- اذهب إلى شريط القوائم الأيمن، ثم اختر إعدادات المراسلات






image.png
2- اختر إدارة الجهات من الأيقونات التي بالأعلى





image.png
3- بعد ذلك انقر على إضافة جهة جديدة، وقم بملء القائمة
الطريقة الثانية للمستخدمين الذين لديهم صلاحية (الجهات الخارجية)

يمكنكم إضافة الجهات الحكومية مباشرةً في صفحة إنشاء المراسلة، وذلك من خلال إضافة جهة جديدة في حقل الجهة الصادر إليها أو الجهة الوارد منها  باتباع الخطوات التالية:



 

 

1- قم بإنشاء مراسلة صادرة أو واردة:

 

 

 

 

 

 

 2- في صفحة إنشاء المراسلة اضغط على حقل الجهة الصادر إيها، ثم اختر إضافة جهة جديدة:

 

 

 

 

 

 

 3- بعد اختيار إضافة جهة جديدة، قم بتعبئة بيانات الجهة الجديدة، وبذلك ستضاف هذه الجهة ضمن الجهات الصادر إليها أو الجهات الوارد منها

إعطاء صلاحية تنزيل وطباعة المرفقات للمستخدمين

طباعة وتنزيل المرفقات في المراسلات تعتبر صلاحية يمكن لمدير النظام إعطائها للمستخدمين عن طريق الخطوات التالية:

 

القسم الأول: تفعيل صلاحية تنزيل وطباعة المرفقات للمستخدمين وذلك للأدوار في النظام

image.png

أولاً: اذهب إلى إدارة النظام - الأدوار - الأدوار في النظام - ثم اختر القلم الأزرق في  دور الموظف





image.png
ثانياً: بعد استعراض نافذة دور الموظف - اذهب إلى صلاحيات مراسلاتي - ثم قم بتفعيل تنزيل المرفقات وطباعة المرفقات



القسم الثاني: تفعيل صلاحية تنزيل وطباعة المرفقات للمستخدمين وذلك لأدوار الإدارات المشتركة

 

image.png

أولاً: إذهب إلى الأدوار - أدوار الإدارات المشتركة - ثم اختر دور موظف وارد 





image.png
ثانياً: بعد استعراض نافذة دور موظف وارد - اذهب إلى صلاحيات مراسلات الإدارة - ثم قم بتفعيل تنزيل المرفقات وطباعة المرفقات 




image.png

ثالثاً: اذهب إلى الأدوار - أدوار الإدارات المشتركة - ثم اختر دور موظف صادر




image.png
رابعاً: بعد استعراض نافذة دور موظف صادر - اذهب إلى صلاحيات مراسلات الإدارة - ثم قم بتفعيل تنزيل المرفقات وطباعة المرفقات 

طريقة إضافة نموذج الإحالة في النظام للمراسلات

لمشاهدة الفديو ( اضغط هنا )

image.png

في الشريط الأيمن اضغط على الإعدادات بعد ذلك الضغط على اعدادات المراسلات

image.png

في الشريط أعلى الشاشة الضغط على نماذج الإحالة

image.png

لإضافة نموذج إحالة جديد بالضغط على ( إضافة نموذج جديد )

image.png

  1. اسم المستخدم ( المستخدم المراد الإحالة منه ).
  2. إضافة وجهة الإحالة ( المستخدم المراد الإحالة إليه ).
  3. إضافة سبب الإحالة. 

الإرسال الى تطبيق التواقيع

لمشاهدة الفيديو ( اضغط هنا )

 

image.png

للارسال الى تطبيق التواقيع اتباع الخطوات التالية: 

  1. صندوق البريد الشخصي. 
  2. صناديق الإدارات. 

اختيار المراسلة المراد ارسالها الى تطبيق التواقيع. 

image.png

عند الدخول على المراسلة في اعلى يسار الشاشة اضغط على خيار داخلية للتطبيق. 

image.png

في صفحة انشاء المراسلة يجب تعبئة الخيارات التالية:

  1. إلى ( الشخص المراد الارسال اليه ). 
  2. اختيار الاجراء المطلوب. 
  3. تحديد المرفق المراد اتخاذ الاجراء عليه. 

image.png

عند فتح المرفق بالضغط على زر القلم يتم الضغط على علامة الختم لتحديد مكان التوقيع او التأشير. 

ومن ثم الضغط على علامة الحفظ. 

اضافة الختم الالكتروني

image.png

بعد اضافة المرفق يرجى الضغط على علامة الختم الظاهرة بجانب علامة القلم للتعديل.

 

image.png

 

يمكنك اضافة الختم عن طريق صادق أو عن طريق صاين أيضا.